ジョブディスクリプション(職務記述書)に記載すべき項目とは

ジョブディスクリプションの重要性が高まっている

ジョブディスクリプション(職務記述書)とは、各人のポジションに応じた職務内容、必要なスキル、裁量などを具体的に明記した文書のことです。これまで日本では、外資系企業や外国人採用を積極的に進める一部の企業を除き、あまり普及してきませんでした。日本は様々な業務を経験させる「総合職採用」が一般的で、業務内容を明確にする習慣がなかったためです。

しかし、海外では「専門職採用」が一般的であり、求職者や人材エージェントなどから、ジョブディスクリプションの提示を求められます。実はいま日本においても、2020年5月にトヨタ自動車の豊田章男社長が「終身雇用をを守るのは難しい」という旨のコメントを出すなど、メンバーシップ型雇用からジョブ型雇用への転換が進もうとしています。

今後は日本の企業でも、グローバルスタンダードに合わせてジョブディスクリプションを作成して、職務の目的、内容、範囲、必要なスキルや経験、裁量などを明確にして、一気通貫した基準で採用から人事評価を行うこと重要になっていくと考えられています。

「業務内容」への不満で多くの人が離職している

ジョブディスクリプションがより重要になっていくという傾向は、離職に関するデータからも読み取れます。

中小企業庁の調査によると、仕事を辞めた理由として最も多く挙げられているのは「人間関係への不満」ですが、「業務内容」への不満から離職する人材も多く存在しています。

仕事を辞めた理由
出典元『中小企業庁』第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍

労働政策研究・研修機構の調査でも、「初めての正社員勤務先」を離職した理由として、男性では29.9%、女性では23.4%が「自分がやりたい仕事とは異なる内容だった」ことを挙げていることが分かりました。

「初めての正社員勤務先」を離職した理由
出典元『独立行政法人 労働政策研究・研修機構』若年者の離職状況と離職後のキャリア形成(若年者の能力開発と職場への定着に関する調査)

これまでジョブディスクリプションが一般的ではなかった日本ですが、実は「職業安定法5条3項」によると、労働者の業務内容は求人票に書かなければならないと定められています。しかし、求人票の記載小目と実態が異なることに起因する「求人詐欺」といわれるトラブルは多発しています。

ジョブディスクリプションを作成して具体的に業務を明確化することは、離職防止はもちろん、採用時のトラブル回避にも役立つのです。

今回はジョブスクリプションを作成する上で、記載すべき項目について説明します。

ジョブディスクリプションを作成する重要性とは

総合職採用が一般的な日本企業において、これまでジョブディスクリプションはあまり普及してきませんでした。しかし専門職採用が一般的な海外企業においては、ジョブディスクリプションが採用、人事評価、人材育成など、多くの場面でも活用されています。採用活動においては、求職者や人材エージェントからジョブディスクリプションの提示を求められることも日常茶飯事です。

人手不足やダイバーシティ推進を背景として、日本企業においても、グローバルな労働市場から人材を獲得する必要性が高まっています。職務内容や役割を明確にしたうえで採用するジョブ型雇用への転換も進もうとしており、ジョブディスクリプションを作成する重要性はますます高まっているといえます。

ジョブディスクリプションの目次例について

ジョブディスクリプションにどのような項目を記載すべきなのでしょうか。下記はジョブディスクリプションの目次例です。(1)ポジションについて(2)職務内容について(3)労働条件についてという構成で記載項目を例示します。

(1)ポジションについて

  • 職位名
  • 役職(肩書き)
  • 職務ランク、難易度
  • 職位に求められる役割
  • 必要なスキル、経験年数
  • 必要な資格
  • 求められる資質

(2)職務内容について

  • 職務の目的
  • 職務の目標
  • 職務の内容、範囲
  • 具体的な業務内容
  • 求められる成果
  • 職務における責任
  • 職務遂行に伴い与えられる裁量権
  • 柔軟な対応が求められる場合は「その他業務」などと記載
  • 兼務の場合は勤務時間の按分や具体的な目標数値を明示
  • 組織の体制
  • レポートライン
  • 評価基準

(3)労働条件

  • 勤務地
  • 勤務時間
  • 休憩時間
  • 休日
  • 時間外労働
  • 給与、賞与
  • スキルや経験年数により変動する待遇
  • 加入保険や福利厚生
  • 雇用形態
  • 契約期間
  • 試用期間

ジョブディスクリプションに役職やスキルを記載すべき理由とは

ジョブディスクリプションに役職やスキルを明確に記載すべき理由とは、曖昧さを排除することで個々人が迷わず自分のミッションを遂行し、業務上非生産的な無駄なやりとりをなくすことにあります。

役職を明記することで、その職位が果たすべき任務や責任レベルが明確になり、客観的な基準でパフォーマンスを評価できるようになります。査定における不公平感が生まれにくくなり、実情に合った人材育成プランを検討することが可能になります。整理解雇の際にも訴訟などの法的リスクを回避しやすいという側面もあります。

ポジションに求められるスキルを明確にすることで、採用のミスマッチを防止し、優秀な人材の獲得や定着を図りやすくなるでしょう。昇進の指針としても役立つため、個人の自律的なキャリア開発を促すことにつながり、スペシャリスト同士による生産性の高い組織運営が可能になるのです。

ジョブディスクリプションを活用した人材マネジメントを

このように、ポジションごとの職務を明確化し、採用だけでなく人事評価や教育研修にも用いることができるジョブディスクリプション(職務記述書)とは、人材マネジメントのツールとして大変有用なのです。

経営者だけでなく事業担当者、労働者や求職者との共通言語を持つことで、ポジションが目指すべき目標や求められている役割について労使間で明確にすり合わせることができ、職務に打ち込みやすくなるためです。

自社の事業内容や方針を変更した場合には随時アップデートを行う必要があるなど、運用上の注意点もありますが、これからは日本企業でもジョブディスクリプションを活用した人材マネジメントはが必須となっていくでしょう。

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