要員計画に必要な項目とは?フォーマットを活用して効果的に運用しよう

多くの企業が人手不足に悩んでいる現状

厚生労働省の調査では、人手不足を感じている企業の割合はここ10年ほど増加傾向が続いており、日本全体で人手不足が深刻な問題になっています。

人手不足感の推移
出典元『厚生労働省』雇用を取り巻く環境と諸課題について

リクルートの調査によると、採用目標人数を充足できた企業は47.0%であり、半数以上の企業が採用計画の目標を達成できていない状態です。

採用目標数を充足できた企業
出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

労働力人口の減少が続く中で企業が成長を続けていくためには、場当たり的な採用活動を続けるのではなく、計画的な人材採用を行う要員計画を考える必要があります。

今回は要員計画を立てる際のフォーマットをご紹介します。

要員計画の目的とは

要員計画とは、企業が事業計画を進めるにあたって必要な人材の確保や、不要な人材の整理などを計画することをいいます。要員計画の目的は、企業が効果的、効率的な事業計画の運営を進めるために貴重な人材の能力をより活用するためにあります。

人材戦略を明確化することで、採用や異動、配置転換、人材能力開発などの調整を行いながら企業の経営方針や事業計画の達成を目指すことが可能となります。要員計画は優秀な人材の確保と育成、活用によって事業の達成を図ることが目的です。

昨今世の中は、少子高齢化が進み労働力が不足し、様々な働き方や多様な人材が社会進出したことで労働者の仕事に対する価値観も変化しています。社会が変化し予測できない状況において、企業は貴重な人材を有効に活用し、この変化を生き抜くために中・長期的なビジョンに立った人的資源の量的・質的な適正化が必要だということで要員計画がすすめられているのです。

要員計画を立てる際に決めるべきことについて

要員計画の立て方ですが、大切なのは経営計画と連動して計画を作る必要がある点です。

計画作成には長期の経営計画との擦り合わせを行い、その上で事業計画を遂行するためにどんな人材をどのくらいの人数で採用するか検討する必要があります。事業計画によって拡大が必要な部署や事業には、どんな業務内容になるのか業務の棚卸しと、必要な役割や職種を事前に確認することが大切です。業務に必要な人員を算出し、棚卸しした業務と新規業務に人材がどのくらい必要か検討し、中長期の経営計画と擦り合わせながら、増減員を要員計画に盛り込んでいくのです。

人数だけでなく、スキルも検討します。どのレベルのどんな人材が必要なのか人材の量と質も要員計画には必要となります。人材の採用スケジュール、どんなスキルを持った人材をどのくらい確保するか(人材の量と質)、配置・教育、雇用形態や待遇面なども検討し、将来の状況も踏まえて総合的に計画しましょう。

要員計画のフォーマットとは

要員計画を効率的にすすめるためには、ツールの活用は不可欠です。手作業で策定・管理することは、社員を全員管理するには限界があります。

ではツールは何が効果的でしょうか。まず一番導入しやすいのがExcelフォーマットの利用です。Excelでプロジェクト管理テンプレートをダウンロードすることが可能で、カスタマイズすることができます。1から自分で自作することは大変ですので、テンプレートを使用するのが便利です。またもし自作するのであれば下記の項目を網羅したデータにしましょう。

  • プロジェクト名
  • プロジェクトの想定工数
  • 現状の人員による工数
  • 現状の工数の過不足
  • 必要となる能力や技術、役職や部署

この項目を設定し、プロジェクトごとに必要なデータを入力していき、必要になる工数に対して過不足を明確にすることで過不足を確認することができます。

人材管理ツールを導入することもおすすめです。様々な企業から人材管理ツールがリリースされていて、効率よくすすめるために利用している企業も多いです。クラウドツールクラウドツールには人材データベースで分散化した人事情報を一元管理したり、現状の人員配置の状況を客観的に把握することができるので、人員の過不足をすぐに確認することができます。勤怠管理システムとの連携ができるものも多く、残業が多い部署や人手不足な部署の把握も可能となります。

社員のキャリア情報や職務状況なども管理することができるので、メンタルヘルスや人事異動や配置、教育にも利用できるでしょう。

プロジェクトごとに人材の量、質を考える必要がある

終身雇用の崩壊や人手不足の影響から計画的な人材管理が必要になっています。要員計画を立てる際には、採用する人材の数だけでなく、どんなスキルを持っている人材が必要なのか、プロジェクトごとに人材の質についても考える必要があるでしょう。

必要な項目をまとめた要員計画書を作成し、計画的な人材の確保に取り組みましょう。

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