採用通知書の雛形やテンプレートとは?記載すべき内容とポイント

人事部の基本業務が「内定者への誠実さ」になる

なかなか良い人が採用できない……。近年、そのようなお悩みを抱える企業が増えてきています。

帝国データバンクの調査では、正社員が不足していると考える企業は52.5%と年々増加傾向にあります。業種別でも「放送」では78.6%、「情報サービス」が74.4%、「運輸・倉庫」が70.6%と、7割を超える業種も複数存在しています。

従業員の過不足感
出典元『帝国データバンク』人手不足に対する企業の動向調査(2018 年 10 月)

優秀な人材を確保するために「どう募集すれば良いのか?」に課題意識が固まりがちですが、見落としがちな課題として「内定承諾率の向上」も挙げられます。求人倍率が高騰している現在、求職者にとって仕事は「選べる」状態にあります。複数内定をもらってから、最終的にどこに勤めるかを決める人も少なくありません。

リクルートキャリアの就職白書2018によると、100人を採用しようと167人に内定を出しても、入社してくれるのは91人という調査もあります。明らかに採用予定人数を上回る人数に内定を出さなければ、予定人数を確保できない現状があります。

内定出し人数と辞退人数
出典元『リクルートキャリア』就職白書2018

「内定者から選ばれる」という視点は重要です。決め手になるのが人事部の対応です。結果の通知が遅い、採用通知書がなかなか送られて来ない、些細な問題だと考えられがちですが、内定者は企業への不信感を募らせてしまします、採用通知書は「企業側の雇用意思の表明」ですので、出来るだけ迅速に送付するのが鉄則です。そうした小さな仕事でも、他社との差別化になるのです。

今回は「採用通知書」のテンプレートを紹介しながら、具体例を交えて、採用通知書に記載すべき内容と注意点について紹介します。

採用通知書のテンプレートとは?

採用通知書に記載すべきことを説明する前に、まずはテンプレートを御覧ください。完成イメージから、記載すべき項目について説明します。

平成○○年○○月○○日

〒XXX-XXXX
東京都○○区○○
○○○○ 様

○○○○株式会社
人事部
拝啓 先日は、弊社○○○○採用試験にご足労くださいまして、誠にありがとうございました。
慎重に選考を行いました結果、○○○○様にはぜひとも弊社にて次のキャリアを築いていただきたく、ご通知申し上げます。
つきましては、同封の下記書類にご記入の上、弊社人事部までご返送いただけますでしょうか。
採用に関するご質問等ございましたら、上記までご連絡ください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
敬具

1.本人確認資料(運転免許証、保険証、住民票の写し等)の写し
1.雇用契約書
1.給与振込先口座申出書
1.身元保証人誓約書
以上

引用元『文例書式テンプレート集』採用内定通知のテンプレート03(Word・ワード)

採用通知書は、雇用契約に向けて企業と求職者が前向きに動き出す第一歩というのが位置付けです。

書面であれメールであれ、採用通知書は正式書類という位置付けになるので法的効力が発生します。基本的に体裁などの取り決めはありませんが、基本的に以下の項目を抑えておくのがポイントです。

採用通知書を書くポイント

本文の構成について、前文・主文・末文の3部構成で書くことが基本です。

求人募集へのお礼

前文では一般的なマナーとして、季節の挨拶や相手を気遣う文章から書き始めます。

第2文から主文に移り、最初で「応募のお礼」を述べるとすっきりとした構成になります。最初と最後は相手への感謝となるようにするのがポイントです。

採用内定のお知らせ

応募のお礼の後に採用内定のお知らせを行うと自然な流れになります。「採用内定のお知らせ」をすることが、採用通知書の一番の目的となります。

同封書類の案内と提出期限

同封書類は入社承諾書や入社誓約書など、重要書類であるケースがほとんどです。

同封書類の案内をお伝えした後に、箇条書きで「何が入っているか」「いつまでに提出するか」を記載するのがポイントです。重要なものほど、見やすさに気を配ることが大切です。テンプレートのように、別記形式にする方法も有効です。

人事担当者の連絡先

末文には、質問などを受け付ける「人事担当者の氏名と連絡先」をお知らせし、結びの挨拶で文章を締めくくります。

丁寧な採用通知書で入社意欲を高めよう!

採用通知書は、応募者が内定者になる、内定者フォローの第一歩です。スピード感はもちろんながら、必要な手続きについて正確に伝え、お祝いの言葉や感謝の言葉などで個々の文面を作成することを心がけましょう。「丁寧な会社」であることが伝わると、内定者の入社意欲も自然と高まります。

採用が決まったとしても必ず入社してもらえるとは限らないからこそ、細かい部分での差別化が人材確保のカギとなるのです。

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