社内ルールによって会社は良くも悪くもなる
社内ルールは組織風土や企業文化にも影響を与える重要な要素です。社内ルールが変わることで、組織風土や企業文化も変化していくことがあります。
日本労働組合総連合会の調査では、男女差に関する社内ルールについて報告されています。「職場で旧姓・通称の使用がともに認められている」のは36.3%と過半数以下である結果となりました。社会保険などの公的書類については結婚後の名前を使用しなければなりませんが、職場内のコミュニケーションや名札・名刺においても旧姓を使用できる企業は多くありません。
出典元『日本労働組合総連合会』社内ルールにおける男女差に関する調査2019
旧姓を利用できるかは社内ルールの一つです。旧姓を使ってはならない、旧姓を使わなければならないなどの善し悪しは今回の記事では議論しませんが、企業ごとに異なる社内ルールは就業規則や業務マニュアルなど、様々なルールが存在します。
社内ルールは、企業にとって良い影響だけではありません。従業員の行動を縛りすぎるような社内ルールを設けてしまうと、従業員の自由な発想・行動を制限してしまうことにもなるのです。
どんな社内ルールを作るかによって、会社は良くもなりますが、悪くなってしまう可能性もあります。「社内ルール」は企業の発展や組織統制、従業員の成長などにおいて重要な役割を担っています。
今回は、社内ルールを作る上での注意点について、具体的に説明したいと思います。
新しい社内ルールを設ける＆既存のルールを見直す
社内ルールを作ると言っても「新しく社内ルールを作る方法」と「既存の社内ルールを見直す」場合で、注意点が異なります。それぞれの場合について注意点を確認しましょう。
新しく社内ルールを作る上での注意点について
業務の実態と乖離していないか確認する
現場の業務と乖離したルールは効力を持つことができず、ルールと運用がかけ離れてしまう可能性が高くなります。
「社外にPCの持ち出し禁止」というルールを作ったとしても、クライアントとの交渉でPCを使っている部署があったとすれば、PCを持ち運べなくなったら仕事になりません。空き時間にカフェなどでパソコン業務を行っている外回りの社員にとっても、外で仕事ができないのは非常に効率が悪いことです。ルールを作っても現場から不満が出たり、ルールを破って外に持ち出したりする従業員が増えることになると予測できます。
ルールの対象となる業務の流れをしっかりと把握し、実態と乖離しすぎないルールを制作するようにしましょう。
各部門間で公平なルールにすることを心がける
部門間にまたがる業務を対象としたルールの場合は、ある一方の部署の損得だけを反映してはいけません。
各部門の責任者や社員から話を聞くなどして、該当するすべての部署にとって公平なルールにするよう心がけることが大切です。部署間の損得は、従業員の不平不満を生む原因となり、
ルールを作る目的を明確にする
ルールを作ることがゴールになってしまってはいけません。なぜルールが必要なのか、ルールを設けることで従業員にどうなってほしいのか、会社をどう変えたいのか、といった目的を明確にしましょう。
例えば「社内会議の資料はA4用紙1枚にまとめる」というルールを作ったとします。ルールを設定した管理者の意図は「要点をまとめ簡潔な資料にしてほしい」ということだったとしても、ルールの目的や意図が明確でなければ「A4用紙1枚にしなければいけない」というルールを守ることが目標になってしまいます。
A4用紙に入りきらないからとA3サイズで作成した後A4用紙に縮小して印刷したり、余白を減らして作成したり・・・ということが起こってしまう可能性もありえます。
ルールを守る意味を理解してもらう
せっかく社内ルールを作っても、従業員の間に浸透しルールを守られなければ意味がありません。
社内ルールの内容だけでなく、なぜそのルールを作ったのか、ルールを守ることでどのようになってほしいのかなど、社内ルールの意図やルールを守る意味などを伝えて理解してもらうことも重要です。
既存の社内ルールを見直す際の注意点について
経営理念などと乖離していないかを確認する
経営理念と社内ルールがバラバラの方向を向いていてはいけません。
経営理念などを実現させるために日々の業務を行っています。日々の業務に関するルールを明文化してものが「社内ルール」となるわけです。
経営理念など会社の目指す方向と乖離しないような社内ルールを作成することで、理想的な社内ルールに近づきます。
時代に合わせて柔軟な発想で見直す
例えば「朝9時までに出勤」「12時から13時までが休憩」「18時までが定時」というルールがあったとします。昔はこのようなルールが一般的だったと思いますが、朝9時までに出勤しようと思えば満員電車に乗って通勤しなければいけません。
満員電車に揺られて通勤するだけで体力も気力も使います。12時から休憩しようとすれば、定食屋はどこも混んでおり席に着くまでに並んだり料理が出てくるまで長い時間待ったりしなければいけなくなってしまいます。
しかし出勤時間を1時間ずらすだけでも混雑はぐっと楽になります。休憩の時間も混雑する時間を避ければ待ち時間を短縮させることができます。そうすれば従業員のストレスも軽減し生産性の高い仕事ができるようになるのです。
更に現代では働き方が多様化していますので、フレックスタイム制やテレワーク制を導入すれば、子育て中など過程に事情のある従業員にとっても働きやすい環境になります。モチベーションの向上や離職率の低下などが見込めるかもしれません。
昔は当たり前だったルールでも、時代の変化に伴い見直した方が良いルールというのがあります。「これが当たり前だ」という概念は捨てて、時代に合わせた働き方ができるような社内ルールを作るようにしましょう。
従業員を過剰に束縛するようなルールは廃止する
「ボールペン1本の購入でも上司の許可が必要」「1分の遅刻でも始末書を書かなければいけない」「FAXを使用する際にも上司へ報告すること」などといったルールは、本当に必要なのでしょうか？
従業員を過剰に束縛するようなルールが多いのは従業員にとってストレスになります。楽しく働く環境ではなくなってしまうのです。
ルールが増えれば手続きも増え、その分効率が悪くなります。ルールでがんじがらめになってしまった従業員は、物事への柔軟な対応もできなくなってしまいます。イレギュラーな事態が起こった際、適切な対処な対応ができない、新しい発想やアイデアが浮かばない、など会社にとってはデメリットが大きいです。
社内ルールは必要ですが、最低限のルールにとどめて従業員を必要以上に縛っているようなルールは廃止するようにしましょう。
誰のためのルールであるのかを明確にする
「昔からあるルールだから」「このルールなのが当たり前だから」という理由だけでそのルールをずっと使い続けるのではなく、「これは誰のためのルールなのか」「どんな目的で作ったルールなのか」ということを明確にして設定しましょう。
注意点を守って自社に合った社内ルールの構築を
社内ルールを作成する上では、沢山の注意点があります。
せっかく社内ルールを作っても、従業員に守られないルールだったり、解釈が異なってしまい想定と違うルールになってしまったり、ということがないよう、慎重に社内ルールを作成しましょう。
既存の社内ルールの変更をする際も同様に、「経営理念などと乖離していないか」「誰のためのルールなのか」などをしっかりと見直すことが大切です。そして従業員を束縛するような良くないルールがある際には廃止、改善していきましょう。
