良いルールと悪いルールを事例から考察する
従業員数が多く、経営者が従業員の全員に目を配ることができない組織はもちろんですが、従業員数拡大を目指すベンチャー企業などにおいても、組織統制という意味で社内ルールを設けることは非常に大切です。
日本労働組合総連合会の調査では、男女差に関する社内ルールについて報告されています。「職場で旧姓・通称の使用がともに認められている」のは36.3%と過半数以下である結果となりました。社会保険などの公的書類については結婚後の名前を使用しなければなりませんが、職場内のコミュニケーションや名札・名刺においても旧姓を使用できる企業は多くありません。
出典元『日本労働組合総連合会』社内ルールにおける男女差に関する調査2019
旧姓を利用できるかは社内ルールの一つです。旧姓を使ってはならない、旧姓を使わなければならないなどの善し悪しは今回の記事では議論しませんが、企業ごとに異なる社内ルールは就業規則や業務マニュアルなど、様々なルールが存在します。
社内ルールには良いルールと悪いルールがあります。従業員の行動を厳しく制限したり目的が明確でないルールを作った場合には、従業員のモチベーションが下がったり労働生産性を下げてしまったりといったデメリットが生じます。
社内ルールを上手に活用することができれば、リスク回避や組織統制、従業員のやる気アップなどのイノベーションに繋げることも可能になります。
実際にどのような社内ルールが良く、どのような社内ルールが悪いのか事例をご紹介しながら説明したいと思います。
良い効果をもたらした社内ルールとは？
良い効果をもたらした社内ルールの例をご紹介します。
１．働く場所や時間を自由に選べる制度を導入
朝定時までに出勤して定時まで働いて帰宅する…という一般的なルールを廃止し、勤務する場所や時間を自由に決めることができるというルールを取り入れた事例です。
上司への事前報告は必要ですが、申請すれば理由を問わずに6時から21時の間で自由に勤務時間や休憩時間を決めることができ、日数や回数の制限もありません。
従業員は「終日自宅勤務」「午前中は自宅で仕事をして午後から出勤」「午前中外回りの営業をして、午後から近隣のカフェで資料作成」「早朝から出勤をして夕方以降はプライベートの時間に費やす」などが自由な働き方ができるようになりました。
社内ルールを設けた目的について
- 働き方の多様化を高める
- 従業員が自分の能力を最大限発揮できるよう支援
- 成果に繋がらない時間を減らす
- 業務効率化を図る
- 生産性を高める
- 企業として持続的成長を目指す
- 自己管理意識
何故良かったか
子育てや介護などでフルタイム勤務が難しかったような人でも自宅で作業できるようになったり、趣味や友人、家族との時間も大切にできるようになったり、従業員それぞれがライフスタイルに合わせて働くことができるようになりました。
混雑する時間から出勤時間をずらす時差出勤も可能となり、満員電車に乗って通勤するストレスや疲労感の軽減にも繋がりました。
従業員自らどの時間帯に一番集中できるか、どこで働くと最高のパフォーマンスを発揮することができるかなどを考えながら働くことができるため、仕事の効率やスピードをアップさせることができました。
ワーク・ライフ・バランスの実現により、生産性の向上、従業員の幸福感の向上、離職率の低下、残業時間の軽減に繋げることもできるのです。
２．ウォーキングミーティングを取り入れるルール
会議や打ち合わせを会議室などで座って行うのではなく、街や公園などを歩きながら行うというルールを作った事例です。
会議は座って行うのが当然だという感覚を持っている方も多いと思いますが、ウォーキングミーティングはスティーブ・ジョブズなどの成功者も積極的に取り入れていたそうです。
社内ルールを設けた目的について
- 創造性、革新的なアイデアが生まれる
- 集中力を増し、仕事の意欲を向上させる
- 従業員の運動不足改善と健康増進
- 一体感を高める
何故よかったか
会議室やミーティングルームなどの空間で何時間も会議をしたところで、新しい発想や革新的なアイデアはなかなか出てこない。「それでも会議とはそういうものだ」という概念を打ち砕くようなルールです。
机上では凝り固まっていたものが、外の空気を吸い、太陽の光や風を感じながら歩くことで思考力がアップし、クリエイティブなアイデアが沢山生まれるようになりました。実際に身体を動かすと脳の活性化や脳細胞の増加など科学的にも証明されているそうです。
通常は狭い会議室の中でデスクを挟み、対面で会議や打ち合わせを行うことが多いですが、外を歩く際は横並びで話をしながら歩くのでお互いの信頼関係や絆が生まれやすく、フラットな関係でポジティブな意見交換ができるというメリットもあります。
会議室に座って会議するよりも、外を歩く方が健康のためにもなります。デスクワークの人は運動不足にもなりやすいのですが、ウォーキングミーティングを取り入れることで健康増進にも繋がります。
悪い効果をもたらした社内ルールについて
１．社内会議の資料は全て手書きで書くというルール
