面接で不採用の方こそ、電話で結果連絡を
採用面接で不採用の方への断り方は、リスクマネジメントの観点から、慎重に行うべきです。採用ではご縁がなかったとしても、将来の顧客やパートナーになるなど、事業にとって必要な存在となる可能性もあるためです。
不採用通知の方法は、メールや郵送のほかにも、電話というダイレクトな方法もあります。電話は最もスピード感があり、先方と直接会話できます。回答しにくい質問も出やすいものの、誠意を伝えやすいという利点があります。
採用活動での印象が企業イメージを左右する
不採用の通知を行わない「サイレントお祈り」はどの程度発生しているのでしょうか？
HR総研の調査によれば、就職活動をした学生が企業に対する不満として「結果を必ず通知してほしい（サイレントお祈りはやめてほしい）」内容が圧倒的に多いという結果も報告されました。サイレントお祈りを経験した学生は怒り、恨み、苛立っていると報告されています。
大企業（従業員規模1001名以上）であれば、書類選考の不合格者への通知は約6割の企業のみしか行っていません。
面接後であっても、大企業（従業員規模1001名以上）の4社に1社は、不合格者に対して連絡を行っていません。
ここで留意すべきは、採用活動に対する印象が、企業のイメージを左右するという点です。面接で不採用の方への対応もいわずもがな、会社への印象を大きく左右すると考えられます。
不採用通知を実施する目的や意図について
不採用通知を実施する目的や意図とは、不採用の方にも誠意ある対応をすることで、心象が悪くなることを回避することにあります。
今回の採用面接で不採用になった方も、将来的な顧客、パートナー、数年後にもう一度応募してくれるなど、さまざまな可能性が広がっています。こうした可能性を放棄しないために、不採用通知は必ず行うべき重要なものです。
不採用通知を実施する際の心得・注意点とは
不採用通知を実施する際の心得とは「どうせ入社しない人に手間をかける」という意識から抜け出すことです。「今回は不採用だったけれども、いつかまたご縁があるかもしれない」と心得て、誠意を持って丁寧に対応するよう、注意しましょう。
大企業になるほど、採用合格の場合のみ結果を通知する「サイレントお祈り」が多くなります。サイレントお祈りは、応募者への心理的負担が大きいばかりか、別の採用面接を進めにくくする妨害行為ともいえます。応募者の印象は、必ずといって悪くなるので、早急に止めたほうがよいでしょう。
不採用を電話で伝えるメリットとは
不採用を電話で伝えれば、面接を受けてくれたお礼を、応募者に直接伝えることができます。応募者にも企業側にもメリットがあります。例えば、下記が挙げられます。
- メールや郵送よりも事務的な印象を与えにくい
- 即座に結果が伝わるため、応募者が結果を待つストレスを軽減できる
- 応募者が疑問や質問がある場合、その場で解消できる
応募者のメリットを鑑み、不採用を電話で伝えることで、応募者の好感度が上がるはずです。数年後にまた、経験を積んだのちに再応募してもらえる可能性も高いのではないでしょうか。メールで文面をあれこれ考えたり、郵便物を手配するよりも時間がかからないというメリットもあります。
不採用を電話で伝えるデメリットや注意点とは
不採用を電話で伝えることには、デメリットや注意点もあります。例えば、下記が挙げられます。
- 電話を受けた応募者が採用と期待しがちで、結果を伝えた際に落胆されてしまう
- 不採用の理由を聞かれることがあるので、事前に回答を準備しておく必要がある
- 留守電になったり、会議中に折り返しが来たりなど、ロスが発生する可能性がある
- 頑張るから入社したいと粘られるなど、想定外のことが起きる可能性も否めない
不採用を電話で伝える際には、どんなに準備していたとしても、アドリブが必要となります。相手に悪い心象を与えることなく、伝えるべきことを伝えらえるよう注意しなければなりません。
不採用の方への電話連絡は、経験が大事
電話での不採用通知は、即座にコミュニケーションが取れて誠意も伝わりやすい方法ですが、一斉に送信できるメールよりも手間がかかり、アドリブも求められるという難点もあります。不採用と聞き、相手が落胆する様子をダイレクトに感じてしまうので、人事担当者側も精神的に負担を感じることでしょう。
しかし、経験を積むことはとても大切です。採用・不採用を決める重みを認識し、どのような対応なら誠意が伝わるのかを改めて考えることができます。こうした場数を踏むことで、人事として対外的な処世術も身につけられるでしょう。