なぜ採用通知書が必要なのか?目的や内容、送付時期とは?

採用決定力のカギとなる「スピード感」

東京オリンピックなどの影響による事業開発の増加や、少子化による労働者数の減少により、日本の人材不足問題は年々深刻となっています。求人倍率は1.0を超え、今や求職者にとってお仕事は複数選べるほどにあるのが現状です。求職者は複数の会社の選考を同時に受けるため、人材戦略としては「求職者に選ばれる」ことが重要となります。内定を出しても、その人材が入社してくれるとは限らないのです。

求人倍率
出典元『独立行政法人 労働政策研究・研修機構』完全失業率、有効求人倍率

選考のスピード感は非常に重要です。HR総研の調査によれば、就職活動をした学生が企業に対する不満として「結果を必ず通知してほしい(サイレントお祈りはやめてほしい)」内容が圧倒的に多いという結果も報告されました。

大企業(従業員規模1001名以上)であれば、書類選考の不合格者への通知は約6割の企業のみしか行っていません。

書類選考の合否連絡
出典元『東洋経済ONLINE』就活生が激怒する「サイレントお祈り」の実態

面接後であっても、大企業(従業員規模1001名以上)の4社に1社は、不合格者に対して連絡を行っていません。

面接後の合否連絡
出典元『HR pro』就活生が苛立つ「サイレントお祈り」

口頭での合否通知だけだと「本当に内定なのだろうか?」と不安に思う人も少なくありません。雇用とは法的意味のある契約ですので、ただの口約束ではなく、正式な手続きを迅速に行うことが企業として必要な「スピード感」と言えます。売り手市場の中で優秀な人材は複数社からの内定を取得するため、最初に内定を出すのはもちろんのこと、誠意的な対応をすることも内定承諾を決める一要因になるのです。

今回は、内定から雇用までのファーストステップとなる「採用通知書」について基礎的な内容を紹介します。

採用通知書の目的と法的効力とは?

採用通知書とは、「応募者に対して企業が正式に採用の旨を伝える」ための書類です。近年ではオファーレターと呼ばれることも増えており、必ずしも書面ではなくメールで送られてくるというケースもあります。

書面であれメールであれ、口頭での内定通知と違って、採用通知書は正式書類という位置付けになります。つまり雇用契約に向けて正式な手続きの第一歩になるのが、「採用通知」なのです。

採用通知書に記載すべき内容とは

採用通知書は「採用です」と伝えることが目的であり、それが確認できることが大前提です。それさえできていれば形式などは企業ごとによって異なっていますが、基本的には以下の内容が書かれています。

  • 求人募集への応募のお礼
  • 採用内定のお知らせ
  • 同封書類の案内と提出期限
  • 人事担当者の連絡先

更に「労働条件に関する事項(契約期間・勤務地・勤務時間・休暇・給与・福利厚生・退職など)」についての記載が加わる場合もあります。

「雇用契約を結ぶにあたっての確認事項を提示する」ということを採用通知の段階で行うことが、後の手続きをスムーズに実行するポイントになります。

送付する時期やタイミングとは?

送付する時期・タイミングは「早いに越したことがない」ということがとても大切です。求職者は自社の選考のみを受けている訳ではないケースがほとんどで、良い人材ほど競合企業との「取り合い」になることが予想されます。

入社に向けての前向きな話を決定次第、迅速に切り出すことが重要になります。

採用通知書と一緒に送るべき書類

スピード感のある採用手続きを考慮すると、必要書類は採用通知書と同時に送ってしまうのがおすすめです。書類のやりとりの回数が増えるとそれだけ手間と時間がかかってしまいます。

採用通知書と一緒に送るべき書類として「入社承諾書・入社誓約書」が挙げられます。この書類に署名・捺印することで雇用関係が成立します。

労働条件通知書と内定通知書の違いとは?

雇用契約に関して様々な書類がありますが、混同しやすいものの例として「労働条件通知書」と「内定通知書」があります。

雇用契約を結ぶ際に事業主側から労働者に対して労働条件を通知する法的義務があり、「労働条件通知書」はその確認のための書類です。

それに対して「内定通知書」は雇用契約に向けた手続きの案内としての意味をもつ書類です。こちらは法的な必要性による書類ではなく、「事業主側が雇用する意思がある」と労働者側に伝えるためのものです。

迅速な対応が内定者フォローの基本

採用通知書は採用の結果を伝えるものであるが、スピード感を持って誠心誠意に対応することが内定承諾につながります。

採用通知書を事務的な手続きとして捉えるのではなく、内定者との1回目の接点として捉えて内定者フォローの一貫として考えるようにしましょう。そうすることで、売り手市場の中で人材を確保するための差別化ポイントの1つとして活用することができるのです。

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