留学生採用を行う際の注意点と必要な手続き内容とは?

少子高齢化が招く人手不足が深刻化している

少子高齢化が進む日本では、1995年をピークに生産年齢人口、すなわち労働力となるような年齢の人口が減少し続けています。

労働人口の推移
出典元『総務省』期待される労働市場の底上げ

日本には現在400万社以上の企業が存在しており、労働力不足による人材採用の難易度はますます高まっています。人手不足があらゆる業種・業態で大きな課題になっているのです。

日本の少子高齢化は、今後さらに進むと予想されています。企業の人手不足を解消するためには、女性やシニア、外国人労働者など、多様な人材の活用が必要になります。

日本で就労する外国人労働者は増えています。内閣府の「『外国人雇用状況』の届出状況表一覧((平成28年10月末)」の報告によれば、国内の外国人労働者は2012年以降、加速度的に増えており、2017年には約128万人(2016年比18%増)となっています。

我が国における外国人労働者数の推移
出典元『内閣府』外国人労働力について

企業の間では「優秀な外国人留学生を採用すること」が注目を集めています。ダイバーシティ推進の一環として、外国人留学生の採用を検討している企業も少なくありません。

今回は、留学生採用を行う際に必要な手続きについて説明します。

留学生採用を行う際の注意点と必要な手続き内容について

募集・面接時の注意点と、採用決定後の注意点の2つに分けて記述します。

募集・面接時の注意点について

職業安定法において「何人も、人種、国籍、信条…等を理由として、職業紹介、職業指導等について、差別的取扱を受けることがない」と定められています。労働省でも「職業紹介事業者および派遣元事業主に対してかかる差別的取扱を禁止」していることから、職業紹介による求人を出す際に外国人のみ、または国籍を限って募集することはできません。

職業安定法により「人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項」の収集を禁止していることから、面接の際に「国籍」について質問することはできないとされています。

求人募集の際には、業務の内容および賃金、労働時間その他の労働条件を明示する必要がありますが、留学生の国籍を理由として、賃金、労働時間その他の労働条件について、差別的取扱はできません。また「仕事の範囲」「残業の有無」「昇進・昇給」など応募者から質問があった場合、明確な返答が必要です。採用後「面接時に伝えられていない仕事がある」といったトラブルを避けるためにも、就業条件は細かく伝えます。

採用について、応募者の適正・能力とは関係ない事項で採否を決定してはなりません。人材として採用を判断しているかどうかがカギとなります。

採用決定後の注意点について

留学生を採用すると決定した場合、それまでの「留学のための在留資格」を入社日時点で該当する「就労系の在留資格」に変更してもらう必要があります。

入社日時点で在留資格が変更されていないまま就労させた場合、不法就労助長罪に該当し、雇用主が罰せられるため、十分な余裕をもって手続きを行うようにしましょう。

雇用者は新たに外国人留学生を雇い入れた場合、ハローワークに外国人雇用状況の届出が必要とされています。事業所の所在地を管轄するハローワークの窓口で届出を行うか、外国人雇用状況届出システムを利用しましょう。

留学生採用を行う際に必要な手続きとは

1.面接前の調査や雇用契約書の作成

面接を始める前に就労ビザ取得の見込み調査をします。

就労ビザが取得できなければ日本で働くことができません。採用しようとする外国人の学歴や職歴によって、取得できるビザの種類が変わってきます。面接を始める前に学歴や職歴をもとに求める人材に合うビザが取れそうかどうかを確認しておく必要があるのです。

面接をし、内定を出したら雇用契約書を作成します。雇用契約書は、就労ビザを申請する際に必要な書類の1つですので、就労ビザの申請前に作成しておく必要があります。

雇用契約書には、業務内容や雇用条件、就業内容について明確に記載します。外国人労働者と雇用主が、どちらも合意できることが必須条件です。雇用契約書の作成方法は基本的には日本人との雇用契約書と同じですが、以下の点に注意が必要です。

