職場環境には物理的環境だけでなく人間関係などあらゆる視点での改善が必要
厚生労働省の調査によると、脳・心臓疾患の労災請求件数や精神障害の労災請求件数は年々増加傾向にあり、仕事が原因で労働者の健康に様々な害を及ぼしていることが分かります。
2015年12月から義務化が始まったストレスチェック制度などでも、企業が労働者の健康を考慮することが求められているだけでなく、厚生労働省による時間外労働等改善助成金や産業保健関係助成金など、様々な助成金を設けることで企業の職場環境改善への取り組みを支援しています。
職場環境には、音や明るさなどの物理的な要素だけでなく、人間関係などの目に見えない抽象的な要素も含まれ、職場環境を改善するためには、各要素における自社の課題を明確にして、優先順位を付けて取り組むことが大切です。
今回は職場環境を改善する方法について説明します。
職場環境を改善する優先順位と具体的な施策例について
優先順位高：深刻な問題例と施策例
ハラスメントが発生している
ハラスメントを受けた際には誰にも相談しないことが多く、理由として相談しても無駄であると思っているようです。
社員が相談できる場所、面談など相談できる機会を定期的に作ることが大切です。相談する場所ができることで、まずは隠れている問題を明確化することができ、どうしたら解決できるか対策を練れます。
過酷な残業が多い
業務のスケジュールにルールや工程がしっかりと決めれていないことが原因に考えられます。
上司は部下の仕事と労働時間を把握し、部下も仕事の進捗報告をしっかり行うことが必要です。仕事量を明確化することで、適した休憩や労働時間を割り当てることができるでしょう。
優先順位中：最低限の基準のライン
ゴールを設定せずにダラダラ会議の時間を取ること
しきり役が時間を設定したり、会議を進めるための段取りを準備していないことなどから起こります。会議をするときには、あらかじめゴールを設定したり、会議の時間を決めておくと良いでしょう。→ゴールに沿って議論を進められたり、時間を意識してまとめる体制を作っていけます。
空調などオフィス環境を整えること
空調が整っていないと、夏場なら暑く熱中症の恐れがありますし、室温が社員のやる気の低下に繋がることも否めません。→気温だけでなく、休憩場所や、机や椅子など職場環境を整えることで、社員が快適に仕事ができ、同時に生産性も上がります。
優先順位低：最低限の基準を満たしているが、理想的な基準ではない課題
作業をマニュアル化する
中小企業など少人数でそれぞれあらゆる仕事をしていると、マニュアルなしでそれぞれのやり方で進め時間がかかることも多いです。
マニュアル化することで、引き継ぎや作業効率が良くなり生産性が上がります。
事前に社内資料の作成基準を明確にして、必要以上の資料の作成を抑制する
資料の作成基準を設けていなかったため、同じような資料が重複してしまうことが起こります。
作成基準を作ることで、必要な情報量の資料を保存することができ、無駄な作業の時間を省くことができるでしょう。
研修などを開催して、効率的な仕事の進め方を共有する
それぞれのやり方で仕事を進めていれば、効率良く仕事ができる社員もいれば、同じような失敗を繰り返す社員もいます。
研修を行うことで、それぞれの作業効率を上げ、社員のやる気も上げるでしょう。
職場環境は引き起こす問題の深刻さから優先順位をつける
職場環境の改善は様々なことに取り組む必要があり、優先順位を付けて順に取り組んでいく姿勢が求められます。
何を改善するかだけでなく、目標とするラインはどこなのか、どのように計測するのかなどを明確にすることで、全従業員との共通言語を作ることが、会社全体として改善する姿勢づくりに有効になるでしょう。