プレゼンテーションスキルは３つのポイントで上達する
ビジネスシーンでは交渉の連続です。提案をし、可否を相手に決めてもらうことでプロジェクトは進行します。それゆえに、提案内容を手短に、そしてわかりやすく相手に提示するスキルは不可欠だと言えます。
重要になるのがプレゼンテーションスキルです。パワーポイントなどを使ったプレゼンテーションのトレーニングは高校や大学でも積極的に取り入れられており、社会人になると場数もたくさん踏むことになるのですが、日立ソリューションズの調査によると、プレゼンテーションの発表が得意だと答えた人なんと22.3%です。裏を返せば、７割以上のビジネスパーソンがプレゼンテーションスキルになんらかの不安を抱えているということになります。
出典元『日立ソリューションズ』プレゼンテーション発表に関する意識調査
プレゼンテーションスキルですが、上達のポイントは３つです。細分化すると「伝える」「理解してもらう」「行動してもらう」の３つになり、この３つさえ押さえれば飛躍的にプレゼン力を向上させることができます。
今回は、プレゼンテーションスキルの向上の鍵を握るその３つのポイントを紹介します。
プレゼンスキル向上のための３つのポイントとは？
プレゼンテーションのプロセスは以下の３つのフェーズに分解できます。
- 相手に伝える
- 相手に理解してもらう
- 相手に行動してもらう
プレゼンテーションは総合的なコミュニケーションスキルとロジカルシンキングが求められますが、上記の３つのフェーズにはそれぞれ対応するスキルがあります。
- 共感スキル
- 説明スキル
- クロージングスキル
プレゼンテーションスキル向上の第一歩は、これらを習得することだと思えば、トレーニングの敷居もぐっと低くなります。
１．共感スキル向上のポイント
「相手に伝える」というフェーズでは、相手に共感してもらい、提示する事柄を身近に感じてもらうための準備が必要です。
プレゼンテーションの冒頭では提案の背景を示すイントロダクションが挿入されますが「聴衆に参加意識を持ってもらうこと」と「聴衆との信頼関係の構築」が大きな目的となっています。
ここで使えるスキルが「ペーシング」というものです。ペーシングは、コミュニケーションをする相手の表情や口調、言葉を「真似る」ことで安心感と親近感を与えるコミュニケーションスキルです。
プレゼンテーションスキル向上に直結するものを鍛えるには、相手の言葉を引き出すこと、そして引き出した言葉で会話をつなげる練習をすると良いでしょう。相手の興味を引く質問の引き出しを常にストックしておくと、会話の種になります。そして始まった会話の中でさりげなく相手を「真似る」ことを試し、相手がどんなリアクションを返してくれるかをしっかりと観察してみましょう。
２．説明スキル向上のポイント
問題を共有できた時点で「相手に理解してもらう」フェーズに入ります。ここではロジカルに説明するスピーチスキルや、適切なデータを収集して提示するスキルが重要です。
この部分の構成については、事前に聴衆がなにを知りたいかを知っておくことがとても大切です。プレゼンテーションで伝えるものは大きく分けて以下の４つです。
- WHAT（具体的な情報を伝える）
- WHY（因果関係を伝える）
- HOW（実行する手順を伝える）
- IF（実行するとなにが期待できるかを伝える）
スキルを伸ばすためには、日頃から「気になったことはすぐに調べる癖をつけること」と「気になった対象について上記の４つの視点で分析する癖をつけること」が大切です。
プレゼンテーションの場数を踏めば「喋ること」は上手くなります。しかし、何を喋るかという内容、その場での対応力については、プレゼンを始める前の思考力が鍵となります。日常的に疑問を放置しないことを心がけると、説明スキルを支えるロジカルシンキングが上達します。
３．クロージングスキル向上のポイント
最後の「相手に行動してもらう」ことを達成するためには必要なのがクロージングスキルです。
クロージングで一番大切なのは、相手に期待することをはっきりと伝えることです。注意したいのは、結論の断定を避けてついつい長々と婉曲的に喋ってしまうことです。極論を断定的に話すのはかなり注意が必要ですが、話をぼかし続けると相手に「この人は自信がないんだな」という印象を与えてしまいます。
クロージングの上達とは、自信を持って話せるようにするなることとも言えます。自信のなさは「結論までのロジックの不安」から生まれます。ですので、普段の短い会話の中でも意見を言うときは客観的な根拠と一緒に提示する癖をつけるようにしてみましょう。
同時に自分の意見に不安な点があるときは、不安な理由の客観的な根拠を放置しないことも大切です。主観でものを考えすぎないことが、自信を持って主張できるようになる最初の一歩になります。
プレゼンテーションスキルの向上は日常的な意識から
プレゼンテーションスキルは一方的ではなく、相手との双方的なコミュニケーションを前提とするスキルです。実際にプレゼンの場数を踏むことも大切ですが、普段の生活でも向上させることができるので意図的に意識することが大切です。
要点をまとめてわかりやすく伝えるスキルや、相手の反応を見て伝え方を変えるスキルなどは、どのような立場であっても仕事をするうえで常に求められます。新入社員だけでなく、既存従業員や管理職を対象とした教育研修を実施することは、業務の生産性向上や社内のコミュニケーションの円滑化にも効果が期待できるでしょう。