不透明な時代だからこそ重要な「新人」の存在
ITがいくら発達しても、企業にとっての「人材育成」の重要性は不変なものです。人を育てることは時間と労力はかかりますが、長期的にはかかった分以上の大きな利益となって組織に還元され、より大きな発展につながっていきます。経営層や人事担当者は、目先の利益や経費だけではなく、一歩先の未来を視野に入れた全体最適の投資＝人材育成を活用していくことが肝要です。
育てていくべき新社会人の側はというと、新しい環境にさまざまな不安を感じています。マイナビが実施した『新入社員の意識に関する調査』によると、新社会人が社会人生活で抱えている不安の１位が「仕事をうまくこなせるか」、２位が「上司・先輩・同僚との人間関係」と、新社会人の過半数が、仕事や人間関係に大きな不安を抱えていることがわかります。
こうした不安が重なっていくことは、多くの企業で問題になっている「早期退職」につながるリスクもあります。新卒入社１年以内の離職者が、中学校・高校生卒業者と比較した際に離職率が低い大学卒であっても、長らく10%以上であることからも、これは小さくない問題なのです。
新人社員とはいえ、早期退職されることは企業にとって大きな損失です。求人広告費だけでなく、採用活動に関わった人事や現場社員、役員の人件費だけでなく、入社・退社手続きにかかった時間や教育研修費、早期退職した社員の人件費などがコストとして積み重なり、少なくても100万円、多い場合は1,000万円を超える損失となります。
今回は、早期離職や育成におけるさまざまなリスクが求められる、新卒者を対象とした「新人フォロー」についてご説明します。
新人フォローの意義や目的について
新人フォローを実施する目的として、大きく５つの目的が挙げられます。
- ビジネスマナーや基本行動などの社会人スキルの習得
- 早期離職の防止
- 企業や事業内容への理解を深める
- 横の人間関係づくり
- 新人の早期戦力化と社会人としての自覚の醸成
１．ビジネスマナーや基本行動などの社会人スキルの習得
会社に入ると、社内外の多くの人たちと接することになります。特に社外の人にとっては、相手が新人でもベテランでも「〇〇会社の人」として見ています。ですので、ビジネスパーソンとしての常識ある立ち居振舞いが重要になってきます。
新人には相手に失礼にならないと同時に、会社のイメージを損ねないよう、最低限のコミュニケーションスキルを習得させる必要があるのです。
２．早期離職の防止
新入社員は、自分の仕事で成功体験を積むことで、その会社で働くことの意義を感じます。働くことの意義の実感が、早期離職の防止にもつながります。
仕事ができることでさらに努力し、それによってもっと仕事ができるようになる……といったような、好循環に乗ることができるためです。
３．企業や事業内容への理解を深める
企業の事業目的や会社の価値観への理解を深め、実現するために自分は何をすべきかという『役割』を認識し、目標を設定してもらうということは非常に重要です。
「何のために働くのか」ということを、研修を通じて新入社員に理解してもらうことがその方法の一つですが、こういう地道なフォローがないと、新人が自分の会社のことを理解できず、労働意欲が薄れていき、早期離職につながってしまう可能性もあります。
４．横の人間関係づくり
社内に同じような立場の人間がいるというのは、心強いものです。先輩に話せないことでも、同期であれば話しやすいこともありますし、不安や悩みを共有できたりもします。
異なる部署間での情報交換や連携ができることもあります。研修は新入社員が同期同士でコミュニケーションをとり、横のつながりを作ることができる場でもあるのです。
５．新人の早期戦力化と社会人としての自覚の醸成
新人を育成することは、社会人としてのビジネス基礎力はもちろん、組織の一員として、一日も早く会社の戦力になってもらうことが最大の目的です。配属された現場で活躍できるようになるためには、現場での実践的な教育も不可欠なのです。
新人フォローの方法や実施するメリットについて
新人フォローを行う方法として、「フォローアップ研修」「フォローアップ面談」「メンター制度」などが挙げられます。
フォローアップ研修
入社から、数ヶ月後～1年後に行うのが「フォローアップ研修」です。フォローアップ研修は、同期入社のメンバーを集めて行うものですが、入社後の不安な時期に同期で集まり、互いの状況を知って情報交換できることは一体感、連帯感の醸成につながるなどの効果を生みます。
研修の内容は、日々の業務の振り返りから新たな知識の習得まで幅広いメニューがあります。
人事や教育部門によるフォローアップ面談
