会社説明会を成功させる方法とは？
会社説明会とは、企業が求職者に対して自社をより詳しく知ってもらうために開催する、採用活動のプロセスのひとつです。
会社説明会に参加する求職者は、企業の資料やホームページでは分からない魅力的な情報を求めています。会社説明会は、資料やプログラムの良し悪しがそのまま企業の第一印象につながり、参加者の志望度や内定承諾率にも大きな影響を及ぼすため、採用活動の中でも特に重要なプロセスです。
今回の記事では、会社説明会開催に向けて企業側がすべき準備についてご紹介します。
会社説明会開催に向けて企業側がすべき準備とは？
会社説明会のターゲット像を明確にする
会社説明会の実施が決まったら、まず最初に説明会の目的を明確にする必要があります。ただ漠然と「会社説明会を開催しよう」というだけでは自社の魅力を伝えらず、つまらない会社説明会になってしまいます。
会社説明会のターゲット像を明確にするためには、自社の採用計画と照らし合わせながら、どんな人を採用したいのかを考えます。採用したい学生のポジションや条件、能力や人物像などを明確にしましょう。複数の部署や業種の募集を行う場合は、どの部門・職種に向けて説明会を行うのかによって、それぞれターゲットを絞る必要があります。
ターゲット像を明確にすると、求める人材により伝わりやすいプレゼンやアピールを工夫しやすくなります。また、求職者が求めているであろう情報が推測しやすくなるため、事前に準備する資料や紹介する動画内容などを最適化できます。
会社説明会に参加する社員の選定を行う際は、ターゲット像が明確であればあるほど、関係性の高い部署や経験を持った社員を選べるようになります。ターゲット像の明確化によって、求職者の知りたいことや質問内容などが準備段階から見えてくるため、事前準備の幅も広がるでしょう。
ターゲット像に合わせた説明方法を選ぶ
会社説明会のターゲット像を明確にできたら、求職者に自社の魅力を伝える方法を考えます。
自社の魅力を伝える代表的な方法として、プレゼンテーションがあります。プレゼンテーションは、会社説明会の良し悪しや会社そのものの評価に直結すると言っても過言ではないほど、参加者の注目度が高いプログラムです。
プレゼンテーションを行う上で必要なのは、プレゼンテーションを行う担当者の選定とスライド資料の準備です。担当者の選定や資料の準備を行う際は、前項で決めたターゲット像が重要な参考になります。的外れな人選や資料で説明会を開催すると、求職者にとってつまらない会社説明会になってしまい、求職者の志望度を下げる危険があるため注意が必要です。
自社の魅力を伝える方法としては、プレゼンテーション以外にも先輩社員による質疑応答やストーリー性を持たせた会社紹介など、様々な方法があります。
会社説明会当日までに準備しておくべきものとは？
会社説明会に必要な準備のうち、企業側の準備で特に重要なものを5つご紹介します。
- スケジュール表と台本
- 会場レイアウト
- アンケート用紙
- 配布資料
- 参加スタッフの選定
１．スケジュール表
会社説明会に向けた企業側の準備として1つ目に挙げられるのが、スケジュール表の準備です。
スケジュール表は、会社説明会当日のタイムスケジュールや注意事項などが書かれた求職者用と、人員配置や全体の段取りも含めた社内用の2種類を用意します。説明会本番までにはリハーサルを行い、スケジュールに無理や不備が無いかを確認しておきましょう。
２．会場レイアウト
会社説明会に向けた企業側の準備として2つ目に挙げられるのが、会場レイアウトの準備です。
会社説明会の会場が決まったら、当日の座席配置図やブース配置など、具体的なレイアウトを作成します。会場のレイアウトは、当日の空気感や参加者との距離間を決める重要なポイントとなるため、社内で広く意見を募集して慎重に決定しましょう。
３．アンケート用紙
会社説明会に向けた企業側の準備として3つ目に挙げられるのが、アンケート用紙の準備です。
会社説明会の参加者に当日の感想をアンケートで回答してもらうことで、以降の会社説明会や採用活動全般を改善する際の参考にできます。アンケートの質問事項については、どの部分でフィードバックがもらえると改善につなげられそうか、事前の準備段階でしっかりと練り上げておきましょう。
４．配布資料
会社説明会に向けた企業側の準備として4つ目に挙げられるのが、配布資料の準備です。
会社説明会で配布する資料は、多すぎても少なすぎてもいけません。情報量が多すぎるとなかなか全て読む気になりませんし、少なすぎると伝えたい内容が伝わらないため、要点が分かりやすいような文章量やデザインを意識しましょう。
５．参加スタッフの選定
会社説明会に向けた企業側の準備として5つ目に挙げられるのが、参加スタッフの選定です。
会社説明会当日にプレゼンテーションを行うプレゼンターだけでなく、質疑応答に答えるスタッフや個別対応のスタッフ、機材スタッフなど、会社説明会の運営に携わるスタッフの選定を行います。
会社説明会に参加している求職者は、会社の雰囲気や人間関係を見定めようと、先輩社員となるスタッフの動きに注目しています。参加スタッフを選定する際は、求職者が「この人の下でなら成長できそう」と思えるような、自社の社員として恥ずかしくない人選を行いましょう。
会社説明会は事前準備と開催後の反省会が大切！
会社説明会を成功させるためには、ターゲット像の明確化を始めとして、説明方法やタイムスケジュールの設計、会場レイアウトや参加スタッフの選定など、必要な準備がたくさんあります。
会社説明会が準備不足で失敗してしまうと、会社説明会だけでなく会社そのものの評価が低下する危険があります。求職者に「参加して良かった」と思ってもらえるような会社説明会にするためには、事前準備はもちろん毎年の見直しも大切です。
会社説明会は、一度開催したら終わりではありません。会社説明会が終わったら必ず反省会を行い、参加者に答えてもらったアンケート用紙を参考にしながら、次回以降の説明会をより良いものにできるよう改善を繰り返しましょう。
