組織統制には社内ルールを設けよう
従業員数が多く、経営者が従業員の全員に目を配ることができない組織はもちろんですが、従業員数拡大を目指すベンチャー企業などにおいても、組織統制という意味で社内ルールを設けることは非常に大切です。
日本労働組合総連合会の調査では、男女差に関する社内ルールについて報告されています。「職場で旧姓・通称の使用がともに認められている」のは36.3%と過半数以下である結果となりました。社会保険などの公的書類については結婚後の名前を使用しなければなりませんが、職場内のコミュニケーションや名札・名刺においても旧姓を使用できる企業は多くありません。
出典元『日本労働組合総連合会』社内ルールにおける男女差に関する調査2019
旧姓を利用できるかは社内ルールの一つです。旧姓を使ってはならない、旧姓を使わなければならないなどの善し悪しは今回の記事では議論しませんが、企業ごとに異なる社内ルールは就業規則や業務マニュアルなど、様々なルールが存在します。
既存のルールでは新しいイノベーションが生まれないなど、現状に課題意識を持っている企業でも、社内ルールを変えることで改善される可能性があります。
今回の記事では社内ルールとは何なのか、概要についてご説明します。
社内ルールの概要やメリット・デメリットについて
社内ルールは、その名の通り「社内における決まりごとやルール」のことを表しています。
社内ルールの中には、業務マニュアルなど明文化されているものと、明文化されていませんが社内では当たり前とされているような暗黙のルールがあります。
社内ルールと就業規則との違いについて
就業規則だけでは、社内ルールをきちんと設定しているとは言い難いです。
就業規則も広い意味では社内ルールの中の1つではありますが、大きな違いがありますので社内ルールと就業規則の違いについても説明します。
就業規則とは
就業規則とは、労働者が就業上遵守すべき規律や労働条件に関して、労働基準法等に基づいて定められた規則のことです。
「何時に出社する」「休憩を何時に取る」「給料は何日に支払う」など、労働時間や休日・休暇、賃金の額、入退社時の手続き方法など、必要とされる取り決めの内容を記します。
常時10人以上の労働者を抱える会社では、就業規則を作成しなければならないと労働基準法でも定められています。就業規則は会社と従業員間の「契約」となりますので、従業員は就業規則の内容に合意し、従わなければいけません。
社内ルールとは
社内ルールは服務規律や業務マニュアルなど、会社が独自に決めている規則やルールのことを表しています。就業規則のように会社と従業員の間での契約ではありません。
きっちりと明文化されているルール以外に、暗黙の社内ルールも存在します。
例えば「上司や先輩よりも先に出社しなければいけない」「勤務中はアクセサリー類を身につけてはいけないが結婚指輪だけはOK」「社内の掃除は新入社員が行う」などといったものです。
何故社内ルールを設けなければならないのか
社内ルールはなぜ必要なのか、なんのために作成するのか。社内ルールの必要性についてご説明します。
従業員の人数が少ない会社の場合は、経営者が社内全体の管理をすることも可能です。従業員全員に目を配り指示や指導もできますので、考え方や行動も経営者の考えでまとめることもできるでしょう。
会社が成長するに伴って従業員も増えていきますので、人数が多くなれば経営者だけの力で管理することが難しくなってきます。社内に一定のルールを定めることで、意思決定にブレが生じにくくしたり、価値観や考え方、手順などを一定の基準に統一したりすることが可能になります。
社内ルールを設けるメリットについて
社内ルールを設けることで、下記のようなメリットがあります。
従業員のモチベーション向上
従業員のやる気を高める要素には「達成感を味わうことができる」「自分の存在価値を認めてもらえる」「業務内容に満足している」「スキルや技術を高められる」「上司や先輩から褒めてもらえる」などがあります。
例えば「エンジニア職の従業員に対し、毎月1度業務以外の研究など自由に使える日を設定する」ことで業務以外のやりたいことを学んだり調べることができるようになり、社員のやる気アップに繋げることができた事例などもあります。
