個人面接の流れとは?成功させるためには事前の準備が必要不可欠

個人面接のメリット・デメリットと注意点を再確認しよう

個人面接とは、応募者1人に対して、面接官が1人または複数人で実施する面接手法です。相手の能力や人柄を深く掘り下げて理解できるというメリットがある一方で、面接数が多い場合には時間がかかる、複数の面接官で評価にばらつきが生じるなどのデメリットがあります。

多くの応募者はとても緊張しています。応募者が詰問されたと感じてしまった場合などには、面接官にそのつもりがなくても「圧迫面接」だと捉えられる恐れもあるため、個人面接には十分に準備して臨むべきです。

就職白書2019によると、新卒採用プロセスで最も実施率が高いのは「面接」で、99%の企業が面接を行なっていることが分かりました。次に「内々定・内定を出す」(98.1%)、「説明会・セミナー」(96.2%)が続きます。また「インターンシップ」(95.9%)も、特に従業員数300人未満の企業で大幅に増加しています。

採用活動プロセス毎の実施率
出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

企業は選考において、応募者の人柄や性格など、見極めが難しい項目を重視する傾向がありますが、いずれの企業も採用のマンパワー不足に悩みを抱えています。

売り手市場が続くいまこそ、面接の質向上と効率化を「両立」できた企業が、勝ち組になれるのではないでしょうか。

今回は、個人面接の具体的な流れについて説明します。

個人面接実施における全体の流れについて

個人面接とは、応募者1人に対して、面接官1人または複数人で実施する面接手法です。多面的に質問を投げかけて、応募者の人間性をより深く理解することができます。面接を複数回行う場合には、二次面接や最終面接などで用いられます。

個人面接を実施するまでに準備すべきことについて

個人面接を実施するためには、事前準備が欠かせません。面接で見極めるべき採用要件の明確化や採用基準の周知徹底など、面接官が一体となって個人面接に臨むことができるよう、社内の体制づくりが重要です。

もし新米の面接官がいる場合は、面接官の心得や法的タブーなど、ベテランにとっては当たり前と思えるようなことも丁寧にフォローして教育しておくことで、面接官は落ち着いて振舞うことができ、応募者も好感を持ちやすいでしょう。

面接対象者とのコミュニケーションには、細心の注意を払うべきです。スケジュール調整では迅速な回答を心がけましょう。応募者の居住地や忙しさに応じて、遠隔での面接実施を提案するなど、選考離脱防止にも努めましょう。

面接前日には面接実施のリマインドや持ち物の連絡をする、遠隔面接の場合のフォローなど、きめ細やかな対応を心がけつつ、遅すぎる時間にメールしないなどの配慮も大切です。

個人面接で見極めるべき内容について

個人面接で見極めるべき内容は、服装や身だしなみといった外見の印象、受け答えの様子や発言の仕方など、筆記面接や適性検査では計測できない項目です。また入社への熱意や応募者の価値観、人柄や適性などを、対話から深く掘り下げてなければ確認できない項目が、個人面接で見極めるべき内容となります。

集団面接では「MUST要件」を満たしているかどうかを判断する、いわゆる足切りの役割しか果たさない場合が多いのですが、個人面接では「WANT要件」を満たしているかどうかを探ることもできます。

それまでの選考結果を踏まえて、面接で掘り下げるべき項目を絞るなど、事前準備をしっかり行うことで、個人面接での応募者の見極めは、ぐっと精度が上がるでしょう。

個人面接で応募者を見極めるポイントと質問例について

個人面接で応募者を見極めるための3つのポイントと、それぞれの質問例を説明します。

ポイント1:面接の意図・目的を明確にして実施する

面接では意図・目的を明確にして、質問を投げかけることが重要です。意図を持って質問することで、応募者のマインドセットが自社にマッチするかどうか見極める判断材料を入手することができます。

例えば「会社と応募者の価値観が合っているかを確かめる」という場合でも、掘り下げたい意図や目的によって、質問は異なります。

(質問例1)
意図:会社の理念と個人の信念に共通項を見出したい
「転職理由・志望動機を教えてください。」

(質問例2)
意図:事業の展望と個人の興味の対象に接点を見出したい
「今後、チャレンジしてみたいことはありますか?」

ポイント2:評価シートに沿って質問する

個人面接の実施中、評価基準を意識して質問することも重要です。評価項目に即して、また評価基準を満たしているかどうかに留意しながら応募者の情報を収集することで、面接実施後の合否判定の際にも評価のブレを防ぐことができます。

例えば「論理的」という採用項目について3段階の評価基準を設け、評価シートに基準を記載しておき、面接中に評価シートを確認するという方法は有効です。

(3段階の評価基準例)
合格:「発言に根拠があり客観的に正しく、主張に一貫性がある」
要検討:「発言に根拠があるが、客観的に正しくない部分を含む、または部分的に一貫性に欠ける」
不合格:「一貫性はあるが、発言に根拠がない。または発言そもののが客観的に正しくない」

(質問例)
「いまの発言に関する、あなたの過去の事例やエピソードを教えてください」
「あなたはご自身のことを△△な人物であると言いましたが、いまのエピソードのどういった事実から、そう言えると考えますか?」

ポイント3:1つの質問項目を掘り下げる

個人面接では多面的に質問できることもメリットですが、浅い質問を多数繰り返しても応募者の人物像は深く理解できません。「オープンクエッション・発言の背景・具体例・共感(フィードバック)」を上手く組み合わせながら、1つの質問項目を掘り下げていくことで、より深く応募者を見極めることができます。

(質問例)
・オープンクエッション
「転職理由・志望動機を教えてください。」
「あなたのキャリアプランにおいてこの募集職種のどこが魅力的でしたか?」

・発言の背景
「なぜそう思うのですか?」
「決断の理由や背景についてお話いただけますか?」

・裏付けや具体例
「そう考えるようになったエピソードをお聞かせください。」
「具体的にはどのようなアクションを起こしたのでしょうか?」

・共感やフィードバック
「〜〜なのですね。それは大変でしたね。」
「私も〜〜という経験があるので、とても共感します。」

個人面接の質向上と効率化を図るために

個人面接は、応募者1人あたりに割ける時間が長く、人材の見極めや評価に適した面接手法です。最終面接で用いられることも多く、役員面接や担当部長など人事以外の面接に不慣れな人が面接官を務める場合もあるので、成功させるためには当日の運用などの事前準備が必要不可欠です。

面接の意図や目的、優先して見極めるべき評価項目と評価基準を事前に共有して認識を揃えることで、面接の質向上と効率化の「両立」を図ることができるでしょう。

面接官は「会社の顔」です。面接官の心得を伝授するなど、面接官のフォローは積極的に行いましょう。

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