リファレンスチェックが違法になる?個人情報保護法を確認しよう

法的観点から見るリファレンスチェック

採用の現場では求職者が「なんとか自分を良く見せよう」とつい「話を盛ってしまう」ということがめずらしくありません。ただ、人事業務の経験がある方などは実感があるかと思われますが、求職者の「嘘」というのは察知できるもので、実際に採用担当者の約7割がそれに気づいているというデータもあります。

リクルートが運営する就職ジャーナルの調査によると、4人に3人が「就活生の誇張した話」に気づくと回答しています。エピソードの真偽を裏付ける調査を行うのではなく、学生の態度や話を掘り下げていく上での矛盾、他の情報と照らし合わせた場合の信憑性の低さによって気がつくと回答されています。

選考中の学生の「盛った話」に気づいたことはありますか?
出典元『就職ジャーナル』就活で「嘘・盛った話」はアリ?採用担当者300人の本音アンケート

では、学生の誇張した話や嘘はどのように選考に活用されるのでしょうか?同調査では、影響範囲についても調査されています。

就活生の「盛った話」は選考にどう影響しますか?
出典元『就職ジャーナル』就活で「嘘・盛った話」はアリ?採用担当者300人の本音アンケート

過半数がケースバイケースという回答ですが、話のなかに「嘘」が感じ取られたときにどちらかといえば選考にネガティブに働くという回答は35.0%にのぼります。

理由として、仕事の成果を誇張する可能性、信頼性のなさ、自己肯定力の低さなどが挙げられており、「嘘」というのが負の部分の隠蔽のために使われている可能性に着目したとき、確かに選考過程でプラスに考慮するのは難しいと考えられます。

どれほどの求職者が採用選考で「嘘」を用いるのでしょうか?INOUZの調査では、現在正社員の職についている男女100人を対象に「採用面接でウソをついたことはありますか?」というアンケートを行った結果、ちょうど半分が「ある」と回答したという結果が得られました。

採用選考でウソをついたことはありますか?
出典元『INOUZ Times』社員アンケート「採用面接でウソをついたこと、ありますか?」

ウソがバレている・バレていないに関わらず、従業員の半数が採用面接でウソをついていることになります。求職者がウソをついてしまうということで最悪のケースは経歴詐称などが考えられますが、些細なウソであっても採用ミスマッチにつながりうる問題でもあります。

アメリカのマサチューセッツ大学の調査によれば、81%が面接官に偽りの返答を行い、33%が履歴書にウソの経歴を記入したことがあると回答していると報告されており、これは採用担当側から見れば「ほぼ全員が嘘をついている」というくらいの心構えでなければ精度の高い選考ができないとさえ思える数字です。

参考URL『FinTech online』8割が就職活動で学歴・経歴詐称ーー米マサチューセッツ大学調査

First Advantageが各国の採用候補者を対象に実施したスクリーニング調査によると、日本における経歴詐称率は諸外国と比べて低い水準にあるものの、5.47%となっています。自社の採用において、経歴詐称が起きないと言える保証は一切ありません。

採用時の身辺調査 経歴詐称率が高い国は
出典元『Japan PI』海外の採用事情 経歴詐称が多い国・少ない国ランキング 日本は何位?

入社後に発覚した経歴詐称は、最悪の場合クライアントにも悪影響を与えてしまう恐れがあり、たったひとりの嘘とはいえ、会社全体の信頼性に大きな打撃を与えかねません。しかし、日本の法律では経歴詐称が発覚した場合にも必ず解雇できるわけではありません。それゆえに、経歴をどこまで採用基準に含めるか十分に検討しておく必要があります。ただ、個人情報保護法により対象者の同意を得て行う必要があります。プライバシーにも関わる問題なので、法遵守はもちろん、対象者への配慮も忘れてはなりません。

そこで今回は、法的な観点でリファレンスチェックを実施する上で注意しなければならないことについて説明します。

厚生労働省による採用の考え方

厚生労働省は、公正な採用選考を実施するために、

  • 応募者の基本的人権を尊重すること
  • 応募者の適正・能力のみを基準として行うこと

という2点を基本的な考え方としています。多くの求職者に就労のチャンスを与えるためですが、不適切な採用選考というものも残念ながら存在します。その詳細が下図です。

不適切な採用選考の実態
出典元『厚生労働省』公正な採用選考の基本

適正・能力に関係のないものとして、家族に関することや思想を採用に用いているケースが多く見られます。厚生労働省による採用の考え方では、身元調査などの実施は不適切とされます。リファレンスチェックを行う際は、あくまでも前職での職務能力や適正の確認に徹しなければなりません。

リファレンスチェックと個人情報保護法の関係

リファレンスチェックでは、個人情報の取り扱いが極めて重要です。特に注意したいものが、個人情報保護法に記載されている「要配慮個人情報」です。

この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

引用元『e-Gov』個人情報の保護に関する法律

リファレンスチェックを行う過程で、「要配慮個人情報」と接せざるを得ないこともあります。要配慮個人情報に触れる可能性があることをしっかりとリファレンスチェック対象者に説明し、本人の許可を得た上でリファレンスチェックを実施するという手順を踏まなくてはなりません。

要配慮個人情報に該当しない情報であってもプライバシーに関わる調査でもあるので、対象者への心理的な配慮も怠らないように心がけましょう。

違法時に課せられる罰則

個人情報の無断取得や漏洩で考えられるリスクが以下です。

違反時の罰則とリスク
出典元『個人情報保護法対策室』違反時の罰則とリスク

直接的損害を与えると違法行為となり、刑事罰では「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」とされ、民事賠償では「一人あたり数千~数万円の賠償」という判例があります。

違法行為があると、各種メディアで報道されたりするなど、急速に世の中に知れ渡ってしまいます。クレームなど問い合わせの激増など、業務への悪影響だけでなく、「あの会社はブラック企業だ」というレッテルを貼られ、著しい信用の低下につながる恐れがあります。

リファレンスチェックは法遵守で実施する

リファレンスチェックは求職者の個人情報を扱いますので、個人情報保護法の観点から必ず求職者に事前承諾を取らなくてはなりません。個人情報保護法で「要配慮個人情報」と指定されている情報だけでなく、対象者への配慮を怠ることなく取得情報は慎重に取り扱うことを心がけましょう。

一般的に職歴詐称を防ぐために実施されるリファレンスチェックではありますが、適切な実施をしなかった場合には、企業側のコンプライアンスが疑われかねません。

もし違法行為であるとされてしまったら、失う社会的信用は凄まじく、最悪の場合、ビジネスが破綻する可能性もあり得ます。そうした不安を抱えないように、公正公平な採用を常に念頭において人事業務にあたることが重要です。

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