フォローアップ面談をいかに組み立てるか？
どの会社でも、新入社員関わらず、フォローアップ面談は人材育成のためにも重要です。働く人の多くは、働くことに対してさまざまな悩みを抱えているからです。
バーニャカウダの調査によると、働く人の６割以上が仕事上の悩みを抱えており、１位は給与、２位は人間関係の悩みを抱えていることが見て取れます。
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
悩みを相談できない人は53%と過半数の人が悩みを相談できないという現状では、誰に相談してよいのかわからないなど、気持ちの問題が理由として挙げられています。
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
厚生労働省の調査でも、強いストレスとなっている事柄がある労働者の割合は約6割となっており、相談相手として上司同僚、家族友人が圧倒的に多いことが分かっています。
出典元『厚生労働省』平成 29 年「労働安全衛生調査（実態調査）」の概況
今回は、社員の悩みを相談する制度でもあるフォローアップ面談を設計する方法について、ご説明します。
フォローアップ面談で質問する意図を明確にする
フォローアップ面談の大きな目的は、「社員の現状や、その時々の思いを確認すること」です。
- 今の仕事にモチベーションを持って取り組めているか
- 入社前に思い描いていた業務と現状にギャップはないか
- 働いている環境で気になっていることはないか
- ストレスを感じていることはないか
- 自分が思い描いているキャリアプランと、今の職場や仕事は一致しているか
新入社員の現状について話を聞いて終わりではありません。今の仕事にやりがいを感じているのであれば「さらに成長するためにはどうすればいいか？」の具体的な目標設定を行ったり、課題やストレスがあれば、その原因を掘り下げて確認し、改善策を考えて共有するなど「次」につなげるアクションを話しあい、行動に移すことが求められます。行動によって何が変わったかを確認していくこと重要です。新人の話を聞いて終わりにならないよう、留意しましょう。
職場の上司・先輩ではない第三者である人事や教育部門の人が、新人に個別に話を聞くフォローアップ面談の形も利点があります。
一つには、同じ部署ではないということだけで話がしやすい点です。直接仕事に関わっていないので気兼ねせずに意見を述べることができるのです。二つ目は、何か不満がある場合、ガス抜きの効果がある点で、直属の上司には話しにくい仕事への不満や不安も素直に言うことができます。三つ目は、面談を行うことで新人の本音が人事や教育部門に伝わり、職場の課題を把握することができ、今後の育成施策に反映できる点です。
面談は目標設定や業務の区切りとなりやすい3ヶ月ごとのタイミング（入社3ヶ月、6ヶ月、9ヶ月、1年）が効果的と言われています。面談の流れは、まず、面談の目的を伝え、本人の現状を確認。現状と本人の希望などから、本人にとってどうなることがよいのかを把握して、ありたい姿に近づくために何をすればよいかを共に考える…といった流れで進めます。
フォローアップ面談で聞くべき質問とは
フォローアップ面談にあたっては、事前にチェックシートを準備しておくことが重要です。目的は、面談相手への質問を統一させるという意味合いもあります。時間をきちんと区切って、限られた時間の中で的確に話を聞くことは、かかる人件費コストをコントロールする意味合いもあります。
お互いの時間を無駄にしないためにも、面談チェックシートを事前に準備し、部下の何を知りたいのか、予め明確にしておきましょう。個人の悩みや課題、希望を面談で引き出すことができれば、チームの課題点やマネジメントの改善点などが明確になり、結果、組織の生産性向上にも寄与することが期待されます。
１．普段の業務に関する内容
部下の仕事へのモチベーションなどを確認します。上司の評価もきちんと伝え、現時点の仕事に対する部下自身の満足度などもヒアリングしておきましょう。
仕事を通じて部下がどの程度成長したか、仕事に対する希望などを伝えることで、彼らのモチベーションが上がるだけでなく、新しいタスクを伝えることができるなど、組織にとってもポジティブな影響がうまれます。
２．給与、勤務状況など、処遇に関する内容
給与や勤務状況といった処遇に関しての満足度合いを、勤務時間や有休の取得など勤務状況とあわえて確認します。
