要員計画の立て方や流れとは?メリットやデメリットを理解する

人手不足の現状について

厚生労働省の調査では、人手不足を感じている企業の割合はここ10年ほど増加傾向が続いており、日本全体で人手不足が深刻な問題になっています。

人手不足感の推移
出典元『厚生労働省』雇用を取り巻く環境と諸課題について

リクルートの調査によると、採用目標人数を充足できた企業は47.0%であり、半数以上の企業が採用計画の目標を達成できていない状態です。

採用目標数を充足できた企業
出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

労働力人口の減少が続く中で企業が成長を続けていくためには、場当たり的な採用活動を続けるのではなく、計画的な人材採用を行う要員計画を考える必要があります。

今回は、要員計画の具体的な立て方について説明します。

要員計画の目的とは

要員計画とは、企業が事業計画を進めるにあたって必要な人材の確保や、不要な人材の整理などを計画することです。要員計画の目的は、企業が効果的、効率的な事業計画の運営を進めるために貴重な人材の能力をより活用するためにあります。

人材戦略を明確化することで、採用や異動、配置転換、人材能力開発などの調整を行いながら企業の経営方針や事業計画の達成を目指すことが可能となります。要員計画は優秀な人材の確保と育成、活用によって事業の達成を図ることが目的です。

少子高齢化が進み労働力が不足し、それに伴い様々な働き方や多様な人材が社会進出したことで労働者の仕事に対する価値観も変化しています。社会が変化し予測できない状況において、企業は貴重な人材を有効に活用し、変化を生き抜くために中・長期的なビジョンに立った人的資源の量的・質的な適正化が必要だということで要員計画がすすめられているのです。

要員計画を立てる際に決めるべきこと

要員計画の立て方ですが、大切なのは経営計画と連動して計画を作る必要がある点です。

計画作成には長期の経営計画との擦り合わせを行い、その上で事業計画を遂行するためにどんな人材をどのくらいの人数で採用するか検討する必要があります。事業計画によって拡大が必要な部署や事業には、どんな業務内容になるのか業務の棚卸しと、必要な役割や職種を事前に確認することが大切です。業務に必要な人員を算出し、棚卸しした業務と新規業務に人材がどのくらい必要か検討し、中長期の経営計画と擦り合わせながら、増減員を要員計画に盛り込んでいくのです。

人数だけでなく、スキルも検討します。どのレベルのどんな人材が必要なのか人材の量と質も要員計画には必要となります。人材の採用スケジュール、どんなスキルを持った人材をどのくらい確保するか(人材の量と質)、配置・教育、雇用形態や待遇面なども検討し、将来の状況も踏まえて総合的に計画しましょう。

要員計画の立て方について

要員計画の算出方法は何があるのでしょうか。算出方法は「ボトムアップ方式」と「トップダウン方式」の2種類があります。

「ボトムアップ方式」は、それぞれの部門、職種、階層別に必要人員を報告する方式です。業務や作業量分析に基づいた業務量に応じて、現場が必要な人員を要請し、それを積み上げて算出する方法でミクロ的アプローチ、ミクロ的手法とも呼ばれています。

ボトムアップ方式だけで算出していくと人員が多くなり、必要な人員数が膨大に膨れ上がり、人件費が大きくなってしまう可能性があるため注意が必要です。

「トップダウン方式」は、会社全体の目標売上高に基づく「労働分配率」「損益分岐点」「売上高」「付加価値」「人件費率」などから必要な人員総数を決め、それを各部門、職種、階層に割り振っていく方式です。財政面等から必要な人員総数を確定し、各職種や部署、部門に割り振る方法で、マクロ的アプローチ、マクロ的手法とも呼ばれます。

トップダウン方式の注意点は、適正人件費などの財政面を重視しすぎると、現場に十分な人員が行き渡らず現場の不満を招くところです。現場の声を聞きながら適正な人材量を考える必要があるでしょう。

要員計画を立てるまでの流れについて

要員計画を作成する流れをご紹介します。

「要員計画案」を作成しましょう。これは各部門の責任者を通して、その部署における人材の過不足を把握し、部署ごとの人員数を集計して算出します。

続いて労働生産性、直間比率等の指標の業界平均などを用いて部門間の人員調整を行います。本当にその人数が必要なのかどうかを客観的に判断します。

採用面からも統計データを用いて要員調整を図ります。「求人倍率」や「採用状況」「内定者状況」など労働市場や採用市場の指標から将来的な人手不足などの分析も行います。人材量と質が適正かどうか最終的な判断や要員調整が行われ、計画案が完成されるのです。

自社にあった要員計画を人材数、量、コスト等から検討しましょう

終身雇用の崩壊や人手不足の影響から計画的な人材管理が必要になっています。要員計画を立てる際には、必要な人材の数や質、必要なコストなど、さまざまな情報と照らし合わせながら考える必要があるでしょう。

企業の維持・成長に欠かせない人材の確保を計画的に行うために、自社に合った要員計画を立てる必要があります。

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