OJTシートとは？使用目的やメリット、活用する際の注意点について

OJTはなんとなく実施しているだけでは機能しない！

OJTとは、企業が従業員の能力開発のために行う教育研修の手法の一つです。OJTは、英語の「On the Job Training」の略称で、実務を通して学ぶ訓練のことを意味します。

厚生労働省の調査によると、正社員に対する教育訓練で「OJTを重視する」「OJTを重視するに近い」と回答した企業は70%を超えおり、従業員の育成に対する企業の意欲の高さが伺えます。

リクルートワークスが東証一部上場企業に対して行った調査によると、人材が独り立ちするためには、OJTが上手く機能している企業では4.2年、OJTを実施してはいるが上手く機能していない企業では4.6年かかるという結果が出ています。

OJTをいかに効果的に実施するかによって、新入社員が戦力として自立するまでの期間に大きな差が表れます。

今回の記事では、OJTのプロセスを可視化するOJTシートというツールについて、使用目的やメリット、活用する際の注意点をご紹介します。

OJTシートとは、OJTの目標と達成度を管理するために活用できるシートで、OJTの実施計画書や実施状況確認書と言い換えることができます。

OJTシートは大きく分けて2種類あり、OJTを行う側であるトレーナー用の「育成計画シート」と、OJTを受ける側であるトレーニーとトレーナーを繋ぐ「コミュニケーションシート」があります。

OJTシートは、活用の目的によって主に以下の2種類に分類できます。

育成計画シートとは、OJTの目標を定めたり達成度を管理するために、トレーナーが使用するシートです。

育成計画シートを作成する際は、人事部とトレーナーの間でOJTの目的や内容をしっかりと共有して、現場の状況を考慮した計画を立てることが大切です。

コミュニケーションシートとは、トレーニーが自分の業務内容を整理して振り返り、トレーナーと共有してフィードバックを行うためのシートです。

コミュニケーションシートは、忙しい現場でトレーニーがトレーナーに対して遠慮してしまい、質問や確認を抱えたままになることを防止できます。

OJTシートは、ナビゲート社やインソース社などのサイトで無料サンプルが公開されているため、導入を検討する際の参考にしてみてもよいでしょう。

OJTシートを活用するメリットは、大きく分けて3つあります。

トレーナーとトレーニーの間で現状を共有できれば、より適切な教育・指導が行えるだけでなく、経験から得た成果や失敗を形にして残しておけば反省を今後に活かすことができます。

トレーニーが自身の成長を実感できれば、OJTに取り組む姿勢が前向きになり、成長速度の向上やモチベーションアップにつながります。

OJTシートを使用する際には、育成計画シートとコミュニケーションシートそれぞれに、注意すべき点があります。

育成計画シートを使用する際には、計画を随時アップデートしなければならないことに注意が必要です。

育成計画シート作成時の計画は、あくまで机上の空論です。実際にOJTを進める中で、トレーニーの成長が計画より早い場合はどんどんステップアップしないと時間が無駄になりますし、トレーニーの成長が計画より遅い場合は指導の内容や期間を見直す必要があります。

コミュニケーションシートを使用する際には、以下の2点に注意が必要です。

コミュニケーションシートの記載頻度に決まりはありませんが、トレーニーの状況を把握するためのものであることを考えると、最低でも週に1度の頻度で行うことが望ましいでしょう。

コミュニケーションシートをトレーナーがいい加減な姿勢で運用してしまうと、やる気の無さがトレーニーに伝わり、トレーニーのモチベーション低下につながります。コミュニケーションシートを形骸化させないためには、トレーナーである先輩社員がリードしてシートを運用することが大切です。

OJTシートとは、トレーナーとトレーニーがOJTの目標や進捗状況を共有し、客観的に振り返えるためのツールです。OJTシートを活用すれば、現状の課題が可視化されて、効果的・効率的なOJTが実施できます。

OJTシートは、注意点にさえ気を付けていれば、OJTを行う上で非常に便利なツールです。OJTシートを使用する際には、OJTの進行状況に応じてシートを更新する必要があることや、シートを形骸化させないためにトレーナーに高い意識が求められることなどに注意しましょう。

OJTを効果的・効率的に行うためには、計画の見直しや進捗状況の確認、トレーナーとトレーニーのコミュニケーションが不可欠です。OJTの課題を可視化し、効果的・効率的な教育研修を実施するために、OJTシートの導入を検討してみてはいかがでしょうか。