日本の労働生産性は改善の余地を残している
少子高齢化や売り手市場という状況から、新しい人材を獲得することは、やはり厳しいのが現状です。こういった状況からも、組織を成長させるためには既存の人材を活躍させる方法も有効といえるでしょう。
日本の労働生産性は、他の国の労働生産性に比べ改善の余地があると言われています。公益財団法人・日本生産性本部によると、日本の時間当たり労働生産性は47.9ドルで、ＯＥＣＤ加盟３６カ国中２１位でした。８位であるアメリカと比べても、2/3程度の水準となっています。
出典元『公益財団法人 日本生産性本部』労働生産性の国際比較 ２０２０
多くの国で生産性が向上しているのに対し、日本は労働生産性が低下している結果となっています。少子高齢社会に伴う労働力人口の減少により、労働生産性の向上が叫ばれている中で、実際の労働生産性が低下している状態は危ない状態とも言えます。
出典元『公益財団法人 日本生産性本部』労働生産性の国際比較 ２０２０
人事業界では、従業員が持つスキルや知識、経験値などを可視化することで、人材配置や人材育成などに活かすタレントマネジメントシステムが浸透し始めています。
独立系ＩＴコンサルティング・調査会社であるＩＴＲは、日本国内における２０１６年度の人材管理市場の売上を、前年度比３０．２％増と発表しており、その推移は年々増加傾向であることを示しています。
出典元『EnterpriseZine』2016年度の人材管理市場、働き方改革への取り組みや新興ベンダーの躍進により前年度比30.2％増――ITR発表
今回は、組織やシステムの理想像でもある「全体最適」について説明します。
全体最適とは？どのような状態が最適だと言えるのか
全体最適とは「組織全体として最適な状態」のことを指し、組織として最もパフォーマンスを発揮することのできる状態のことをいいます。会社経営や組織運営など、経営について説明する際によく使われる用語です。
会社経営において、一部の部門やシステムの生産性のみを向上させたとしても、必ずしも会社組織としての利益が最大化しない場合があります。一部分の生産性・効率性の向上ではなく、組織・システム全体として、生産性・効率性を向上させることを重視する思考プロセスのことを全体最適というのです。
労働人口減少による人材不足が叫ばれる日本経済において、全体最適による効率化やコスト削減は、避けられない経営課題でもあります。経営者は、会社組織として利益が最大化するように、自社の全体最適がどのような状態なのかを考え、全体最適に対する考え方を従業員に浸透させることが大切です。
なぜ全体最適が求められるのか
一部の部門やシステムの生産性のみを向上させたとしても、会社全体の利益が最大化しない場合は多々あります。人口減少による人材不足が指摘されている日本において、少ない人材で最大限の生産性を生み出すには、組織全体での効率化やコスト削減は避けられない課題です。
組織において、従業員それぞれが自身の最適を目指した場合は連携がとれなくなり、組織は崩壊してしまうでしょう。組織全体の活動を意識しながら、個々の能力や役割を活かしていく必要があります。
全体最適を意識していかなければならない人材は経営層であり、経営全体を意識して行動しなければならないメンバーです。しかし、いずれ従業員一人ひとりが自分自身の働き方や日常業務を見直し、会社の利益につなげるための必要な仕事を見極めることができるように教育していくことも大切です。
全体最適と部分最適の共通点や違いについて
全体最適の反対の意味として、部分最適という言葉があります。
部分最適とは、企業や組織、システムにおいて、部署や要素それぞれを最適化させる方法を指します。部分最適は、組織全体ではなく一部の部署や現場の生産性・効率性を向上させる効果があります。
全体最適も部分最適も、生産性・効率性を向上させることが目的です。しかし部分最適によって組織の一部や個人の生産性・効率性が向上したとしても、組織全体の生産性・効率性が必ずしも向上するわけではありません。
たとえば工場内を機械化することで人件費を削減し、生産性が向上したとしても、仕入れの遅れや過剰生産によって在庫リスクが増加するなど問題が発生する場合があります。
