採用工数を削減する方法とは？今すぐ改善すべき5つの採用プロセス

採用工数を大幅削減すべき、たった一つの理由

採用工数を大幅に削減すべき理由が「就職白書2019」から浮かび上がりました。翌年の見通しについての質問で、実に約4割もの企業が、「母集団・応募人数がともに減少し、一方で新卒採用にかかるマンパワーは増える」と回答しているのです。

同調査によると7割以上の企業が、最大の課題として「新卒採用にかかるマンパワー」を挙げています。人口減少を背景とした売り手市場が続くいまこそ、不必要な採用工数を大幅に削減して、人事が本来時間を費やすべき採用プロセスに、しっかりと時間を取らなければならないのです。

2019年10月に帝国データバンクが発表した「人手不足に対する企業の動向調査」によると、正社員が不足していると回答した企業は過半数を超えています。

新卒採用においては、過半数以上の企業が、採用数は計画を下回っています。また、中途採用においても54.2%の企業が、人員を確保できなかったと回答しています。

新卒・中途ともに、人材獲得難が今後も続くことは、企業規模や業種を問わず共通した悩みです。採用プロセスを見直し、採用工数を大幅に削減することが急務となっているのです。

採用活動の全体像を見直し、改善点やボトルネックを洗い出すために、採用フローを可視化することは重要ですが、下記では採用工数の削減を優先的に検討すべき採用プロセスを紹介します。

就職・転職サイト・SNSへの求人広告出稿や、自社サイトでの募集情報掲載では、文言や画像を検討するのに採用工数を取られるほか、反響を検証し表現を最適化する、PDCAをまわすことが重要になります。

終わりなき改善が求められるため、採用工数を大幅に削減することは難しいでしょう。

採用要件と募集に際して利用するツールが明確になった段階で、応募者の管理や、スカウトメールの送信なども含めて、採用マーケティングをアウトソースすることで採用工数を削減できます。

新卒採用における合同企業説明会や、中途採用における転職フェアへの出展では、1日でいかに多くの応募者と話せるかどうかが勝負になります。

自社の採用要件に合わない可能性の高い応募者も含めて、多数の来場者に手際よく応対することが求められる一方で、人材を見抜く専門スキルの高さは求められません。

説明会での応対フローを明確にすれば、外部の採用イベント代行会社に委託したり、人事以外の部署のメンバーから協力を仰いで、採用工数を削減できます。

面接以前の選考では、適性検査による学力検査や性格検査などのテストを実施し、テスト結果から１次面接への選考を行います。

また成績証明書、履歴書、職務経歴書などの提出を求めて、書類選考を行います。

試験と書類選考を全てオンラインに切り替えることで、応募者を集合させるための採用工数、書類やりとりや管理の時間を軽減することができます。書類選考を採用代行会社に委託して、採用工数を削減するケースも増えています。

過去に入社した人材の書類をAIに学習させて書類選考サポートさせるなどのHR Techを活用することで、採用工数を削減することも可能です。

試験や書類選考を合格した応募者には、面接を実施します。

面接日時の調整や面接を行う会議室の手配は、応募者一人ひとりへの個別対応となり、一方で選考離脱を防ぐためには迅速な対応が求められるため、単純作業の割に採用工数を削減しづらい面があります。

一次面接をグループ面接にすることで、面接回数を減らすという方法があります。また、リアルでの面接をやめて、Web面接に切り替えることで採用工数を削減できます。構造化面接を取り入れて面接時間の短縮を図ることも効果的でしょう。

内定離脱を防止するため、採用プロセスにおいて内定者フォローも欠かすことができない存在です。

新卒・中途ともに過半数の企業で、採用数が計画を下回っている現状で、採用選考に合格した人材をもれなく入社させるための労力は惜しむべきではないでしょう。

内定者フォローは、人事担当者だけではなく、配属先部署のメンバーや、入社後にメンターとなる関係者など、社内の様々な人の協力を得て行うことで採用工数を削減できます。

内定者が入社後に円滑にコミュニケーションを図り早期活躍するためにも、人事だけで完結させないほうが望ましいでしょう。

多くの企業が人事担当者のマンパワー不足に課題感を感じるいま、採用フローを可視化することから始めてはいかがでしょうか。自社の採用活動において、ネックになっているプロセスを明確にし、採用工数がどの程度かかっているのかを把握することが、採用工数削減の第一歩です。

採用コストのかさむアウトソーシングだけではなく、HR Techと呼ばれる各種ツールを上手に導入して、採用工数の削減を図るべきです。採用工数を大幅に削減し、最も重要な採用プロセスにリソースを割くことこそ、採用活動を成功に導く鍵となるのではないでしょうか。