従業員に対する評価や業務内容、スキルアップの手段などに関する制度やルールによって、従業員のモチベーションを高める仕組みを作り上げることが可能なのです。
業務レベルの統一
業務マニュアル、作業リスト、トークスクリプト、などといった業務に関する手順やルールを明文化することで、経験の浅い従業員でも一定のレベルで業務を行うことが可能となります。
「トラブルが起こった際の対応方法」「接客サービスに対する考え方」「業務の優先順位」といった考え方や価値観などに関しても統一を図ることができます。
マニュアルに沿って指導できるため、抜け漏れが減り精度の高い教育が可能です。指導法や研修システムなども明文化しておくことにより、会社の方針や考え方に沿った教育をスムーズに行うことができるようになります。
業績アップ
従業員のモチベーションが上がったり業務レベルを統一させたりすることは、業績アップにも繋がっています。
従業員のこなす仕事の量や質は、仕事のやる気によって作用されますし、やる気が高ければ高いほど良い成果も出やすいと言えます。業務レベルを統一することにより、効率のよい仕事ができるようになります。
社内ルールを設けるデメリットについて
社内ルールはメリットだけでなく、デメリットも存在します。社内ルールを儲ける前に、デメリットについても理解を深めましょう。
厳しすぎると従業員の行動が制限される
問題がある度にどんどんルールを追加してしまうと、従業員の行動が制限され窮屈な職場になってしまいます。
「会社の経費は必ず事前に上司と確認する」であれば、少額の経費であっても上司に報告しなければなりません。従業員自身の意思決定スピードが低下するだけでなく、上司が忙しいなどの理由から「本来必要であるのに上司の承認を取るスピードが遅いから、経費申請を諦める」などがあると、会社にとっても不利益になる可能性があります。
人間は本来自分で意思決定し行動したいという「自己効力感」を持っていますので、ガチガチに固められた厳しすぎるルールを設定すると、従業員の行動が制限され、やる気をそぐ結果になってしまいます。
組織の硬直化
ルールやマニュアルにより、同じような考え方や価値観を持つ人が増えてしまうと、組織が硬直化してしまう恐れがあります。
業務効率化につながるアイディアであっても「昔からのやり方やマニュアルのやり方でないとダメだ」とルール化されていると、労働生産性は向上しないままになります。新しいアイディアを出しても受け入れてもらえなければ、学習性無力感を感じ、そもそも新しいアイディアを出すことすらなくなってしまいます。
新しい発想やアイデアが生まれにくくならないための工夫が必要です。
従業員の考える力が欠落してしまう
ルールを徹底しすぎると、ルールやマニュアル通りに行動してさえいればよい、という考えに陥りやすくなります。「何のためにそのルールが存在するのか」という目的を忘れてしまい、ルールのためのルールになってしまっては本末転倒です。
社内ルールが組織風土・企業文化・社風に与える影響
社内ルールは組織風土や企業文化、社風にも影響を与えます。
例えば外食チェーンのKUURAKUグループでは「ありがとう」や「感謝の心」が馴染む風土を作るための社内ルールを設けました。「ありがとうカード」を作り、何かをしてもらった時や感謝を伝えたいときにありがとうカードを渡すというルールです。そしてもらったカードの枚数を評価の対象とし給与額にも反映させました。
人から感謝されることの喜びを社員にわかりやすく伝えることで「人に感謝をすることや感謝の気落ちを持つことは当たり前」という風土を醸成することができました。
社内ルールが浸透し、それが当たり前となったときに風土や文化、社風も変化していくのです。
自社の成長に合った社内ルール作りを
社内ルールの改善するためには、まず明文化されていない社内ルールも含め、どんなルールが存在しているのかを把握することが重要です。
ルールを定めすぎると従業員の行動が制限されがちになってしまうため、各ルールの目的を明確にして、必要なルールと不要なルールを判別し、整備していくことが自社の成長に合ったルール作りに必要です。
