求人票送付状の役割とは?中長期的な母集団形成に活かそう!

求人票の送付状は、思っている以上に重要!

求人票を学校の就職課担当者などに送付する際、送付状をきちんと添えていますでしょうか?送付状を添えていたとしても、他の学校宛のものと同じ送付状を使っていたり、サンプルやテンプレート文をそのまま使っていませんでしょうか?

求人票と送付状の2つの書類を比べると、求人票の方が重要視されることは事実です。求人票が重要だからといって、送付状が重要でないわけではありません。送付状を添えることで、求人票そのものの価値があがり、高校や大学の新卒採用における母集団形成が効率化できる効果も期待できるのです。

この記事では、求人票に添える送付状の役割や記載内容、送付時期などについて解説していきます。送付状はもともと、大事な郵便物を送る際に、その封筒の中にどういった書類が入っているのかなどを書くもので「添え状」とも呼ばれます。

求人票の送付状の使用用途、役割とは?

求人票を送付するときに、送付状は実はとても大事な役割を果たします。

学校の就職課には、さまざまな企業から多くの求人票が届きます。求人票だけを送付しても、他社の求人票に埋もれてしまい、掲示板の見づらい位置に掲載されるかもしれないだけでなく、そもそも見られない可能性すらあります。求人票だけ送られてきても、具体的にどう扱えばよいのか、就職課の担当者が困る場合もあります。

送付状に封入している内容を「書類が3枚」などと書いておけば、実際には2枚しか入っていなかった場合、相手が1枚足りないことに気付けるというメリットもあります。また学生が応募してくれた・入社してくれた感謝の気持ちを送付状に添えることで、就職課の担当者(学校)との良好な関係を築くこともできます。求人票の他社との差別化をはかるうえでも、丁寧な送付状を送ることは、時間に対してのメリットが非常に大きなものです。

求人票の送付状にはどんな項目を記載したらいいのか?

送付状に具体的に盛り込むべき項目は次のとおりです。

  • 送付者の宛先
  • 封入している書類の枚数
  • 時候の挨拶
  • 相手への感謝

送付状を書く際は、封筒の中に何が入っており、どういった目的で送ったのかを明らかにしなければなりません。書類を送った理由や意図が相手に伝わるよう、書き終わった後に何度も読み直すことをおすすめします。

相手に対する感謝の気持ちを、自分の言葉で伝えることも大事です。昨年度に多くの学生から応募があったことを感謝する、入社してくれた学生が活躍していることを伝える、求人票送付先の学生の魅力を伝えて是非とも掲載してほしいと伝えるなどです。

送付状の内容で差別化をはかるコツとは?

送付状には、初めて書く人向けの例文がWEBにはたくさんあります。

もちろん例文を参考にしたほうがよいのですが、丸写しはNGです。送付先ごとに内容をアレンジすることをおすすめします。

例えば「御校の学生の、こういうところに魅力を感じているため、ぜひ応募していただきたい」「昨年度御校から入社していただいた学生が、今もこんなふうに活躍している」などと、個々の学校に合わせた文言を追加することで、熱意や独自性が伝わります。

学校の就職課の担当者のなかでも比較的年配の方は、求人票の内容よりも送付状を重視する傾向にあるので、丁寧な送付状を心がけましょう。

送付に適した時期はいつ頃?

求人票を担当者に目に留めてもらうには、求人票の提出時期が重要になります。

大学・短大・専門学校の新卒採用を例にとると、就職課側の事情をふまえ、年間を通じて、次の3つの時期に提出するのが効果的です。


  • 学校側が企業に求人票の送付を求めている時期です。まずは学生を採用する意欲を表しましょう。

  • 春の求人票送付から採用が継続しているのか、説明会の追加日程、採用人数といった最新の求人情報を伝えるとよいでしょう。
  • 学生が卒業間近の時期
    諸事情により就職が決まっていない学生に、即採用できる意思を表すのに適したタイミングです。

高卒採用については、高校への求人票の提出は7月1日以降となっています(2017年時点)。ハローワークに求人内容の届け出を行い、ハローワークの受理印を押してもらった求人票を発行してもらう必要があります。

ハローワークへの高卒採用求人票の提出は受付が6月20日、受理が7月1日です。ハローワークの確認印がないものは無効となり学校に提出できないので注意しましょう。

送付状は中長期的な母集団形成にも有効!

送付状の役割、書くべき項目、送付に適した時期について解説しました。

就職課の担当者と良好な関係を築く。他社の求人票との差別化をはかる。こうした目的を達成するために送付状が大事な役割を果たします。

中長期的にみると、就職課との関係を築く送付状一枚が今後の母集団形成で非常に有効な手段になり得るとも考えられます。具体的な送付状の例文と、書き際のポイントについては「求人票送付状の例文・書き方・サンプルとは?スムーズな求人依頼をしよう!」にて紹介しておりますので、こちらもご覧ください。

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