アルバイト採用後の必要書類と手続きとは?事前準備と管理を行おう

アルバイト採用における日本の現状について

帝国データバンクの調査によると、正社員不足に悩む企業は50.3%と過半数を超えています。アルバイトなどの非正社員においても、3割近くの企業が人手不足に悩んでいます。

従業員が不足している企業の割合
出典元『帝国データバンク』人手不足に対する企業の動向調査(2019 年 10 月)

パーソルキャリアの調査でも、アルバイトの有効求人数は近年右肩上がりとなっており、有効求人倍率も1.8倍程度と売り手市場になっています。

求人・求職および求人倍率の推移
出典元『パーソル キャリア』労働市場データ(2019年3月号)

非正規社員の割合も増加傾向にあり、男女計で37.8%、女性だけで見ると56.0%と増加し続けています。

雇用形態、年齢階級別役員を除く雇用者の推移
出典元『総務省統計局』労働力調査(基本集計)平成30年(2018年)平均(速報)結果の要約

多くの企業が人手不足で悩む中、アルバイト採用を活用するためにはどのような属性や悩みを抱えているのかを理解することが大切となります。

非正規社員を選んでいる理由として、男女共に「自分の都合のよい時間に働きたいから」が最も多い理由となっていて、アルバイト職等の非正規社員を自らあえて選択している人が増加しています。

現状の雇用形態についた主な理由別非正規の職員従業員の内訳及び推移
出典元『厚生労働省』労働力調査(詳細集計)平成30年(2018年)平均(速報)

アルバイト採用であっても、労働契約を結ばなければならず、場合によっては社会保険加入手続きなども発生するため、企業側での受け入れ準備を行う必要があります。

今回はアルバイト採用における企業が準備すべき書類や書類の内容について説明します。

アルバイト(パートタイマー)の法的な定義について

アルバイト・パート職とは1週間の所定労働時間が、同じ事業所に雇用されている正社員と比べて短い労働者のことをいいます。アルバイト・パートでも労働基準法、健康保険法や厚生年金保険法などでは、他の社員と法律上の違いはありません。一定の条件を満たしていればパートでもアルバイトでも変わらず正社員と同じように厚生年金保険・健康保険への加入、付与される日数は異なる場合もありますが、有給休暇の取得などが可能です。

社会保険の加入条件は、下記となります。

  • 週20時間以上の勤務、年収106万円以上など5つの条件を満たしていること(以下の5基準を満たしていれば、社会保険加入の対象になる)
  1. 週の所定労働時間が20時間以上であること
  2. 賃金月額が月8.8万円(*)(年約106万円以上)であること
  3. 1年以上の使用されることが見込まれること
  4. 従業員501名以上(厚生年金の被保険者数)の勤務先で働いていること
  5. 学生でないこと(※夜間や定時制など、学生でも加入できる場合もある)
  • 「1週の所定労働時間」及び「1か月の所定労働日数」が、正社員の4分の3以上であること

アルバイト・パート社員はあくまで短時間勤務ということなので、基本は社員と変わらないのです。

アルバイト採用時に必ず準備しなければならない書類とは

アルバイトを採用した際に必ず手続きする書類があります。法的に提出が必要な書類ですので必ず提出してもらいましょう。

  • マイナンバー
    全員提出必要(平成28年1月1日からマイナンバー制度が導入されたため全員要提出)
  • 年金手帳
    社会保険加入者(年金事務所で「基礎年金番号」が必要になるため)
  • 雇用保険被保険者証
    社会保険加入者(雇用保険加入の手続きの際に必要のため)
  • 源泉徴収票
    同じ年に他の勤務先から給与をもらっている対象者(年末調整手続きで必要のため)
  • 扶養控除等申告書
    年末調整対象者(年末調整手続きで必要のため)
  • 健康保険被扶養者異動届
    社員に被扶養者がいる対象者(健康保険加入手続きで必要のため)

書類が多く大変ですが、入社時に記入や提出をしてもらい漏れがないよう確認しましょう。

労働基準法で義務付けられている、労働条件通知書についても作成が必要です。正社員採用のものをベースに、アルバイト採用の内容に変更したもので大丈夫です。

準備したほうがよい書類と必要な理由について

法的にはなくてもよいですが準備した方がいい書類はなんでしょうか。

「雇用契約書」を準備するのは望ましいでしょう。雇用契約書は就業時間や勤務場所等、労働条件に関して事業主と従業員が同意したうえで、それぞれ捺印と署名を行います。「労働条件に関して同意して、労働の契約を結んだ」という証拠を書面で残すことができますので、就業後条件の認識の違いを防いだり、トラブル防止になります。

それ以外では会社の方針や規約を遵守する約束を取り付ける「誓約書」も準備した方がいいでしょう。SNSでの発信や個人情報に関しての誓約書を結ぶと今後のトラブル抑止となります。

身分証明、住所地の確認のための住民票提出や、身元保証書の準備。免許や資格がアルバイトの採用の条件なのであれば証明書。給与の振込口座登録申請書や交通費申請書も用意しましょう。

書類の準備と管理はセットで考える必要あり

アルバイト採用であっても雇用を行う上では、法的に必要な手続きはもちろんのこと、不要なトラブルを避けるためにも、様々な書類を準備しておくことが求められます。

必要な書類が多くなればなるほど、負担も大きくなるだけでなく個人情報の取扱などにも十分に注意する必要があるため、提出してもらう書類などをきちんと整理して仕組み化することが大切となります。

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