求人票に送付状を添えるメリットを享受するために
高校や大学などの学校の担当者に求人票を送る際には、送付状を添えることが大切です。就職課の担当者には毎年多くの求人票が届きますが、送付状を添えることで、他社の求人票との差別化を図るだけでなく、担当者の方との良好な関係を築く効果もあります。
就職課の担当者と良好な関係を築いておけば、掲示板などの目立つ場所に掲載してもらえたり、学生との面談時に求人票を自ら紹介してくれる可能性もあります。母集団形成につながるだけでなく、自社の求める人物像や社風などを伝えておけば、自社に合った学生を紹介してもらえることで、質の高い学生からの応募が集まります。
自社で昔から使っている送付状やインターネットに掲載されているテンプレートをそのまま使ってしまうのは、送付状の効果が半減してしまいます。自社の求人票を差別化しながら就職課の担当者と良好な関係を築くためには、送付状に盛り込むべき項目を記載しながら、送付状自体にも差別化するポイントを記載することが大切です。
いきなり差別化できる送付状を書くことは難しいです。今回は、送付状を添えるメリットを最大化するために、具体的にどのように書いたらよいのか、読者である学校の担当者に注目してもらうための「記載のポイント」を例文とともに紹介します。
求人票の送付状に記載すべき項目とは？
求人票の送付状に記載すべき項目としては、以下の項目が挙げられます。
- 宛先
- 時候の挨拶
- 送付した書類の目的、求人の紹介をお願いする文
- 送付した書類の内訳
- 連絡先の提示
- 独自のエピソードや感謝の気持ち
まずは送付状のイメージをつかむために、例文を見てみましょう。
求人票送付状の定型例文について
ОΟОΟ大学就職課 御中
株式会社○○
人事部長XX
求人申込書送付のご案内
拝啓
ΟΟの候、貴学におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
毎年、弊社からの求人依頼に際し、多数の学生の方々を推薦いただきまして心より感謝いたします。
さて、弊社では今年度も若干名の新卒者を採用することとなり、早速ですが求人申込書をご送付いたしますのでご査収の程宜しく願い致します。
送付書類一覧
・求人票（3枚）
・会社案内パンフレット（1部）
なお、ご質問、お問合せの際は新卒採用担当のXX）までご連絡ください
企業住所 企業名 担当者名
Email:XXXX@XXX
Tel:XXXXXX
敬具
平成Ο年Ο月Ο日
宛先
担当者にお送りしたことを明示します。
ОΟОΟ大学就職課 御中
株式会社○○
人事部長XX
時候の挨拶
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など送付時期に適した文章です。送付する時期によって変更しましょう。
ΟΟの候、貴学におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
毎年、弊社からの求人依頼に際し、多数の学生の方々を推薦いただきまして心より感謝いたします。
送付した書類の目的、求人の紹介をお願いする文
「ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます」など、送付した書類の目的、書類をどうして欲しいのかを具体的に伝えましょう。
例えば「ご確認を宜しくお願い申し上げます」などだと、確認するだけで提示されない可能性もあります。
さて、弊社では今年度も若干名の新卒者を採用することとなり、早速ですが求人申込書をご送付いたしますのでご査収・ご提示の程宜しく願い致します。
送付した書類の内訳
箇条書きで、求人票の枚数も記載しましょう。封入漏れが生じていないか読み手が確認できるようになります。
送付書類一覧
- 求人票（3枚）
- 会社案内パンフレット（1部）
連絡先の提示
企業名・企業の住所、担当者、メールアドレス、電話番号を伝えましょう。漢字や英語など読みづらいものについてはふりがなをふっておきましょう。担当者名などは、同じ表記であっても違う読み方がある場合は、電話での連絡がスムーズになるように、ふりがなは必須です。
企業住所は都道府県を省略しない、担当者名は名字だけでなくフルネームで記載するなど、詳しく書かれているほうが丁寧で誠実な印象を与えます。
なお、ご質問、お問合せの際は新卒採用担当のXX）までご連絡ください。
企業住所 企業名 担当者名
Email:XXXX@XXX
Tel:XXXXXX
送付状を書く際のポイントについて
送付状の効果を高めるためには、例文をそのまま丸写しして、一律に使うのは避けましょう。多くの求人票を受け取る就職課の担当者が例文の丸写しであると判断してしまうと、読み飛ばされてしまう可能性があります。
おすすめは、送付先ごとに内容をアレンジすることです。送付する学校について独自の具体的なエピソードがあれば、ぜひ送付状の文章に盛り込みましょう。
エピソードの有無にかかわらず、学校との中長期的な関係を大事にしていることや、求人票を学生に紹介してもらうことへの感謝の気持ち、ぜひ学生に推薦してほしいという熱意を込めるようにします。たとえば１、２文であっても、読み手に対する気持ちは文章に反映されます。下記のような伝え方を参考にしてください。
独自のエピソードや感謝の気持ちを伝える表現例
- 貴校の学生の、○○という部分に魅力を感じているため、ぜひ応募してほしいと思っています。
- 昨年度は御校から～～の学生が入社していただき、現在●●の部署でこんなふうに活躍しておられます。
- 毎年、弊社の求人依頼に学生の皆さまから多くのご応募をいただき、心より感謝申し上げます。
送付状を書く際は、相手に刺さる文章、
相手への配慮が伝わる文章を
この記事で紹介した例文はあくまで、盛り込むべきポイントに絞った必要最低限のものです。丸写しするのではなく、送付先によって、相手に刺さりやすい文章や、相手への配慮を示した文章を加えるというように、内容に変化をつけることが大切です。
こうした情熱や配慮を文章で伝えることが、送付先の学校に対し、求人票への興味・関心を促すことになります。ひいては、両者の中長期的な信頼関係を構築することにつながり、自社の母集団形成にも有利に働きます。