働き方への不満がないかを聞きつつ、彼らの働き方について前向きなコメントを伝えます。
３．上司やチームメンバーとのコミュニケーション
職場での人間関係に関しても深掘りしておきましょう。
上司やチームメンバーとの人間関係は良好かどうか、良好なコミュニケーションをとりながら仕事ができているか、職場以外でも交流を図っているか、などをヒアリングします。
フォローアップ面談での具体的な質問例について
人事フォロー面談の最も大きな目的は、「中長期的・全社的視点から人事が関わることにより、新人がよりよい仕事を行えるように支援すること」です。
入社して数か月経つと、環境や仕事に少しずつ慣れていきます。入社時よりも、視野が広がっている一方で、新しい不安や不満が生じてくる時期でもあり、職場ではなかなか言いにくい悩みを抱える新人も出てくる時期でもあります。
フォローアップ面談は、こういった時期に、人事という第三者の立場が彼らの悩みをヒアリングし、会社としての期待を伝えて次の成長に向けた後押しをしたりする絶交の機会にするべきなのです。
１．面談の目的を伝える
新人が素直に自分の状況を話してくれる状態を作ります。面談の目的を伝え、人事としてフォローしたいという姿勢を見せます。
入社後の働きを労うとともに、面談の目的を伝えてざっくばらんに話をする場であるということを明確にしておきます。
「半年間お疲れさま！今日はこの半年間のAさんの状況を聞かせてもらった上で、さらなるAさんの成長のため人事としても必要な支援をしたいと思っています。直属の上司や先輩には言いにくいことも、遠慮なく話してください。話をしながら現状を振り返ってみるのも良い機会なのでこの場を有効に使ってくださいね」
２．本人の現状を確認する
業務の現状や職場での自分の状況をどう思っているのかを確認します。
業務の繁忙はもちろん、うまくいっている・いってないと思うこと、不安・不満、モチベーションの状況などを、具体的に話してもらいつつ、状況を確認していきます。
「最近の業務の状況はどうでしょう。順調にいっているかどうか、具体的に聞かせてもらえますか？たとえば、どんなことに取り組んでいる時に楽しいと感じるか、逆に、気が進まないことや不満に思う業務があれば教えてください。」
３．本人のキャリアプランや希望などを再確認する
現状が確認できたら、本人の今後のキャリアを具体的に考えていきます。
希望を聞く中で、その中でも何を一番変えていきたいのか絞りこみます。最終的にどういう状態になるのが望ましいのかを固めていきたます。
「いろいろ話をしてもらった中で、今一番気になっていることは何でしょう？話を聞く中では、〇〇が気になっているように感じましたが、どうでしょう？一番気になっていることが解消されることで、どういった状態になると思うか、考えてみましょう。」
４．なりたい姿に近づくために、どうしたらよいかを一緒に考える
話を聞く中で、個人が今一番解決したいことと、それが解決できるとどんな状態になるのかがしっかりと固まったら、その状態に近づけるためにどうしたらよいかを一緒に考えます。
一人で実現することが難しい場合は、人事としてサポートできることを伝えましょう。
「●●な状態を目指していくなら、たとえば、〇〇なことができると思うけどどうだろう？一人でやっていくことが難しそうなら、●●さんと一緒にやってみるのもいいかもしれませんね。」
５．本人のモチベーションを確認し、ポジティブに応援していることを伝える
本人が前向きに取り組める解決策になっているか、本人の行動の意欲を確認します。
具体的に動けるイメージを持っていない場合は、行動できるレベルになるまで具体化することを手伝います。
「具体的に今後やっていきたいことが出ましたね。明日から実際に行動していけそうか、具体的なイメージは持てましたか？」
有効なフォローアップ面談シートを作成する意義
効果的なフォローアップ面談を実施するためには、面談相手にフォローアップ面談の目的を共有して本音の悩みを引き出しやすくする環境を醸成するだけでなく、本音の悩みを引き出し出せるような質問を設計し、聞き漏れを防ぐことが大切です。
質問の引き出し方については、相手の価値観や考え方を尊重し、各従業員が回答しやすい形でさまざまな面談シートを設計することが、画一化した結果だけでなく、改善すべき問題の優先順位を決めるための分析も容易になるのです。