アルバイトの採用通知書の書き方、出し方とは?迅速な対応を心がけよう!

アルバイト採用における日本の現状について

帝国データバンクの調査によると、正社員不足に悩む企業は50.3%と過半数を超えています。アルバイトなどの非正社員においても、3割近くの企業が人手不足に悩んでいます。

従業員が不足している企業の割合
出典元『帝国データバンク』人手不足に対する企業の動向調査(2019 年 10 月)

パーソルキャリアの調査でも、アルバイトの有効求人数は近年右肩上がりとなっており、有効求人倍率も1.8倍程度と売り手市場になっています。

求人・求職および求人倍率の推移
出典元『パーソル キャリア』労働市場データ(2019年3月号)

非正規社員の割合も増加傾向にあり、男女計で37.8%、女性だけで見ると56.0%と増加し続けています。

雇用形態、年齢階級別役員を除く雇用者の推移
出典元『総務省統計局』労働力調査(基本集計)平成30年(2018年)平均(速報)結果の要約

多くの企業が人手不足で悩む中、アルバイト採用を活用するためにはどのような属性や悩みを抱えているのかを理解することが大切となります。

非正規社員を選んでいる理由として、男女共に「自分の都合のよい時間に働きたいから」が最も多い理由となっていて、アルバイト職等の非正規社員を自らあえて選択している人が増加しています。

現状の雇用形態についた主な理由別非正規の職員従業員の内訳及び推移
出典元『厚生労働省』労働力調査(詳細集計)平成30年(2018年)平均(速報)

アルバイト採用でも、新卒採用などと同様に採用を決定したとしても辞退される可能性があり、迅速でかつ丁寧な採用通知が求められます。今回はアルバイト採用の採用通知書の送り方や伝えるべき内容について説明します。

アルバイト採用の採用通知への考え方

採用通知は必ず送りましょう。

内定の連絡を電話で伝えた後すぐに郵送かメールで伝えるのが一般的です。口頭だけの説明より、丁寧に書面で条件や今後のスケジュールを伝えることで、真摯な対応が好印象に繋がります。口頭で内定を伝えたからといって100%承諾するとは限りませんので、できる限り辞退されないよう先の見通しを伝えることが大切です。

しっかりとした対応や、自分の入社に対し迎えてくれている安心感が辞退を防ぐことに繋がりますので新しい仲間を温かく迎え入れる意識をもって、採用通知は礼儀正しく書くことを心掛けましょう。

採用通知を行う手段について

最初の内定通知は電話かメールで伝えましょう。できれば先に電話で話をしてから書類を送るのがベターです。電話で内定に対しての反応や温度感を確かめることができるからです。

事前にメールを送る場合も、必ずメール送付後に電話しましょう。メールを送りっぱなしですと、メールを受け取ったことに気づかない可能性があります。

できるだけ直接の接触回数を増やしておき、今後のスケジュールの都合も確認するなどして辞退の可能性を最小限に抑え、メールや書類など履歴の残る形での連絡も重ねて送る様にしましょう。

採用通知を行う上で伝えなければならない内容について

採用通知に記載すべき内容は「面接に来てくれたお礼」「採用の報告」「今後のスケジュール」についてです。労働条件通知書や雇用契約書、就業規則がある場合は条件の確認ができますが、アルバイトの場合通知書を出さないという場合は、採用通知で条件(時給や就業時間、労働条件や規則等)を伝え相互の認識をそろえることも大切です。

今後のスケジュールに関しては、勤務日初日なのか、勤務する前に説明やオリエンテーションの時間を取るかによって異なりますが、入社時のトラブルを防ぐためには説明の時間を取った方が望ましいでしょう。

採用通知書のテンプレート例について

採用通知書のテンプレート例をご紹介します。まずは内定後出社日をご案内するケースのテンプレート例です。
______________
〇〇 〇〇 様

お世話になっております。
〇〇店、店長の△△と申します。

先日はお忙しい中、面接にご来社いただきありがとうございました。

厳正なる選考の結果、〇〇様をアルバイト従業員として採用することが決まりましたのでご連絡いたしました。

つきましては、初出勤のお日にちについてご確認いたしたく存じます。
下記日時のなかでご出勤可能なお日にちをお教えくださいませ。

■出勤希望日時
〇月〇日(〇)△時~
〇月〇日(〇)△△時~
〇月〇日(〇)△△△時~
※ご都合が悪いようでしたら別途ご相談させて頂きます。

ご出勤が可能なお日にちは〇月〇日(〇)までに、お伝えいただきますようお願い申し上げます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
_________________

続いて、内定連絡後説明会をご案内するケースのテンプレート例です。

_________________
〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○採用担当の△△と申します。

先日は、面接にご来社いただきありがとうございました。
その後、弊社の採用基準に基づき厳正な選考をさせていただきました結果、あなたをアルバイト従業員として採用することを内定いたしましたのでお知らせいたします。

つきましては、入社いただくにあたり、詳細な事項に関しても打ち合わせをさせて頂きたいと思います。
お忙しいところ恐縮ですが下記日時のなかでご都合のよろしいお日にちをお教えくださいませ。

■打ち合わせ希望日時
〇月〇日(〇)△時~
〇月〇日(〇)△△時~
〇月〇日(〇)△△△時~
※ご都合が悪いようでしたら別途ご相談させて頂きます。

〇月〇日(〇)までに、お伝えいただきますようお願い申し上げます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
______________

迅速かつ丁寧で、わかりやすい採用通知で辞退を食い止めましょう

アルバイト採用でも採用通知は迅速に行うべきであり、電話だけでなくメールや郵送など、履歴の残る形での連絡も併せて行うべきです。

企業が採用したいと思った場合にも、候補者は辞退する可能性もあるため、迅速かつ丁寧で、わかりやすく今後のフローや行動について案内することが求められます。

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