クライアントやお客様など外部の方への資料は、しっかりとPCで作成したものを使用しますが、社内で使用する資料に関しては、体裁を整える必要はないと「社内会議の資料は全て手書きで作る」というルールを設定しました。
社内ルールを設けた目的について
- 内容がわかればいいので体裁を整えて作る必要はない
- 業務の効率化
- 時間短縮
何故悪かったのか
年配の経営者が「PCで作るより手書きの方が速い」と思いこんだことから、このルールが始まりました。わざわざ手の込んだ資料にする必要はないという意図でしたが、若い従業員の中には手書きに慣れていないため資料作りに苦労し、PCで作成してから手書きの資料に書き直す人も出てくる結果となりました。
編集や修正をする際にもPCで作った資料の方が速く、手書きで作る方が余計に時間がかかってしまい従業員からは不満の声も上がるようになりました。
図解などはPCで作成するよりも手書きの方が速い場合もありますが、「全て手書きで作らなければいけない」というルールにしたため、そのルールに戸惑う従業員が出てきました。
従業員によってPCの方が速い人もいれば手書きはありがたいと感じる人もいますので、「全てPCで作る必要はない、手書きでも良い」などという風に、手書きも選択肢の一つになるようなルールであれば、自由度が高く「業務の効率化」や「時間短縮」など経営者の意図に沿ったルールになったかもしれません。
２．定例会議
毎週水曜日の13時から定例会議、など決まった曜日や時間に会議を行うルールにしている企業は少なくないと思います。会議を行うことで沢山のアイデアや案を出し合ったり、情報共有したりするために行っていると思います。しかし、その会議は本当に必要なのでしょうか。
社内ルールを設けた目的について
- 売上の拡大を図る
- 沢山のアイデアや案を出してもらう
- 情報共有
- 業績向上
何故悪かったのか
日程が決まっている定例会議では、必ずその会議に出席するために他の仕事や外出を調整しなければいけません。また会議に必要な資料作成や議事録などを作成する時間もかかります。
内容が充実していればいいのですが、決まった会議の日程をこなすために中身を決めているので、結論が決まらなかったり、すぐに話が脱線してしまったり。「会議をしても意味がない」「会議に参加したくない」と思う従業員が増えることになってしまいました。
情報共有や報告業務だけであればクラウドやグループウェア、メールなどのツールを使うことが可能です。定例会議ではなく必要なときだけ行うことで時間の無駄がなくなりますし、目的があった際に会議を開催した方が、会議の質も上がります。
良いルールの共通点、悪いルールの共通点とは？
良いルールの共通点について
- 自由度が高い
- 従業員のモチベーションを高められるようなもの
- 経営理念や組織風土、企業文化などに合っている
ルールというのは、経営理念や組織風土などに合わせておおよその方向性を決めるものです。従業員の向かう方向や考え方の目安をルールで定めることはとても大切ですが、柔軟なルールを心がけると良いルールになると思います。
例えば、旅行に行く場所を「東京」と決めたとします。東京までの道のりは電車もバスも飛行機も徒歩も沢山の選択肢があります。それを「〇時〇分の電車に乗って、〇時から〇〇レストランで〇〇定食を食べて、〇時まで休憩をして・・・」と全て決められてしまっていたら、楽しい旅行とは言えません。
どうやったら目的地に速く着くか、どうやったら効率よく観光地をまわれるか、どこのお店の料理が安くて美味しいか・・・などをそれぞれが考えながら目的地に向かうことが大切なのです。
悪いルールの共通点について
- 従業員をコントールするようなルール
- 細かすぎたり厳しすぎたりするルール
- 時代に合っていない
- 非効率
悪いルールは必要以上に厳しいルールや、自由度の少ないルールが挙げられます。昔は既存のルールで会社がうまく回っており業績も安定していた場合でも、時代と共に世間や従業員の価値観はどんどん変わってきます。
「今までこうだったから」「これが当たり前だったから」などと今までのルールが正しいと考えず時代に合っているか、などを考え見直す必要もあります。
経営理念に沿った良いルール作りを
社内ルールと言っても、企業にとって良い影響を与えるものと悪い影響を与えるものがあります。
良いルールと悪いルールの事例を紹介しましたが、ルールそのもので良い悪いを判断することは難しいです。社内ルールが経営理念などに合っているかどうかということもルールの良し悪しを決める重要なポイントとなります。
良い例でご紹介した「出勤時間や場所を自由に決められる」というルールもコールセンターなどの業種で設定してしまえば悪いルールになってしまいます。個人の能力に任せるのではなくてチーム力を大切にする風土であれば出勤時間を揃えて朝礼などで気持ちを一つにする時間を作るのも良いルールだと言えるでしょう。
自社の社内ルールが良いか悪いか判断するためには、経営理念などに沿ったものになっているかどうかを見直すことも大切です。
