業務の大半を占める“調べもの”の時間
多くの人が日々、スマートフォンやパソコン、また本などを使って、さまざまな調べものをしています。
Q&Aサイトを運営するオウケイウェイヴ総研の調査によると、一般的な会社員は業務時間のうち1日平均1.6時間を「調べもの」に割いており、日本全体で1日当たり約1,057億円の賃金が調べものに充てられているのが現状であると報告されています。
出典元『オウケイウェイヴ総研』【社内業務に関する調査】 ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間。6割超の人が調べものに時間を取られていると感じている結果に
同調査では仕事中の調べものに利用するツールとして「インターネット検索」が93.3%も挙げられており、ほとんどの人が業務に必要な情報をインターネット検索から得ているという結果になりました。
出典元『オウケイウェイヴ総研』【社内業務に関する調査】 ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間。6割超の人が調べものに時間を取られていると感じている結果に
人事評価を明確かつ公平に行うためには社員一人ひとりの能力や成果を調べる必要があるものの、HR総研の調査では人事部門に十分なリソースが提供されていないという回答が半数を占めており、足りないリソースとして「人員」が挙げられています。
出典元『HR Pro』HR総研：人事の課題とキャリアに関する調査 結果報告【2】
人員不足によって時間が足りない中で、評価基準の情報を収集する際には情報バイアスに注意する必要があります。今回は、情報バイアスへの対策について説明します。
情報バイアスとは
情報バイアスは、あきらかに不要な情報も（必要だと思い込んで）集めてしまうことです。これが行き過ぎると情報過多となり、「効率の良い判断ができない」課題が生じます。
一般的に人は自分の意志決定には材料（情報）を必要としていますが、情報バイアスは不要な材料でも集めてしまいます。報を集めすぎてしまう理由として、意志決定が不安なためであると言われています。一方で「自分は集めた情報を適正に取捨選択できる」と信じてしまう傾向が多くの人にあります。実際には情報過多になりすぎたために、仕事や作業効率が悪くなるなど、最適な決定はできていないことが往々にしてあるにもかかわらずです。
情報バイアスが人事業務に与える影響について
情報バイアスは、特に働く人の多くが大なり小なり影響を受けているものです。情報の収集は非常に重要ですが、そもそも情報を収集しようとした目的と収集した後にどのように活用して目的を達成するための結果を出すかが、何よりも大切です。デジタル社会においては、最もありがちなバイアスとも言えますが、だからこそ問題点をしっかりと把握しておかなければ、始終バイアスに悩まされることになります。
そもそも情報は、収集に時間がかかることが問題です。集めることに時間をかけすぎて、重要な検証や検討の時間がなくなっては意味がありません。
人事活動では、採用や評価などの際に、多様な個人にまつわる情報を集めて本人や周りの意見を聞く機会が多くあります。さまざまな情報から個人を適正に判断することが目的ですが、持っている情報をどこまで扱えるか、そもそもその情報は適当なのかなどを考えると、結果として非効率になっていることも少なくない場合もあります。何より、そもそもの評価軸自体が適正でない場合(客観的指標ではなく、個人の意見や偏見が入る余地があるなど)、評価基準自体にぶれが出ているとも言えます。
多すぎる情報を適正に扱えない限り、情報をまとめる行為がすでに非効率です。無用なデータは、適正な人事評価にも問題を引き起こし、ひいては組織の生産性を低下させることにもつながりかねません。
情報バイアスを回避する対策方法について
情報は多く抱えていればいいというものではありません。情報がないことよりも、情報があり過ぎることで、かえって判断を誤ってしまうケースというのは往々にしてあります。
情報バイアスを防ぐためには、社内でもツールやシステム整備などで、情報を適正な内容と量を扱えるような環境を整えることが必要です。ビッグ・データが活用される昨今では、確かに、情報収集を強化して膨大なデータをストックすることに意味はありますが、情報の収集だけに偏ると、無意味なデータまで蓄積したり、せっかくの貴重なデータを整理できないというリスク、さらには必要なものが何かが見えなくなる恐れまであります。
まずは人事活動に必要なデータは何か、不可欠な評価軸をどのように構築するかを考えて、目的に合致した情報を収集するようにしましょう。情報を適当に取捨選択し分析を進め、最適な行動・判断につなげること、また「使い方」自体の精度をあげていくことが、何よりも求められることなのです。
情報は活用しなければ意味がない
人事業務の効率悪化や評価基準のブレの原因のひとつに情報バイアスがあります。情報バイアスは優秀な人材を採用しなければならない、人事評価を公平に行わなければならないといったプレッシャーから必要以上の情報を集めた結果、かえって判断基準にぶれが生まれることによって起こります。
評価項目を明確化・共有して必要な情報を絞り込み、情報バイアスに陥らないようにして、正確で効率的な人事業務を行いましょう。