インバスケット思考はどんな人にオススメなのか？
「インバスケット」とは「業務書類がたまった箱」を意味しています。この箱の中には重要度も処理難易度もさまざまな業務が雑多に詰まっているのですが、これを決められた時間内に処理する方法を考えるのが「インバスケット思考」です。
インバスケット思考法は、企業の研修などでも主に新入社員や若手社員を対象として行われることも多く、以下のようなタイプの人が習得することで業務効率のアップが期待されます。
- 要領が悪いことを気にしている人」
- 急遽トラブルが発生した時の対応が苦手な人
- 論理的思考力を向上させたい人
この記事では、インバスケット思考の具体的なトレーニング方法や、トレーニング時におさえておきたいポイントを紹介します。
インバスケット思考で身につく能力について
インバスケット思考を身につけるにあたり、まずは具体的にどのような能力を身につけることができるのかをまとめてみましょう。
まずざっくりとした話をすると、インバスケット思考では「論理的思考力」や「対人関係処理能力」の向上が期待できます。これは特定の業界や職種に依存しない「働くうえで誰もが必要な能力」に相当するもので、ポータブルスキルとも言われます。特に経営者のロバート・カッツが提唱したマネージャーに求められるビジネススキルのうち、「ヒューマンスキル」と「コンセプチュアルスキル」にも大きく関係しています。
出典元『日本の人事部』マネジメント・管理職に求められるスキル
インバスケット思考を通して、問題の発見・分析、そして意思決定、組織としてどう動くか……といった、実践的なスキルを身につけることができるのです。
インバスケット思考のやりかたとは
インバスケット思考のトレーニングを行う際のルールを紹介します。
- 架空の人物を設定し、プレイヤーはそれになりきる
- 制限時間を設け、その中で思考する
- 多くの課題を設定し、それを処理する方法を考える
- いわゆる「正解」はなく、どんな案を出すかは自由である
役職や時間などを細かく設定し、ロールプレイング形式で行う思考ゲームです。実際によくあるビジネスシーンを導入することでより緻密な思考を行えるようになりますので、トレーニング効果も大きくなります。
インバスケット思考には「絶対的な正解」は存在しないということに注意が必要です。他のひとの意見・考え方を尊重してディスカッションを行うことでトレーニング効果はさらに高まります。
「重要性」と「緊急性」の２軸が基本
物事の優先順位をつける必要が生じたとき、まずしなければならないのが「評価軸の設定」です。体はひとつしかありませんので、本来「比べられない」物事でも、なんとか基準を作って比較可能なものにしてしまわねばなりません。
インバスケット思考ではその軸を「重要性」と「緊急性」にとるのが基本です。
では、具体的なタスクをいくつか挙げてみますので、「重要性」と「緊急性」の観点から整理してみましょう。
- 担当顧客からのクレーム対応
- 売上を底上げするための長期的戦略構築
- 歓迎会の予約（１週間後に開催）
- 明日締め切りの経費精算申請書類の記入。
顧客クレームであれば「緊急性が高く重要性も高い」に分類できます。このなかでもっとも早急な対応が必要と考えられるでしょう。
逆に、一週間後の歓迎会の予約は「緊急性も低く重要性も低い」と考えられます。いますぐにやる必要はないタスクだと考えられます。
優先度がつけにくい問題はどう考える？
インバスケット思考でもっとも頭を悩ませるのが、「緊急性が高く重要度が低い」「緊急性が低く重要度が高い」に分類されたタスクをどう処理するかの判断です。
「なぜそう考えるか」の明確なロジックが必要で、そして自分の働きかたのスタンスも回答に大きく影響してきます。
「売上を底上げするための長期的戦略構築」は重要性は高いですが、緊急性が低いためについ「後回し」にされがちです。また「明日締め切りの経費精算申請書類の記入」は緊急性が高いですが、雑務に相当するものです。
「そもそもこうした問題が発生しないためにはどうすればいいのか？」という業務改善案を考えてみることも良いトレーニングになります。日頃からこうした視点を持って働くと、自然とインバスケット思考が身についてきます。
ポイントさえつかめばすぐにでも実践できる！
インバスケット思考でのスキルアップも効率的なやり方があります。意識すべきポイントを理解しておくことでスキルアップのペースも早くなるでしょう。
理解するだけではなく、実践することで自分のスキルとなるため、管理職に必要なスキルを事前に身におきたい人は、意識して練習しておきましょう。
