フォローアップ面談が重要な理由とは
どの会社でも、新入社員関わらず、フォローアップ面談は人材育成のためにも重要です。働く人の多くは、働くことに対してさまざまな悩みを抱えているからです。
バーニャカウダの調査によると、働く人の６割以上が仕事上の悩みを抱えており、１位は給与、２位は人間関係の悩みを抱えていることが見て取れます。
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
悩みを相談できない人は53%と過半数の人が悩みを相談できないという現状では、誰に相談してよいのかわからないなど、気持ちの問題が理由として挙げられています。
出典元『バーニャカウダ』【調査リリース】働く男女931名を対象にインターネット上で実施した「仕事上の悩みに関する調査」の結果を公表いたしました
厚生労働省の調査でも、強いストレスとなっている事柄がある労働者の割合は約6割となっており、相談相手として上司同僚、家族友人が圧倒的に多いことが分かっています。
出典元『厚生労働省』平成 29 年「労働安全衛生調査（実態調査）」の概況
今回は、社員の悩みを相談する制度でもあるフォローアップ面談を設計する方法について、ご説明します。
フォローアップ面談の設計方法について
フォローアップ面談の大きな目的は「社員の現状や、その時々の思いを確認すること」です。
- 今の仕事にモチベーションを持って取り組めているか
- 入社前に思い描いていた業務と現状にギャップはないか
- 働いている環境で気になっていることはないか
- ストレスを感じていることはないか
- 自分が思い描いているキャリアプランと、今の職場や仕事は一致しているか
新入社員の現状について話を聞いて終わりではありません。今の仕事にやりがいを感じているのであれば「さらに成長するためにはどうすればいいか？」の具体的な目標設定を行ったり、課題やストレスがあれば、その原因を掘り下げて確認し、改善策を考えて共有するなど「次」につなげるアクションを話しあい、行動に移すことが求められます。行動によって何が変わったかを確認していくこと重要です。新人の話を聞いて終わりにならないよう、留意しましょう。
職場の上司・先輩ではない第三者である人事や教育部門の人が、新人に個別に話を聞くフォローアップ面談の形も利点があります。
一つには、同じ部署ではないということだけで話がしやすい点です。直接仕事に関わっていないので気兼ねせずに意見を述べることができるのです。二つ目は、何か不満がある場合、ガス抜きの効果がある点で、直属の上司には話しにくい仕事への不満や不安も素直に言うことができます。三つ目は、面談を行うことで新人の本音が人事や教育部門に伝わり、職場の課題を把握することができ、今後の育成施策に反映できる点です。
面談は目標設定や業務の区切りとなりやすい3ヶ月ごとのタイミング（入社3ヶ月、6ヶ月、9ヶ月、1年）が効果的と言われています。面談の流れは、まず、面談の目的を伝え、本人の現状を確認。現状と本人の希望などから、本人にとってどうなることがよいのかを把握して、ありたい姿に近づくために何をすればよいかを共に考える…といった流れで進めます。
フォローアップ面談の流れ
フォローアップ面談の目的は、入社した社員の現状を確認し、お互いに今後の方向性をすり合わせることにあります。面談では、以下のポイントを確認しておくことをおすすめします。
今までの仕事に対する評価
入社してから今までの仕事・働きに対する評価を伝えましょう。どの程度期待に沿うことができているか、考え方の方向性は合っているか。彼らの働き方が求める水準に達しているのかどうか、良くも悪くもフィードバックしていきます。
中途採用した社員の仕事ぶりによっては評価を伝えるタイミングにも考慮が必要です。期待通り、または期待以上の結果で、ポジティブな評価が多いのであれば、面談の最初に伝えるようにします。相手はリラックスし、その後の面談もしやすくなります。
期待した働きのレベルに達しておらず、働き方や仕事に対して指導やアドバイスが必要な場合、最初の面談で厳しい内容を伝えてしまうと、彼らは自分の抱える課題を言いにくくなってしまう可能性があります。評価が低い相手には、成果が出ていない背景や問題を確認する意味でも、職場に馴染めているか、困っていることはないか、意欲的に仕事に取り組めているかなどを確認しましょう。その後で、評価を伝える流れが適切です。
環境に馴染んでいるか、困っていることはないか
フォローアップ面談は、新人がトラブルや仕事上の悩みを抱えていないかを確認する場でもあります。同僚とのコミュニケーションはうまくいっているか、業務上困っていることはないかを丁寧に聞いてみます。周囲とのコミュニケーションが重要な業務では、周りとの人間関係について何か遠慮を感じていないかを確認することが重要です。
人によっては、あまり真剣に聞いてしまうと「些細なことだし我慢すればよい」とはっきりと不満を口にしないケースもあります。しかしそれが重要な問題であることも少なくありません。
会社に慣れていない彼らが変に遠慮することがないよう、できるだけ気軽に話しやすい雰囲気で面談するよう心がけてみましょう
意欲的に仕事に取り組めているか
仕事に対する思いや、入社前のイメージと現実のギャップはないかなどの質問を通じて、仕事に対する意欲も確認していきます。
何かしらのギャップがある場合、入社直後なのに転職を考えたり、転職に失敗したとやる気を失う転職者は少なくありません。ギャップを感じている人には、今の業務にきちんと向き合えるように、軌道修正していきましょう。
今後の目標と期待のすり合わせを行う
フォローアップ面談では「今後」についても共有する必要があります。入社した人材がやりたいことと企業の方向性や組織が期待する役割と一致しているのか、すり合わせすることが何よりも重要です。
面談の最後には「今後の期待」を忘れずに伝えましょう。人は期待されることで、それに応えたいと自然に思う傾向があるからです。今までの成果が期待通りでない場合でも、今後の可能性をポジティブにとらえ、社員に会社が期待していることを伝えて面談を締めくくりましょう。
面談終了後も、数か月は気配りをする
フォローアップ面談が一旦終了しても、その後も変わらず心配りをしていくことが求められます。
新人は、環境が大きく変化する中で多かれ少なかれ、焦りや孤立感、ストレスを抱えています。それがあまりにも大きいと仕事に支障を来し、思うように能力が発揮できなくなります。入社後ある程度の期間は、社員の状況を気にかけ、必要に応じて組織でサポートができるよう意識していきましょう。
フォローアップ面談の意義を再認識して、効果的に進める
フォローアップ面談では、面談相手の本音や悩みを引き出しやすくするために、信頼関係を築く・面談の目的を明確にして共有するなど、人事評価などと紐付けないことや秘密を守ることなどの取り決めを行うことで、本音が引き出しやすくなります。
悩みや課題を聞き出すだけでなく、改善する取り組みや姿勢を見せることも、社員とっての安心感につながります。フォローアップ面談を実施することが目的になるのではなく、職場環境改善の手段として活用することで、離職率の改善だけでなく、労働生産性の向上のヒントを得られるのです。