社内ルールが守られないときはどうすべきか？
従業員数が多く、経営者が従業員の全員に目を配ることができない組織はもちろんですが、従業員数拡大を目指すベンチャー企業などにおいても、組織統制という意味で社内ルールを設けることは非常に大切です。
日本労働組合総連合会の調査では、男女差に関する社内ルールについて報告されています。「職場で旧姓・通称の使用がともに認められている」のは36.3%と過半数以下である結果となりました。社会保険などの公的書類については結婚後の名前を使用しなければなりませんが、職場内のコミュニケーションや名札・名刺においても旧姓を使用できる企業は多くありません。
出典元『日本労働組合総連合会』社内ルールにおける男女差に関する調査2019
旧姓を利用できるかは社内ルールの一つです。旧姓を使ってはならない、旧姓を使わなければならないなどの善し悪しは今回の記事では議論しませんが、企業ごとに異なる社内ルールは就業規則や業務マニュアルなど、様々なルールが存在します。
社内ルールの目的として「業務の効率化」や「経営理念の体現」など、様々な目的があります。当然のことながら、新しい社内ルールを作ったとしても従業員がルールを守らなければ、その社内ルールの意味がありません。
社内ルールが守られない理由としては「そもそも認知されていない」や「現場の行にが反映されていない」などの理由が挙げられます。「社内ルールを守らない従業員が悪い」と決めつけるのではなく、社内ルール自体に問題がある可能性も考慮しなければなりません。
今回は社内ルールが守られない理由や、社内ルールを守ってもらうために行うべき施策について説明します。
社内ルールが守られない理由はたくさんある！
社内ルールが守られない理由は、様々な原因が考えられます。「ルールを守れ！」と怒鳴ったところで原因を解決しなければ、ルールが守られるようにはなりません。自社の社内ルールが下記に該当しないかチェックしてみましょう。
社内ルールが認知されていない
素晴らしい社内ルールを設定していても従業員に認知されていなければ当然守ることができません。経営陣は「それぐらいは分かっているだろう」と思っているようなことでも、従業員は社内ルールや基準を十分理解していないということもあるのです。
「ルールブックに記載している」「メールで注意喚起している」など、周知しているつもりでも、従業員が「読んでいない」「気に留めていない」など、社内ルールについてしっかりと認知できていない可能性というのもあります。
相反する社内ルールが存在する
例えば「顧客との信頼関係を築くことは契約に繋がりやすいので、趣味や家族構成、出身地などの情報を引き出して、顧客と仲良くなることを意識する」という社内ルールがある一方で、「顧客の個人情報をむやみに聞き出してはいけない」という社内ルールが存在する場合などです。
それぞれの社内ルールは、どちらも良いルールに見えますが、2つが同時に存在してしまうと「出身地や家族構成を聞くことは良いのか、いけないのか？」と従業員はどうしたらよいのかわからなくなってしまいます。
現場に則していない
経営者や管理者が理想とする社内ルールを決めても、現場に則してしなければ「守りたくても守れない」状況になってしまいます。
例えば「残業はしない、遅くても19時には退社すること」という社内ルールを作ったとしても「クライアントからの連絡は19時以降にあることが多い」「残業をしないと納期に間に合わない」などという場合、残業をせざるを得ない状況になってしまいます。
現場をの状況をよく知らない経営陣たちによって、売上や利益のことだけを考えて設定した社内ルールは、現場で働く従業員にとって「守れない社内ルール」になってしまう危険が潜んでいます。
社内ルールの目的が理解されてない
社内ルールがあるのは知っていても、「なぜ守らないといけないか」という目的が理解できていないケースもあります。
社内ルールを守らなければ命の危険がある、会社の損失に繋がる、安全確保・品質維持のためには社内ルールを守らなければいけない…などという社内ルールの目的や必要性に気づいていないために社内ルールを守らない人が増えていくのです。
例えば、厨房で「食材は使ったら冷蔵庫に片付ける」という社内ルールがあったとします。食材を冷蔵しないと腐ったり食中毒を引き起こしてしまったりするリスクが高まるわけですが、それを知らなければ、「何度も使うんだから、近くに置いておいたほうが作業が楽」などという理由で片付けをしない人が生まれてしまいます。
ちょっとぐらい守らなくても大丈夫という気持ち
社内ルールを知っていたとしても、社内やチーム間で「少しくらい守らなくても大丈夫」という雰囲気になってしまっていると、誰しもが守らなくなってしまいます。
例えば「時間を守る」というのは、このルールだけを聞けば当たり前のルールではあります。会議が14時からスタートだとしたら、13時45分にはほとんどの人が会議室に集まり、14時ちょうどから会議がスタートできるという会社もあれば、15分前に集まっているのは2～3人、5分前になって少しずつ人が増えていき、定時になっても全員揃うことはない、という会社もあります。
「全員揃っていませんがはじめましょう」などと遅刻を容認するような発言などもあったとすれば、「絶対に時間きっちりに参加しなくてもいいのだ」という認識が生まれ、ちょっとくらい守らなくても大丈夫なんだという風土が出来上がってしまうのです。
社内ルールを守ってもらうために行う施策について
社内ルールをしっかりと守ってもらうためにはどのような施策を行えばよいのでしょうか。
社内ルールを遵守してもらうためのポイントをお伝えしたいと思います。
不必要な社内ルールがないか定期的に見直す
まずは社内ルールの存在意義を疑ってみることがらはじめて見ましょう。その社内ルールは本当に必要なのか、しっかり吟味することが大切です。
一度決まったルールだったとしても、時代とともに「今の社会にはそぐわないルール」が生まれてきます。定期的に社内ルールを見直す時間をつくるようにしましょう。
現場の声も反映させる
経営者や管理者側からの一方的なルールは現場に落とし込む際に反発が生まれたり、守らない従業員が増えたりしてしまいます。
社内ルールを設定する際に、現場の責任者なども交えながら現場の声も反映させるようにするとよいでしょう。
社内ルールに関する周知や教育を行う
一度決められた社内ルールは、日々周知・教育を行っていく必要があります。会議やミーティング、社内研修などで、社内ルールの目的や必要性などを周知・教育しましょう。
「１度伝えたらわかっているだろう」と安心するのではなく、従業員に浸透して意識が高まるまで、何度も繰り返して伝えることが大切です。
更には個々によって理解度が違いますので、定期的にチェックするなどして、全従業員に浸透し守っているか管理するようにしましょう。
評価制度に組み込む
社内ルールを守っていれば良い評価をし、社内ルールを守っていない従業員には罰則や悪い評価を与える、というふうに「社内ルールは守らなければいけないんだ」という意識付けをすることも大切です。
社内ルールを守らない従業員を減らすためにできることは沢山ある
従業員が社内ルールを守らないことに関する原因は様々あります。その中でも一番問題なのは「ルールの目的が理解できない」場合です。
例えば「社員は家族だからプライベートもコミュニケーションを図る」というルールの場合、「仕事とプライベートを分けたい」と考える従業員にとっては「守りたくないルール」「守れないルール」となります。
「プライベートでもコミュニケーションを図る必要があるのか」「業務外のイベントや飲み会の重要性」などの目的を従業員に説明し理解してもらうことが大切です。そうすることで、社内ルールを守らない従業員の減少を防ぐことができるようになります。
