企業の組織力や業績に大きく影響する「社内コミュニケーション」
社内のコミュニケーションが円滑に進まないと、日常の些細な業務にも支障をきたす。そんな風に感じている企業は少なくありません。
コミュニケーション不足は組織に種々なマイナスの要因になります。反対に、社内コミュニケーションが良好であれば、 組織が活性化し、生産性も向上する傾向にあります。
社内のコミュニケーションが上手くいっている会社は、働きやすい会社というだけでなく、社内で情報共有が行われるスピードが速いということ＝さまざまなレベルの意思決定が早く行われるようになる、というメリットも挙げられます。
今回は、手法もさまざまな「社内コミュニケーション活性化」に関しての事例をご紹介します。組織力の高いあの企業はどういった施策を行っているのか。気になる他社の成功事例とともに失敗事例からも活性化のための施策のヒントをつかんでいきましょう。
社内コミュニケーション活性化の成功事例とは
社内コミュニケーションのよくある形として挙げられるのが「社内イベント」です。
社内イベントというと、飲み会や社員旅行がイメージされますが、最近ではランチの時間を有効に活用した企画や、仕事の要素も取り入れたプレゼン大会など、ユニークな取り組みも多くあります。
最近ではメールやチャットだけではなく、SNSやウェブを使ったコミュニケーションツールを使っている企業も多くあります。「社内用SNS」や「WEB社内報」などの社内のコミュニケーションに特化したツールも多く、個人単位の更新が可能な点や、企業のオリジナルのカスタマイズが可能などの理由から、コミュニケーションの土台としては有効とされています。
事例①全員が社長になる？社員全員参加の「ぜんいん社長合宿」
ウェブメディアを運用する株式会社カヤックの事例になります。
施策の内容と効果
株式会社カヤックでは、年に2回の頻度で「ぜんいん社員合宿」という制度を、社員全員参加で行っています。
社員全員が「社長になったつもりで考える」というコンセプトのもと、企業理念や自社のカルチャーについて考え、議論する合宿を実施しています。自社ならではの文化を考える機会と時間を共有し、普段交流することのない同僚とコミュニケーションをとる中で、チームワークを向上できる、というメリットがあります。
成功したと思われる要因
250名の社員全員参加のイベントのため、労力と時間はかかりますが、通常業務から離れて会社について考える機会になる点が〇。同僚とともに、自分たちの働く環境を見つめなおすことができる重要な機会となるところが、創業時から継続している理由と言われています。
参考URL『面白法人カヤック』制度・行事
成功事例②育児休暇中のスタッフなどともコミュニケーションができる社内SNS
自社の社内コミュニケーションを活性化させた事例ではなく、運用するサービスを用いて他社の社内コミュニケーションを活性化させた事例になります。
EDGE株式会社は「エアリー」などの社内SNSツールの提供を行っています。内定者向けのSNS、育児休暇取得者向けのSNSなど、目的に応じてSNSで出来る機能を分けています。
施策の内容と効果
用途によって、研修と連動して利用できる内定者・新卒向けのサービスと、育児休暇中のスタッフなどともコミュニケーションができるサービスの2パターンが用意されている社内SNSです。
オフィスにいない社員とのコミュニケーションも活性化させようと始めた社内SNSで、育児休暇中のスタッフの普段の様子を共有したり、悩みを相談し合える機能が付加されているところが特徴。さまざまなコミュニティーのやりとりも管理者が把握する事ができるので、休職中の社員に対するフォロー状況などが常時確認できるところも利点です。
成功したと思われる要因
休職中の社員だけでなく、新卒内定者など、オフィスにいない人材をフォローする機能が充実している点が魅力。同じ場所にいないからこそのコミュニケーションを意識した取り組みも重要であることが読み取れます。
参考URL『従業員満足度が劇的に向上する社内SNS「エアリー」』
成功事例③毎日席替え制度
スナック菓子メーカーであるカルビー株式会社の事例になります。
施策の内容と効果
カルビー株式会社では、個人の座席を固定しないフリーアドレス制を導入しました。
席を固定せず、個人の選択に任せてその日の座席を決めてもらうフリーアドレス制度。立場や部署に関わらずコミュニケーションの活性化が期待できる取り組みとして、一定の効果がみられます。
特徴は「ダーツシステム」という専用のシステムを使い、ランダムに座席を指定してもらう仕組みを取り入れていることです。経営層の座席も同様で、さまざまな役職の人の仕事の様子も伺うことができます。
成功したと思われる要因
連結も含めた従業員数は4,000人弱（2018年2月時点）にもなるため、関わりのない社員の顔と名前、具体的な業務内容すら分からないこともある状況です。隣や付近で一緒に働くことで「相手が今どんなことをしているのか」が分かりやすく、リアルタイムで行動を知れることにより、信頼感にも繋がります。
