採用計画のフォーマットの作り方とは?採用計画作成に役立てよう

求人倍率の推移状況について

リクルートの調査によると、2020年卒の大卒求人倍率は8年ぶりに減少したものの、1.83倍と高い水準を維持しています。

大卒求人倍率調査
出典元『リクルートワークス研究所』第36回 ワークス大卒求人倍率調査(2020年卒)

求人倍率の推移を従業員規模別で見ると、従業員数300人以上の大企業は低い水準で安定しており、労働力人口減少の影響は主に300人未満の中小企業が受けています。

従業員規模別求人倍率の推移
出典元『リクルートワークス研究所』第36回 ワークス大卒求人倍率調査(2020年卒)

労働力人口の減少が続く中で企業が成長を続けていくためには、人材を適切に採用・異動・配置するための採用計画を立てて、活用していく必要があります。

今回は採用計画を立てて活用していく上で必要不可欠なフォーマットについて説明します。

採用計画の目的とは

採用計画をたてる必要があるのは、日本が少子高齢化により圧倒的な人員不足の状況にあるからです。今後、若手の採用はさらに厳しくなることが確実視されています。採用環境が厳しくなる中で、優秀な人材を確保するためには、採用計画を綿密に立てることが不可欠です。

新卒採用の動きも毎年変化しており、スケジュールや広報、インターン、採用活動など、人事が行わなければいけない仕事も多様化してきました。若手人材が減少しているため、優秀な人材を採用する動きが激化しており、きちんと採用計画を立て綿密に動き出す必要があります。

採用計画を立てる際に決めるべきこと

採用計画を立てることは優秀な人材を確保するだけでなく、離職防止や入社後の活躍においても非常に重要です。採用計画を立てる際に決めておくことはなんでしょうか。

求める人物像を明確化しておくことです。属性(年齢、性別、学歴)、タイプ(性格、行動特性、志向性)、勤務条件から、人物像や業務上必要なスキルや価値観などを明確化し言語化できるようにしましょう。

募集する職種や年代、新卒か中途かという状況によっても求める人物像やスキルは異なるため、採用ごとに人物像を描くようにします。部署にヒアリングすると業務に必要なスキルや能力、資格を提示してくるケースが多いですが会社の社員となるため、自社にとってどんな人が活躍するのか、どんな人物が自社の社風に合うかという点も人事として採用計画に盛り込みましょう。

選考方法や評価方法の定義も明確化していきます。先ほど提示した求める人物像の中の優先順位を立て、最も譲れないポイントはどこかを決めます。どこを重点的に見て採用するか、方法はどうするのか決めていきます。面接なのか筆記試験なのか、書類選考でどこまでをクリアラインとするのか等具体的に考えましょう。

面接の際、面接官によって目線が異なることを防ぐため面接チェックシートを作成したり、質問内容を統一化するなど確認すべき点を共有化しておくと安心です。

採用計画のフォーマットについて

採用計画においてフォーマットは欠かせません。手作業で策定・管理するには限界がありますので、ツールやテンプレートを活用し、やるべきことの漏れがないようにすべて整理することが重要となります。

一番導入しやすいのがExcelフォーマットの利用です。1から自分で自作することは大変ですので、テンプレートを使用するのが便利です。無料のテンプレートがありWeb検索からダウンロードすることで利用できます。

もし1から自作するのであれば、まずは現状の人員構成図を作ることから始めましょう。部署別の人数や年齢分布や役割構成、人件費などを表やグラフ化します。その後、従業員数と売上を掛け合わせ、部署単位で1名増やすために売上をいくら増しと見込むのかシュミレーションを立てましょう。選考方法、評価方法、募集ツール、採用活動スケジュールも網羅しましょう。

人材管理ツールを導入することもおすすめです。様々な企業から人材管理ツールがリリースされていて、効率よくすすめるために利用している企業も多いです。クラウドツールには人材データベースで分散化した人事情報を一元管理したり、現状の人員配置の状況を客観的に把握することができるので、人員の過不足をすぐに確認することができます。勤怠管理システムとの連携ができるものも多く、残業が多い部署や人手不足な部署の把握も可能となります。

社員のキャリア情報や職務状況なども管理することができるので、メンタルヘルスや人事異動や配置、教育にも利用できるでしょう。

採用課題や目標を決め、フォーマットを使いながら採用計画を立てよう

労働力人口の減少による採用難が続いているため、しっかりとした採用計画を立てる必要があります。

採用計画を立てる際には、採用目標や選考方法などの細部を具体的に決めて、採用における課題を洗い出しておく必要があります。フォーマットをもとに自社ならではの採用計画を立てて、自社に合った人材の採用に役立てましょう。

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