面接では「穏便な断り方」でリスク回避を
面接を経て不採用通知を出さなければならない場合、対応には悩む人事担当者は多いのではないでしょうか。不採用通知を出す手間もかかることから、特に大企業では合格者にのみ通知をだす「サイレントお祈り」を実施する傾向もあります。
面接合否の連絡で、不採用だからといっていい加減な対応をしていては、企業ブランディングにおいては高リスクです。将来の顧客となったり、社外のビジネスパートナーになる可能性があるからです。不採用であっても、事務連絡と捉えるのではなく、穏便な断り方を熟慮し、リスク回避を図りましょう。
面接での印象が企業イメージを左右する
不採用の通知を行わない「サイレントお祈り」はどの程度発生しているのでしょうか？
HR総研の調査によれば、就職活動をした学生が企業に対する不満として「結果を必ず通知してほしい（サイレントお祈りはやめてほしい）」内容が圧倒的に多いという結果も報告されました。サイレントお祈りを経験した学生は怒り、恨み、苛立っていると報告されています。
大企業（従業員規模1001名以上）であれば、書類選考の不合格者への通知は約6割の企業のみしか行っていません。
面接後であっても、大企業（従業員規模1001名以上）の4社に1社は、不合格者に対して連絡を行っていません。
採用面接は単なる人材獲得のための判定の場ではなく、対外的なブランディングにつながるのです。不採用の場合は、内定者以上に丁寧な対応を心がけ、穏便な断り方をしましょう。ここからは、不採用通知を実施する目的や心得、注意点を紹介します。
不採用通知を実施する目的とは
不採用通知を実施する目的とは、候補者に誠意を持って対応することで、企業に対する好感度を下げないことです。不採用である時点で、企業に対する好感度は下がりますが、不必要に嫌われないための努力をすることが重要なのです。
不採用の方は、将来的な顧客、ビジネスパートナーになったり、数年後に経験を積んで再度応募してくれる可能性もあります。企業の事業活動にとっての多様な可能性を放棄しないために、不採用通知は丁寧に行うべきなのです。
不採用通知を実施する際の心得とは
不採用通知を実施する際の心得とは、「どうせ入社しない人に手間をかける」という意識から抜け出して、「今回は不採用だったけれども、いつかご縁があるかもしれない」と、誠意を持って丁寧に対応することです。
昨今、採用合格の方にのみ結果を連絡するという「サイレントお祈り」が問題になっています。合否が分からないまま待つのは精神的苦痛が大きく、就転職活動を続けるかどうか判断ができません。
サイレントお祈りをする企業のイメージは、低下する傾向があります。リスクマネジメントの観点からも、サイレントお祈りはただちに止めましょう。不採用通知は必ず行い、かつ誠意を持って行うよう心がけてください。
不採用通知を実施する際の注意点５つ
不採用通知を丁寧に行うためには、下記5つに注意しましょう。
- 応募してくれたことへの感謝を伝える。
- 事務的な内容（いわゆるお祈りメール）にならないように注意する。
- 面接で人柄や想いなどを理解したことを伝える。
- できるだけ速やかに結果を連絡する。例えば、1週間以内に結果を連絡し、面接時にスケジュールを伝えておくなど、相手が次のスケジュールを組みやすいよう配慮する。
- 応募者が今後の面接に活かせる内容を伝える。例えば、採用要件のどの部分とミスマッチだったかなど、面接で話した内容を元にフィードバックする。
客観的かつ納得感のある合否連絡が、求職者に対する誠意表示につながります。自社に興味を持ってくれている時点で、ステークホルダー（利害関係者）となるため、社会人が学生に対応するような視点ではなく、顧客と接するような視点で対応することが大切です。
面接の断り方は、不採用の場合こそ真摯に
面接の断り方は、企業のリスクマネジメントとしてとらえることが重要ですが、応募者にとって面接は、人生を左右する一大イベントであることも忘れてはいけません。
不採用となった方にも、その人個人を尊重している姿勢が伝われば、企業に対する好感度が向上して、周囲の人に応募を勧めてくれたり、自社商品・サービスへのファンになってもらえるほか、将来的には顧客と・ビジネスパートナーとして協業できたりなど、良好な関係に発展する可能性があるのです。