直属のマネージャーや先輩社員でない、人事や教育部門の担当者が、個別に話を聞き相談に乗るのが、フォローアップ面談です。内容によっては、同じ部署の人間ではないことで話がしやすく、本人に不満がある場合にはガス抜きの効果があります。
直属の上司には話しにくい仕事への不満や不安を話せる場があることは、新人にとってはありがたいものです。面談を行うことで新人の本音が人事や教育部門に伝わり、職場の課題が把握され、今後の施策に反映してもらいやすくなります。
面談は、目標設定や業務の区切りにしやすい、「3ヶ月ごとのタイミング時（入社3ヶ月、6ヶ月、9ヶ月、1年）」に行うことが有効です。
メンター制度
一人ひとりに指導役＝メンターを決め、主にメンタル面をフォローする制度です。
OJTは部署内の先輩が教育係となりますが、メンターは別の部署から選ぶことが多く、第三者の立場でアドバイスしてもらえることで納得度も高まります。
上司によるフォローアップ面談
直属の上司が聞き役となるフォローアップ面談も、意味のあるフォローの一つです。
メリットとしては、「業務の細かいところのフォローが可能」「組織への期待が具体的にわかる」「上司との円滑なコミュニケーションに寄与する」などがあります。普段は話さないようなプライベートなことも話しながら、新人のその時の気持ちや不安、これからの目標を上手に聞き出しつつ、新人に期待していることを伝えます。
新人フォローを実施する企業としてのメリットについて
採用・教育コストの削減
新人の定着率の向上によって得られるメリットの一つは、「採用・教育コストの削減」です。
マイナビが実施した調査によると、一人あたりにかかる費用の平均は、広告費やセミナー運営費などの直接的な費用だけで53.4万円にものぼります。もちろん、選考や面接に時間と社内の人材を割り当てるなど、単純にその時間を時給換算するだけでも膨大なコストになることは明白です。
中小規模の企業では、新人採用だけで業務や予算を圧迫する割合は大きく、その意味でも的確なフォローは、不可欠な投資といえるのです。
労働生産性の向上
人材は、業務に慣れるにしたがって時間あたりの労働生産性は向上します。経験が増すほど、業務の流れを正確に把握し効率的に動くことができるようになります。
定着率の向上は、組織にベテランが増えることと同義です。ベテランが一定数組織にいることは、社内のコミュニケーションと育成の場を円滑にできることでもあり、より効率のいい業務フォローの実現につながるのです。
風評被害の防止
３年以内の離職率は、求職者が会社のことを判断し特定のイメージを持つ一つの指標になると言われています。
最近では企業のイメージは簡単に個人がネットに書き込める時代です。離職率が高い企業は、実態と異なっていても「社員を使い捨てる」や「激務」などのマイナスイメージに直結するのです。
社員のモラル・モチベーションの向上
離職率が高い企業は、採用・教育をする側も、新人社員も「何かあったらすぐに辞めるし」と教育やマネジメントをするモチベーションがもともと低い傾向があります。
丁寧なフォローがない職場で教育を受けた新人は、後任にも同じようなやり方でしか教育できないですし、教えられる側もどん欲に成長しようという気持ちを持ちにくいものです。良好な人間関係を構築する努力も怠りがちで、誰もが職場を大切にしない雰囲気が蔓延してしまいます。
定着率の高い職場では、良好な職場環境を醸成しやすく、社員のモチベーションも高くなります。社員のやる気は、組織の生産性や顧客満足度にも大きな影響を与えます。
新人フォローを実施する従業員としてのメリットについて
教える側にとってもスキルアップにつながる
OJTでは、分からない人にいかに分かりやすく教えるかということも重要な要素です。
上司や先輩社員は、どのようにしたら相手が理解してくれるのかを考えながら、研修を実施することになります。その過程を通して、教える側の業務への理解度や部下への指導力も向上します。新人だけでなく、既存の社員のスキルアップにもつながるのです。
OJTを通して職場の人間関係が築ける
業務を円滑に進めるには、社員同士がコミュニケーションしていくことも大切です。OJTを通して、新人と先輩社員に親密なコミュニケーションが生まれるものです。
やり取りを繰り返すことで、教わる側と教える側の間に協調性や信頼関係が生まれ、業務を遂行するために必要な職場の人間関係の構築にもつながります。
自社にとっての「新人フォロー」について考えよう
早期離職を防ぐための新人フォローは非常に有効であるが、自社の新入社員がどういうところに悩んでいるのか、フォローを行うタイミングと内容の選定も非常に重要です。
まずは自社で発生しやすい悩みは何か、悩みを解決するために具体的にどのようなことができるのかを一つ一つ具体的に考えていくことが、何よりも大切なのです。