電話のビジネスマナーで知っておきたい3つのポイントとは

ビジネスマナーは転職活動で大事?

仕事をする上で重要なのがコミュニケーションです。特に、社外の人と接する職種の場合は特に、先方に好印象を持ってもらえるような対応が不可欠です。そのために大切なのが「ビジネスマナー」。みなさんはちゃんとできていますか?

メディケア生命の調査によれば、ビジネスマナーを「仕事を円滑に進めるために欠かせないものである」と答えたビジネスパーソンは8割以上でした。しかし「自分自身がビジネスマナーができているか?」という質問に対して「はい」と答えたのは約44.2%でした。ビジネスマナーを重要だと認識しつつも、自分ではできていないというビジネスパーソンが多数を占める結果になったのです。

ビジネスマナーに関して、自身の状況や考え
出典元『メディケア生命』ビジネスマナーに関する調査

マイナビの調査では、新卒採用で評価基準としてビジネスマナーを挙げている企業は37.2%、中途採用の現場でも49.6%という結果が出ました。つまり「もっとも重要とはいえないが、あるに越したことはない」という位置付けだと推測できます。

対人スキルと対業務スキル以外に採用基準として見ているポイント
出典元『マイナビ』2017年 マイナビ企業人材ニーズ調査

ビジネスマナーは、重要性が広く認識されているにも関わらず、「自分のビジネスマナーは完璧だ!」と言い切れる人が少ないという特徴があります。つまり、マナーに関して不安に感じているのはあなただけじゃないということですので、ご安心ください。中小企業勤務の方だと「これまでビジネスマナーをちゃんと教えてもらったことがない!」という方も少なくありません。

今回は、転職活動中に必ず必要になる「先方との電話」に注目し、押さえておきたい電話のビジネスマナーを紹介します。

電話をかける前の準備について

電話をかける前にきちんと準備をすることが大切です。落ち着いて以下の4つをチェックしましょう。

  • 場所
  • メモ
  • 文脈
  • 資料(転職活動時は求人広告の情報など)

電話でもっとも重要なのが「静かな場所でかける」ということです。屋外の雑音がひどい場所で電話をかけると、先方が聞き辛いだけでなく、「雑さ」の印象を与えてしまう可能性もあります。

電話では面接日時などの予定確認が行われるので、筆記用具やタブレットでもなんでも構わないので「メモできるもの」を必ず用意しましょう。

どういう経緯で電話をかけるのかという「文脈」もきちんと整理しましょう。先方の名刺をみて名前や部署を確認、また過去のメールを読み返してどのような話になるかの具体的なイメージを電話の前に作りましょう。

込み入った話に備えて、先方よりいただいた資料をすぐに出せるようにし、速やかに意思疎通がとれるようにするのも重要な準備です。

電話をかけるとき

電話をかけるときに注意したいのは、「電話は物理的に相手を拘束する」ということです。「相手の時間を極力奪わないようにする」ために以下の3つを気をつけましょう。

  • 挨拶と共に自分が何者かをはっきり伝える
  • 「誰」に「何」の用事かを簡潔に説明する
  • 相手の都合を確認する

会社に電話する場合は必ずしも目的の人物が電話をとるとは限りませんので、名前と部署は名刺やメールの署名を見ながらはっきりと伝えましょう。

話を始める前に「今、お時間よろしいでしょうか?」など、先方のご都合を一言聞いておくのも大切です。基本的に朝早い時間や遅い時間、お昼休みの時間に電話をかけるのは避けるべきですが、緊急時などかける必要は生じたときは、必ず一言謝っておくのを忘れないようにしましょう。

折り返しの電話をかけるとき

先方からかかってきた電話に出られなかった場合、必ず自分から折り返し電話をするのがビジネスマナーです。このとき、先方は確実にあなたに用事があるため、出来るだけ早くかけ直すことが重要です。もちろん、早朝・深夜・お昼休みなど避けるべき時間帯には注意しましょう。

折り返し電話をするとき、以下の内容を簡潔に伝えましょう。

  • 自分が何者か
  • どこの部署の誰から電話をもらったか
  • 相手は今電話に出れるのか

これを例文にすると以下のようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。

例文:お世話になっております。○○と申します。先ほど○○部の○○様からお電話をいただき、折り返し連絡いたしました。○○様はいらっしゃいますか?

電話ひとつで「あなたの常識度」が伝わる!

採用選考の連絡で先方から電話がかかってくるということは、しばしばあります。そこで電話のかけ方や応対方法によってビジネスマナーの有無が伝わりますので、きちんとした対応を心がけましょう。

特に中途採用においては、就職活動から間が空いていたとしてもビジネスマナーを求められることがあります。企業への応募後は、自分のビジネスマナーを再チェックしておくことをおすすめします。

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