  • 必要に応じて外国人の母国語の雇用契約書を用意する。
  • 雇用契約書の「業務内容」欄は、外国人の学歴や職歴に関連する採用職種でないとビザが取得できない。
  • 雇用契約書に「この雇用契約は日本で就労可能な在留資格の許可及び在留期間の更新を条件として効力を有する。」と追記する。

2.就労ビザの申請・審査

雇用契約書を作成したら、就労ビザの申請手続きをします。就労ビザは会社の所在地を管轄する入国管理局に申請します。

留学生を新卒採用する場合、留学ビザから就労ビザへの変更手続き(在留資格変更許可申請手続き)が必要です。4月入社の留学生の場合、前年の12月1日から在留資格変更許可申請が可能ですが、春は入国管理局が混雑するので、早めに申請を出す必要があります。変更手続きには様々な書類が必要になりますので、採用する留学生と確認しながら進めていきましょう。

就労ビザの審査は通常1カ月から3ヶ月かかります。就労ビザは申請すれば必ず認められるものではなく、審査の結果不許可になる場合もあります。

技術・人文知識・国際業務ビザについての入国管理局の主な審査項目は以下の通りです。

外国人の学歴、職歴と採用職種の関連性

外国人の学歴あるいは職歴と採用職種との関連性について審査が行われます。会社が作成して入国管理局に提出する「採用理由書」で十分説明することが、ビザの許可を受けるための重要なポイントになります。

外国人の前科の有無

採用予定の留学生に前科がないかの審査が行われます。前科がある場合は、ビザは取得できません。

会社の財務状況

会社の財務状況も審査の対象となります。財務状況が悪く企業としての安定性がないと判断された場合は、ビザは取得できません。

決算内容がよくないとき、設立して間がないときは、事業計画書などを入国管理局に提出して「企業としての安定性があり、外国人が安定して就労できる企業であること」を説明する必要があります。

 外国人の給与水準

同じ職種の日本人と比べて不当に低い場合は、ビザは取得できません。

3.雇用後の届出やビザ更新の管理

雇用後は、各種保険・年金の手続き、ハローワークへの届出、ビザの更新時期の管理が必要です。健康保険・労災保険・厚生年金などの手続きは、社員分をまとめて納付しますが、在留カードやパスポートなどの書類が必要です。

外国人を採用した場合、ハローワークへの届出が法律上義務付けられています。届出がない場合、雇用主が罰せられるため必ず行いましょう。採用時だけではなく、外国人労働者が離職をする際にも届け出は必須です。

就労ビザの種類によって、担当業務に制限があり、担当できる業務が変わります。例えば、技術・人文知識・国際業務ビザで就労している外国人従業員が単純労働をすることは、不法就労として犯罪になる可能性があり、会社にも不法就労助長行為として罰則が科されることがあります。

在留期間が満了する前にビザの更新の手続きをすることが必要です。更新の手続きは本人がしますが、確実に更新がされるように、会社でも在留カードの在留期間を管理しておきましょう。

在留期間が過ぎてもビザを更新しない場合、本人はオーバーステイという犯罪になり、会社は不法就労助長罪という犯罪に問われることがあります。入国管理局からの信頼を失い、外国人従業員についてビザ取得が難しくなるケースもあります。

留学生を採用する場合は、必要な手続きをしっかりと!

現代の日本では、少子高齢化による生産年齢人口の減少から、人手不足が深刻な問題となっています。人手不足解消のため、多様な人材の活用は急務といえるでしょう。

留学生採用を行う際には、就労ビザの申請を始めとしたさまざまな手続きが必要です。就労ビザを始めとした法的な手続き以外にも、募集時や面接時に注意しなければならない点があります。

在留資格の変更や雇用の届け出を怠ると法律違反となり、懲役や罰金を科される危険があるため、留学生採用を行う際に必要な手続きはしっかりと確認しておきましょう。

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