リファレンスチェックの実施方法と注意点とは?違法にならないために

リファレンスチェックはなぜ実施するのか?

採用の現場では求職者が「なんとか自分を良く見せよう」とつい「話を盛ってしまう」ということがめずらしくありません。ただ、人事業務の経験がある方などは実感があるかと思われますが、求職者の「嘘」というのは察知できるもので、実際に採用担当者の約7割がそれに気づいているというデータもあります。

リクルートが運営する就職ジャーナルの調査によると、4人に3人が「就活生の誇張した話」に気づくと回答しています。エピソードの真偽を裏付ける調査を行うのではなく、学生の態度や話を掘り下げていく上での矛盾、他の情報と照らし合わせた場合の信憑性の低さによって気がつくと回答されています。

選考中の学生の「盛った話」に気づいたことはありますか?
出典元『就職ジャーナル』就活で「嘘・盛った話」はアリ?採用担当者300人の本音アンケート

では、学生の誇張した話や嘘はどのように選考に活用されるのでしょうか?同調査では、影響範囲についても調査されています。

就活生の「盛った話」は選考にどう影響しますか?
出典元『就職ジャーナル』就活で「嘘・盛った話」はアリ?採用担当者300人の本音アンケート

過半数がケースバイケースという回答ですが、話のなかに「嘘」が感じ取られたときにどちらかといえば選考にネガティブに働くという回答は35.0%にのぼります。

理由として、仕事の成果を誇張する可能性、信頼性のなさ、自己肯定力の低さなどが挙げられており、「嘘」というのが負の部分の隠蔽のために使われている可能性に着目したとき、確かに選考過程でプラスに考慮するのは難しいと考えられます。

どれほどの求職者が採用選考で「嘘」を用いるのでしょうか?INOUZの調査では、現在正社員の職についている男女100人を対象に「採用面接でウソをついたことはありますか?」というアンケートを行った結果、ちょうど半分が「ある」と回答したという結果が得られました。

採用選考でウソをついたことはありますか?
出典元『INOUZ Times』社員アンケート「採用面接でウソをついたこと、ありますか?」

ウソがバレている・バレていないに関わらず、従業員の半数が採用面接でウソをついていることになります。求職者がウソをついてしまうということで最悪のケースは経歴詐称などが考えられますが、些細なウソであっても採用ミスマッチにつながりうる問題でもあります。

アメリカのマサチューセッツ大学の調査によれば、81%が面接官に偽りの返答を行い、33%が履歴書にウソの経歴を記入したことがあると回答していると報告されており、これは採用担当側から見れば「ほぼ全員が嘘をついている」というくらいの心構えでなければ精度の高い選考ができないとさえ思える数字です。

参考URL『FinTech online』8割が就職活動で学歴・経歴詐称ーー米マサチューセッツ大学調査

First Advantageが各国の採用候補者を対象に実施したスクリーニング調査によると、日本における経歴詐称率は諸外国と比べて低い水準にあるものの、5.47%となっています。自社の採用において、経歴詐称が起きないと言える保証は一切ありません。

採用時の身辺調査 経歴詐称率が高い国は
出典元『Japan PI』海外の採用事情 経歴詐称が多い国・少ない国ランキング 日本は何位?

入社後に発覚した経歴詐称は、最悪の場合クライアントにも悪影響を与えてしまう恐れがあり、たったひとりの嘘とはいえ、会社全体の信頼性に大きな打撃を与えかねません。しかし、日本の法律では経歴詐称が発覚した場合にも必ず解雇できるわけではありません。それゆえに、経歴をどこまで採用基準に含めるか十分に検討しておく必要があります。

今回は、採用段階での経歴詐称を防ぐリファレンスチェックの実施方法や考え方を紹介します。

リファレンスチェックの考え方について

リファレンスチェックとは、「身元照会」や「経歴照会」を意味する言葉です。

リファレンスチェックは中途採用では実施されることがあり、外資系企業ではさらに多くの実施例がありますが、日本ではそこまで広く認知されているものではありません。経歴詐称など、会社の信頼性にも影響を与えかねない事態に発展するリスクがあります。リファレンスチェックは、そうしたリスクを回避するために実施されるものです。

リファレンスチェックの実施方法

リファレンスチェックを実施するためには、各段階においてどのようなことを準備・実施するのか、細かく確認することが大切です。

  1. リファレンス先の選定
  2. 求職者から承諾を得る
  3. リファレンスチェックの質問例
  4. リファレンスチェックのタイミング

1.リファレンス先の選定

リファレンスチェックは、対象者の前職の関係者に電話で行うのが一般的です。転職エージェントなど人材系企業に外注して行うこともできますが、自社で独自に行うケースもあります。重要なのが「誰に接触するか」です。

注意すべきことは2点あり、1つは2~3人以上から話を聞くことです。リファレンスチェックで確認を取るのは、履歴書などでは正確に現れない細かな情報や主観的に揺らぎやすい内容です。リファレンス先が対象者にもつ印象によって証言が変わることもあり得ますので、必ず複数の方から話を聞いて情報の正確性を確保するようにします。

もう1つは、対象者と親しい関係にありすぎない人選をすることです。これも先と同様に認識に偏りが出ないようにするための配慮で、親族などは避けるようにします。リファレンス先として選ばれるのは、前職の上司などが一般的です。

2.求職者から承諾を得る

リファレンスチェックで注意したいことは、個人情報保護法を尊守して行わなければならないことです。

現行の法律では、人種・信条・社会的身分・病歴・前科・前歴・犯罪被害情報などは「要配慮個人情報」とされています。リファレンスチェックで扱う情報にはこれらが含まれる可能性が非常に高いため、必ず求職者側からの承諾を得る必要があります。

3.リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックは電話で簡潔に行うことが大切です。履歴書や面接で真偽に疑問が残る内容のほか、以下にまとめたような全求職者にあてまる質問リストを作っておくと効率よく行うことができます。

  • ○○氏の貴社での勤務期間を教えてください。
  • ○○氏の職務内容を教えてください。
  • 欠勤は月に何日程度ありましたか?
  • ○○氏の仕事ぶりに対し、どのように評価していましたか?
  • ○○氏の長所と短所を教えてください。

4.リファレンスチェックのタイミング

リファレンスチェックの時期は企業によって異なっていますが、最も一般的なのがオファーレターを送る前、つまり内々定の段階での実施です。つまり「ほぼ入社が確定した状態」で行うケースが多いと言えます。

コストが大きくなりますが、最終選考前など選考中にリファレンスチェックを行うメリットとして採用ミスマッチを減らせるというものが挙げられます。面接などで求職者が自己申告していた内容をリファレンスチェックで確認することで、どれだけ自分を客観視できているかを知ることができ、採用の精度が向上することも期待できます。

リファレンスチェックは対象者を深く知る資料にもなる

リファレンスチェックとは、採用の意思決定時に求職者の前職の上司などに身元紹介人となってもらい、経歴や勤務情報の確認を行うことです。リファレンスチェックを行うことにより、職歴詐称など入社後に会社の信頼性にも影響を与えかねないリスクを回避することができます。

明らかな職歴詐称や、採用基準に大きく影響を与える内容はリファレンスチェックで見抜くことができます。より正確な採用判断の情報として活用することも可能です。

たとえば、求職者自身の自己評価と、前職の上司の評価がどれだけ一致し、どれだけズレているかを見ることで、採用段階でより対象者の人物像を正しく把握できるようになります。

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