部分最適されたからといって必ずしも全体最適に影響を与えることはありません。部分最適を導入する際は、組織やシステム全体にどのような影響を与えるかを充分に検討する必要があるでしょう。
全体最適を行う企業としてのメリットについて
生産性の向上
全体最適の実現により会社全体の生産性を向上することが期待できます。
例えば、重複している事務作業を一括することで無駄な業務を減らし、組織としての生産性を向上させます。複数の支店を持つ企業では、支店ごとに行っていたバックオフィス業務を一つの部署に集約して全体最適を図り、それぞれの支店の生産性を向上させるということも可能です。
全体最適の観点から必要不可欠な業務プロセスなのか、部署ごとに行うことにこだわらず全体的に捉えることが必要です。
経営資源の有効活用
全体最適により、人材や情報などの限られた経営資源を適切な部門や業務プロセスに有効活用することが可能です。
業務プロセスを削減できれば生産性が上がるだけでなく、人材を適材適所に配置し、有効活用することができます。情報共有のスピードを高めることができるので、組織全体の活性化が期待できます。
組織内のあらゆる情報は、貴重な資源です。情報を資源として管理することができれば、検証や分析に活用することができるので、新しいビジネスを生み出すことも可能になります。
業務の自動化・効率化によるコスト削減
多くの企業は、業務の効率化を望んでいます。望んでいるにもかかわらず進まないのは、部署ごとのこだわりがあったり、すでにルーチン化されてしまっていたりと全体的に捉えるという視点が抜けているためです。
全体最適という考えのもと、垣根を超えて業務の自動化や効率化を考えることが必要です。業務の自動化や効率化が進めば、残業しないと遂行できない業務量を削減することも可能ですし、人件費も削減可能です。
全体最適によって、人件費だけに限らずその他多数のコストを削減することが可能になります。
全体最適を行う従業員としてのメリットについて
役割の明確化
経営層が全体最適を意識して行動するようになると、企業においての個々のチームや部署の役割が明確になっていきます。全体最適を考え行動すると、自身が所属する部署の業務や自身の業務が企業全体にとってどのような役割を果たしているのかが明確になることでしょう。
個人や個別のチーム、部署が全体の流れを意識しながら行動するようになるため、それぞれが部分最適を目指しても全体最適につながりやすくなります。
業務量の削減
全体最適により、業務の自動化や効率化が進むと、業務量を削減することができます。
経営層が業務の効率化を推進することはもちろんですが、従業員一人ひとりが自分自身の働き方や日常業務を見直し、会社の利益につなげるための必要な仕事を見極めることができるようになれば、さらに業務量を削減することが可能になるでしょう。
残業しないと遂行できないような業務が効率化すれば、個人でスキルアップやキャリアアップを図ることが可能になります。精神的にも余裕ができるため、コミュニケーションも上質で円滑に行われるようになるでしょう。
ミスの減少
業務量が正常になれば、一つ一つの業務を丁寧に行うことも可能です。そのため、それぞれのミスは減少することでしょう。
業務量が正常であれば精神的に余裕ができるため、社内のコミュニケーションも活発になり、コミュニケーション不足から起こるミスも減少します。
ミスが減少することで不要な業務も減少し、個人も企業全体としても生産性は上がります。
全体最適を利用して最大限のパフォーマンスを！
全体最適とは「組織全体として最適な状態」のことを指し、組織として最もパフォーマンスを発揮できる状態のことです。
全体最適を意識しながら行動するようになると、企業全体が活性化するために必要不可欠な業務を最短で行うようになるため、業務の効率化を図ることができ、労働生産性が向上します。業務の効率化から正常な業務量になることが見込まれ、従業員のエンゲージメント向上にもつながっていきます。
全体最適を行うのは簡単ではありません。しかしリターンも非常に大きいため、経営層や事業部長などが積極的に推進しながら、タレントマネジメントシステムなども活用してすすめる必要があります。
