アシミレーションの具体的なやり方とは?ファシリテーターが重要!

リーダーとチームの円滑油になるアシミレーション

アシミレーションとは「融和」や「同化」という意味であり、組織開発の手法として、チームリーダーとメンバー間の相互理解を深めて関係構築する方法のことを言います。アシミレーションによってミスマッチが可視化されて、ミスマッチを減らすことができたり、リーダーとメンバー間の関係が構築できることで、コミュニケーションも円滑になりやすいメリットがあります。

ホーソン実験に代表される人間関係論では、人間関係が生産性向上に影響を与えていること、Googleでは心理的安全性(自分の考えや感情を安心して気兼ねなく発言できる環境)が最も重要であると結論づけています。

Googleは、生産性の高いチームが持つ共通点を探し出すために、2012年に調査を開始しました。「プロジェクト・アリストテレス」と名付けられた調査において、何百万ドルもの資金と約4年の歳月を費やした結果、心理的安全性が労働生産性を高める需要な要素であると結論づけました。

離職率は長年改善されておらず、大卒人材で約3割の人材が3年以内に離職する状態が続き、企業は新規人材の獲得と既存人材の離職防止という2つの課題に取り組まなければなりません。

新規学卒者の離職状況
出典元『厚生労働省』新規学卒者の離職状況

内閣府が大規模に行った仕事に対する若者の意識調査においても人間関係は初職の離職理由として実に約4人に1人の若者に挙げられており、重要性がわかります。

初職の離職理由
出典元『内閣府』特集 就労等に関する若者の意識

今回はチームリーダーとメンバーの信頼関係を築く組織開発手法であるアシミレーションのやり方について、具体例を挙げながら説明していきます。

アシミレーションのやり方とは?具体的な手順を確認しよう

アシミレーションとは、直訳すると「融和」「同化」の意味で、チームのリーダーとメンバー間の相互理解を深め、関係構築を促進する仕組みのことです。組織開発の手法の一つとして、組織内コミュニケーションの活性化や信頼関係の構築に活用できます。

具体的には、ファシリテーターと呼ばれる第三者の人材が入り、リーダーを除くメンバー同士で「上司について知っていることや要望」を引き出します。その内容をリーダーにフィードバックすることで理解を促進する手法です。

人間関係論や心理的安全性に代表されるように、チームメンバー同士が相互理解を行うことで、労働生産性の向上、結果会社の業績向上につながります。相互理解を行うことで、人間関係を理由とした離職も減少します。

アシミレーションのやり方について

  1. アシミレーション実施を伝え、リーダーは席を外す
  2. ファシリテーターが、部下から意見を引き出す
  3. 部下たちが退出、リーダーがかわりに部屋に入室する
  4. リーダーはファシリテーターから意見を聞く
  5. リーダーが意見に対してのコメントを行う

1.アシミレーション実施を伝え、リーダーは席を外す

事前にアシミレーションを行うことを、部下に伝えましょう。アシミレーションの目的である「リーダーとメンバー間の相互理解を深め、関係構築を促進する」ことも伝えておきましょう。

アシミレーションを実施する際には。リーダーは席を外します。

2.ファシリテーターが、部下から意見を引き出す

アシミレーションの場には、リーダーの部下ではない人間(通常は人事スタッフ)がファシリテーターとして参加します。

ファシリテーターが、部下から「リーダーについて知っていること・知らないこと」「リーダーについて知りたいこと」「リーダーに期待すること」「リーダーのこれからも続けて欲しい良い所」「リーダーにやめてほしいこと」を聞き出していきます。ファシリテーターは、意見をしっかりと紙などにまとめることが大切です。

3.部下たちが退出、リーダーがかわりに部屋に入室する

ひと通り意見が出尽くしたら、部下たちは部屋を退出し、リーダーが部屋に入室します。

4.リーダーはファシリテーターから意見を聞く

リーダーが部屋に入室したら、ファシリテーターは出てきた意見をリーダーに詳しく説明します。この時、ファシリテーターは「誰が言ったか」を明らかにしてはいけません。

リーダーは意見の内容のみ説明を受け、それぞれに対して考える時間を持ちましょう。

5.リーダーが意見に対してのコメントを行う

すべての説明が終わったら、部下たちを入室させます。

リーダーはその場で、出てきた意見や質問に対する回答・コメントを部下たちの前で行います。

アシミレーションを実施する際の注意点について

一般的にアシミレーションは、リーダーが就任してからある程度コミュニケーションを取り、しばらくの期間経ってから行うことが多いです。全く知らないリーダーだと「何を聞いたら良いのか分からない」「聞きたいこと全てに回答する時間が難しい」状態に陥るためです。事前にリーダーをある程度理解した上で、理解しきれていない・知らない部分を補う手法として考えておくと良いでしょう。

チームメンバーはあくまでもリーダーの愚痴にならないように意識することも大切です。例えば「この行動は嫌い」と意見が出たとしても、なぜその行動をしたのかという意図を質問したり、なぜ嫌いだと感じたのか?と問いかけることで、建設的な議論が可能になることを忘れないことが大切です。

ファシリテーターはリーダーに伝えるとき、どのメンバーが言ったかは必ず伏せることが大切です。直接だと聞きづらいことをアシミレーションで明らかにするため、匿名性が失われるとファシリテーターへの不信感やリーダーへのわだかまりができてしまう恐れがあります。

ファシリテーターは部下の本音を引き出しつつ、業務の改善につながるヒントを探りながらヒアリングをしていくことを心がける必要があります。部下自身も最初は「何を聞いたら良いのか分からない」「こんなことも聞いて良いのか不安」と感じています。ファシリテーターは安心して発言できる場をつくり、疑問に感じていたが今まで聞けていなかった部分を引き出してあげることが大切です。

アシミレーションではファシリテーターが非常に重要な役割を担います。人事担当者はファシリテーターの重要性を理解し、自身が行わない場合、適した人物に依頼することができるように心がけるだけではなく、目的や意図を正確に伝えることが大切です。

悪口にならないようにファシリテーターが注意すること

アシミレーションは、数時間~半日程度でできる組織開発手法であり、チームリーダーとメンバー間の関係構築を行う方法としては、気軽に実施できるでしょう。しかしファシリテーターがきちんと管理しなければ、悪口などになってしまい、注意しなければならない点についてはしっかりとおさえて実施する必要があります。

リーダーとメンバー間のミスマッチを減らし、何がミスマッチしているのかを可視化する点でも、アシミレーションは有効な手法です。

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