採用内定通知メールのポイントとは? 企業側の内定者フォローについて

採用通知メールは内定者フォローの第一歩!

新卒採用において、内定は「あなたを採用します」という採用通知とほぼ同じ意味を表すものです。人事担当者として、この段階からの心配ごととしては「内定辞退が出たらどうしよう」「内定者フォローを企画しないといけない……」といったことが多いのではないでしょうか。

よく考えてみる必要があります。企業側としては一区切りの「内定」ですが、採用通知をもらった学生側も同程度、もしくはそれ以上に不安を思っているものです。「本当にこの会社でよかったのか」「ちゃんと働いていけるのだろうか」といった、さまざまな疑問や不安を日々感じています。

内定者フォローの重要性は多くの企業の方が認識していると思いますが、内定を出すタイミングである「内定者メール(通知)」の段階から始まっています。採用通知メールが、夜間や早朝などの常識の時間外に送られているだけで「残業が多い会社なのでは…」や「一般的な配慮をしてもらえる会社ではないのかも」といったネガティブな印象を与えかねません。

「採用通知」とはそもそも、応募者に「採用が内定した」ことを知らせる重要な通知です。ライフイベントの一つであり、社会人としての経験がない学生にとってはより大きな意味を持ちます。応募者の立場で“採用通知メールは内定者フォローの入り口”ということを念頭に、扱う姿勢が大切です。

「採用通知メール」の記載内容とポイントとは

これから新しい仲間となる人材に対する重要なお知らせが「内定通知」です。最近ではメールで通知を出す企業も多くなっていますが、電話と異なり、記載内容が残る形式では、一つひとつの文章に留意しておく必要があります。

採用通知メールに記載しておくべき内容とそのポイントについてご紹介します。

採用通知の構成(例文)について

採用通知のメール本文の構成は、以下のものが一般的です。

【通知メール 一例】
—————————————————-
件名:株式会社○○の選考結果について
—————————————————-

佐々木様
株式会社○○の△△と申します。

時下益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたび当社の面接採用試験にご応募いただきまして、誠に有難うございました。
選考の結果、佐々木様を当社社員として採用することに決定いたしました。

つきましては、下記の書類を郵送いたしましたので、ご確認のうえ、平成28年3月25日までにご返送ください。

何かご不明な点等ございましたら、当社人事部 ○○(○○-○○○○-○○○○)までお問い合わせください。

多数の企業の中から当社に応募頂きましたことを感謝致します。
また佐々木様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

—————————————————-
株式会社○○ ◎◎部
△△太郎
住所:〒***-**** **県**市**町*-*-*
TEL:**-****-**** FAX:**-****-****
URL:http://***.co.jp
Mail:**@***.co.jp
—————————————————-

採用通知の構成

  1. 相手の名前
  2. 自分の所属と名前
  3. あいさつ
  4. 応募のお礼
  5. 選考結果
  6. 今後の手続きについて
    1. ※入社日の通知のしかた
      入社日や新入社員研修の日程が決まっている場合には、合わせて告知しても問題はありません。
    2. ※提出書類
      入社承諾書、誓約書、身元保証書、健康診断書などの提出が必要な書類についても必要に応じて記載します。
  7. 問い合わせについて
  8. 締めのお礼
  9. 署名

採用通知を出すポイント:内定通知はなるべく早く

通知のタイミングは企業側の判断次第ですが、応募者の立場であれば、少しでも早く結果を知りたいものです。学生側の立場にたって、決定後はしかるべきタイミングで迅速に知らせるようにしましょう。募集時に応募締切日を設定している場合は、締切後一週間以内を目安に連絡してください。

募集人数が少数など、場合によっては「電話」での採用通知を行うこともあります。電話の場合も、口頭での連絡は抜けがあることを想定し、通知は最低限の必要事項にとどめ、書面などで改めて通知をすることをおすすめします。

採用通知メールを事務連絡で終わらせてはいけない

事務的な要素が強い採用通知メールですが、内定者フォローは「採用通知メール」から始まっています。応募者も、採用通知メールを受け取った段階では入社の意思などは完全に固まっていません。採用通知メールの内容が、企業への入社意思だけでなく、組織イメージ全体にも影響します。

「ぜひ、わが社に来ていただきたい」という気持ちを相手に伝えることを念頭に、相手の立場に立った、丁寧なコンタクトを取ることが重要なのです。

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