人事評価制度を正しく運用するために
働き方改革やダイバーシティの推進により、現在のビジネスシーンでは過去の慣習にとらわれない人材マネジメントが重要な企業戦略にもなっています。
人事評価や人材起用に注目すると、日本ではこれまで年功序列であったり終身雇用といった評価制度が主流でした。しかしトレンドの移り変わりが速く、柔軟性と対応力、そしてアイデアの独創性がこれまで以上に求められるようになった昨今において、従来の評価制度は時代遅れのものとなっています。経験や社歴でなく、今現在の実力を正当に評価し、若手やベテランにとらわれることなく、適材適所の人材を抜擢していくことが大切です。
一般的な課題として上記のことが挙げられる人事評価制度ですが、アデコにより興味深い調査が報告されました。アデコは、人事評価制度の満足度や適切さを「評価される側」と「評価する側」にアンケートを行いました。その結果、従業員のうち６割程度が人事評価制度に満足していないということが指摘されました。
出典元『THE ADECCO GROUP』6割以上が勤務先の人事評価制度に不満、約8割が評価制度を見直す必要性を感じている
人事評価の見直しについては従業員の75％がその必要性を主張しているにも関わらず、上司の８割が評価は適切だと回答しているというように、「評価される側」と「評価する側」では人事評価制度に対する認識に大きな齟齬が存在しています。
出典元『THE ADECCO GROUP』6割以上が勤務先の人事評価制度に不満、約8割が評価制度を見直す必要性を感じている
出典元『THE ADECCO GROUP』6割以上が勤務先の人事評価制度に不満、約8割が評価制度を見直す必要性を感じている
公正かつ公平な人事評価制度を作るためには、客観的で具体的な評価項目・評価基準の設定が不可欠です。近年ではベンチャー企業を中心に一芸に秀でた社員や若手社員の積極的に起用する抜擢人事が増えてきています。一方で、日本は年功序列の評価制度が定着しているのもあり、抜擢人事により職場の人間関係に不和が生じるという例もないわけではありません。
だれかの昇格に伴い「降格」も起こる場合があります。特に人事評価制度を新しいものに変えるならば、昇格する人のサポート体制はもちろん、降格する人のフォローもおざなりにはできません。
この記事では、人事評価シートの目的や効果を紹介します。
人事評価シートとは？目的や活用するメリットについて
人事評価制度の目的とは会社の人事戦略を実行するためのデータを整理するためにあります。そのために人材の適材適所の起用、組織内のポジションの是非の定期的なチェックが必要です。
人事評価制度はいわば企業が掲げた理念やビジネス上の戦略がどれだけ達成できたかを確認する機会をもたらすものにもなります。社員の業績・貢献度を評価することは、自社の業績を査定することにもつながります。つまり人事評価制度は「会社の健康診断」のような役割を持つことになるのです。
人事評価シートを作る目的について
人事評価シートとは、人事評価の対象となる項目についての客観的な評価を記すものです。目標の設定やその達成度の自己評価や上司の評価を比較できるものでもあり、単に人事評価の透明性を担保するためのものではなく、人材育成も視野にいれた活用が可能な業務ツールです。
人事評価シートの管理について
人事評価シートの活用で最も気をつけなければならないのは保管方法です。なかにはセンシティブな情報も含むため、個人情報保護の観点からも厳重な取り扱いが絶対条件となります。
人事関連の書類は労基法により最低３年間の保管が一般的です。永久保存の義務はないですので、一定期間が過ぎれば破棄できますが、その際も取り扱いには注意しましょう。
人事評価シートの導入による企業のメリットについて
人事評価シートは、曖昧になりがちな人事評価のシステムを透明化させるという目的があります。きちんと活用することにより、低い評価を受けた従業員が納得できずに不信感を抱くという事態を防ぐことができます。
個人の目標の設定や達成度のチェックができるため、人材育成ツールとしても有効であり、人材マネジメントにおいて幅広く活用できるなど、高い利用価値があります。
注意したいのは運用・管理です。厳密に評価しようとするほど評価項目は膨大になり、運用するにはかなりの労力が必要になります。シートを埋めるだけでも大きなコストを割くことになると、どうしても評価も適当に済ませてしまいがちになります。重要なポイントだけを抽出し、そこを丁寧にフィードバックするというように、どんな情報をどう扱うかというバランスが大切です。
人事評価シートの導入による従業員のメリットについて
従業員からすれば、人事評価への一番の心配は評価制度の透明性・公平性です。評価シートがあれば、どんな項目がどのように評価されるのかがクリアになるため、評価に納得感が得られます。
評価項目が明確になっていると「次のステップに進むためには何をすればよいか」という目標を立てやすくなります。自分は何が得意で何が足りていないかという自己分析もでき、モチベーションの向上にもつながります。
どれだけ評価項目が明確になっているとはいえ、直属の上司との相性に効果は大きく左右されるのも事実です。人事評価シートを元にこれからどうなりたいか、なにを目指すかという面談を行うにしても、その使い方は上司のコーチングスキルに依存します。
人事評価シートは管理・運用が大切
人事評価シートは評価者である上司や会社と評価対象である従業員に対して評価項目・評価基準を明確にするだけではありません。評価対象である従業員の目標への進捗管理も行うことが可能ですので、人材育成を視野に入れた活用も効果的です。
従業員の自己評価と、上司からの評価の認識のズレなども確認することができるのも特筆すべき点です。こうした認識のギャップの確認や評価システムの透明性は、公平かつ明瞭な人事評価制度の運用には欠かせないものだといえます。
一方でセンシティブな情報も含まれるため、取り扱いや管理方法には十分に注意する必要があります。