社内コミュニケーション活性化 失敗事例
成功事例はよく見かけても、失敗事例はあまり表立って出てこないものです。ITmediaエンタープライズ「ウチの社内SNSは活発だ」――そんな企業がコミュニケーション不全に陥った“2つの原因”の記事から、失敗した要因について読み解いていきます。
失敗事例①「フラットに交流していたはずが……」トップのつぶやきで社員のやる気が激減
小売業を営む企業の失敗事例になります。
全国に店舗がある企業で、様々な従業員が本社や各店舗などに散らばって配属されています。また大企業になればなるほど、経営層と社員、各店舗のメンバーのコミュニケーション不足が目立つようになりました。
施策内容と効果
経営層と社員、各店舗のメンバーがフラットに情報交換するために無料のソーシャルツールを導入しました。
この会社では、元々店舗ごとにモバイルデバイスを支給していたため、現場スタッフへのソーシャルツールの導入もスムーズに進みました。現場スタッフがカスタマーとのやり取りに関する内容をソーシャルツールに投稿するなど、一見好調に進んでいるように思えました。
ソーシャルツールで最も投稿が多かったのは社長でした。投稿内容には率直な意見の類が多く、運用していた社員は「いつか問題が起きるのではないか」と常日頃から不安を感じていました。
実際に問題が発生してしまいました。社長が「○○店舗の売り上げが減少しているのは、✕✕という理由だからではないか」と、特定の店舗や関係者を名指しして投稿してしまったのです。言い換えると、全社員の前で特定の従業員を叱る行為です。これが契機となり、「自分もいつか全従業員の前で怒られるのではないか」という不安から、現場スタッフのソーシャルツールへの参加率が格段に減少しました。結果、コノソーシャルツールのプロジェクトは頓挫してしまいます。
失敗事例②「経営層も積極的に推進していたのに…」運用半年で使われなくなったSNS
元々メールやグループウェアを中心とした社内コミュニケーションを行っている企業の事例になります。
業務の共有などは問題なく行われておりましたが、「単なる業務のやり取りだけではイノベーションが起きにくいのでは」という仮説のもと、経営陣のトップダウンで社内ソーシャル専用ツールを導入しました。
施策内容と効果
メールやグループウェアの活用に問題がなく、ITリテラシーが高い社員が多かったため、社内ソーシャル専用ツールの導入への抵抗感は少なく、導入も順調に進みました。運用も順調で、経営陣も積極的に投稿したりするなど、活発に運用されていました。
しかし半年弱で情報共有が激減してしまいました。社内部活動の報告をツール上で行うことを義務付けたり、定期的に情報を投稿するための仕組みを構築したのにもかかわらずです。
事例①②の失敗の要因は？
「目的（ゴール）」が明確に設定されていなかったこと
社内コミュニケーションの活性化施策に限らず、どのような活動も「ゴール」を明確にすることが何よりも重要なことです。
今回の失敗事例では、トップダウンの意思決定から話が進んでしまった施策でもあり、社内SNSで何を実現していくのか、期待することが明文化されていませんでした
「フラットな情報交換」というテーマはありましたが、情報交換をした上でどんな状態を目指すのか、その目的（ゴール）について、社員同士が話し合い、現場と共有するステップは踏まれていませんでした。
もともとの施策導入の経緯やその目的が不明確なまま、経営層の一方的な発言の場と見えてしまったことで、利用する意義が不明確になってしまいました。
「新ツール導入ありき」のマインドになっていたこと
デジタル系のツールは、こういったSNSをはじめ近年、非常に多くあります。業務、業務外に限らずこれら複数のツールを使いこなすには、ある程度、使い方を周知したり管理することが必要です。
今回のケースは、「個人的なつぶやきの場」と「業務用の連絡ツール」を、使い手の経営層もしっかりと認識・使い分けができておらず、せっかくの社内コミュニケーション用の施策が中途半端になってしまったところに敗因があります。
どういった企業でも、グループウェアやメールなど、すでに社内で利用している情報共有手段が複数あるはずです。まずは既存のツールを使った情報共有を試みてみましょう。新しいツールを導入する必要があるのか、そもそもの目的に立ち戻って考えることが重要です。
社内コミュニケーション活性化施策を「やること」が目的ではない
社内コミュニケーションの活性化は、これからの時代、ますます重要視されていく要素です。社内のコミュニケーションが円滑になることは組織にさまざまなメリットがあるものです。ただし重要なことは、自社の問題や目的にあわせて、活性化のためのツールを取捨選択していくことです。
まずは、社内コミュニケーションとしての自社の問題点を洗い出し、問題点や課題を解決するためにどういった施策が有効か、という視点で他社の情報も参考にしていくことをおススメします。
