1on1ミーティングの導入方法と注意点とは?目的を明確にしよう

上司と部下のコミュニケーションの非対称を解決する方法とは?

働き方改革をはじめとする労働に関する価値観・制度の変化を受け、限られた時間内に高いパフォーマンスを発揮できるかがマネジメントの鍵となります。

生産性向上のためには職場の連携が不可欠です。特に軋轢が生じやすい上司と部下のコミュニケーションについて、当事者たちはどのような認識を持っているのでしょうか?

カオナビは「上司と部下の関係性」に関する調査を実施しました。部下は上司から理解されていると仕事のパフォーマンスにいい影響があるとの回答が全体で約61%、なかでも20代は80%にのぼる結果となっており、特に若手のモチベーションや成長は上司の理解が大切であることが伺えます。

上司からの理解が仕事のパフォーマンスに良い影響があるか
出典元『カオナビ』カオナビHRテクノロジー総研が、「上司と部下の関係性」に関する調査結果を公開。約6割の社員が「上司からの理解が不十分」と回答

上司からの理解が不十分と感じている社員は約57%と過半数を超える結果となっています。つまり、上司による部下の理解や承認がマネジメントでプラスに働くのですが、実際にはそれがうまく行えていないというのが実態なのです。

上司があなたの個性等を理解しているか
出典元『カオナビ』カオナビHRテクノロジー総研が、「上司と部下の関係性」に関する調査結果を公開。約6割の社員が「上司からの理解が不十分」と回答

first callを運営するMediplatが2019年に実施した「従業員のメンタル不調」に関する調査によると、職場の人間関係をメンタル不調の原因として挙げている人の74%が「上司との人間関係」と回答していています。この結果が示す通り、上司と部下のコミュニケーションは組織の生産性から個人の生活に至るまで、広く影響が生じる大きな問題だと言うことができます。

メンタル不調の原因
出典元『PR Times』産業医500人に聞いた「従業員のメンタル不調の原因」、1位は長時間労働ではなく「上司との人間関係」

人を締め付けることなく同時に離れすぎもせず、同じビジョンを共有しながら働く鍵になるのが1on1ミーティングです。この記事では、1on1ミーティング実施のポイントを紹介します。

1on1ミーティングの導入で準備すべきことや注意点とは?

1on1ミーティングとは上司と部下が一対一で行うミーティングのことです。一対一で行うミーティングですので、業務報告や進捗管理など、他のメンバーがいてもできるような話だけを行うわけではありません。

1on1ミーティングは部下の経験や悩み、目の前の目標だけでなく中長期的な目標を共有し、部下がミッションをやり遂げて成長ために上司が伴走する仕組みを作るために行われています。

1on1ミーティングを実施する目的について

1on1ミーティングの大きな特徴は、一対一だからこそ話せることを上司と部下で共有することにあります。業務の管理や人材育成などの目的もありますが、1on1だからこそできることといえば「密なコミュニケーション」です。上司と部下のコミュニケーションは仕事のモチベーションや生産性に影響するにもかかわらず、うまくいっていないケースが多く見られます。

1on1ミーティングは「面と向かって話す」という行為を通じて、コミュニケーション不足の解消と信頼関係の構築に効果が期待できます。

1on1ミーティングを導入するには?

1on1ミーティングは上司・部下間のコミュニケーションの促進、信頼関係の構築に大きな効果を期待できる制度です。ただ、チームのリーダーや部署の管理職がメンバー全員と一対一で話すとなるとかなりのコストがかかってしまうのがネックです。1on1ミーティングのせいで生産性が落ちたとなると元も子もありませんので、無計画に実施するのではなく、計画性を持った実施が大切です。

1on1ミーティング実施にあたって決めるべきことは「目的・日時・テーマ・進め方」の4つです。

大事なのは「目的」です。1on1ミーティングを通してどのようなことを共有し、何にコミットしたPDCAサイクルを回していくのかを設定しましょう。それが決まれば、PDCAサイクルの周期も定まりますので「日時」も決めることができます。前回の1on1ミーティングの振り返りからその日に話すべき「テーマ」を明確にするなど、「進め方」は一対一のミーティングなので個人に合わせたフレキシブルな対応ができる遊びを作ってみるのがおすすめです。話しやすい雰囲気を作りやすくなります。

1on1ミーティングで注意すべきことについて

1on1ミーティングは組織内での信頼関係の構築をはかり、生産性や仕事の質の向上を期待できる制度ですが、それなりの時間がかかってしまうことが懸念されます。場当たり的な実施ではなく、上述のように「段取り」をしっかりと行うことが不可欠です。週単位・月単位など、ルーティン化して実施するようにしましょう。

上司の気分次第で一対一のミーティングが急に開かれるとなると、むしろ部下の関係性は悪くなる恐れがあります。

1on1ミーティングでは上司が一方的に「あれをやれ、これをやれ」と指図するのは厳禁です。部下が抱えている普段言えない悩みなどにしっかりと耳を傾けることに意味のある制度ですので「傾聴」を心がけて取り組むようにしましょう。

1on1ミーティングは計画性と傾聴力がポイント

1on1ミーティングとは上司と部下が一対一で面談を行うことです。主に部下の理解促進やコミュニケーションの活性化などを目的として、多くの企業で導入されているミーティングです。

普段なかなか相談しにくいことを打ち明けたり、目の前の目標から中長期的なビジョンまで仕事やキャリアについて幅広く情報を共有できるため、若手のモチベーションマネジメントや成長促進に効果的です。しかし、それなりの時間がかかる制度でもあるので、計画性を持った実施が不可欠です。

1on1ミーティングを実施する目的を共有できていなければ効果が薄い時間になってしまいます。上司と部下が共通の問題意識を持ちながら、気軽に悩みが引き出せるように定期的な実施が基本的な運用方法です。上司には部下の声に耳を傾けるスキルが求められますので、場合によっては上司に対するコミュニケーション研修などを実施することも有効です。

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