あなたの会社の「新人育成」はうまくいっていますか？
ITがいくら発達しても、企業にとっての「人材育成」の重要性は不変なものです。人を育てることは時間と労力はかかりますが、長期的にはかかった分以上の大きな利益となって組織に還元され、より大きな発展につながっていきます。経営層や人事担当者は、目先の利益や経費だけではなく、一歩先の未来を視野に入れた全体最適の投資＝人材育成を活用していくことが肝要です。
育てていくべき新社会人の側はというと、新しい環境にさまざまな不安を感じています。マイナビが実施した『新入社員の意識に関する調査』によると、新社会人が社会人生活で抱えている不安の１位が「仕事をうまくこなせるか」、２位が「上司・先輩・同僚との人間関係」と、新社会人の過半数が、仕事や人間関係に大きな不安を抱えていることがわかります。
こうした不安が重なっていくことは、多くの企業で問題になっている「早期退職」につながるリスクもあります。新卒入社１年以内の離職者が、中学校・高校生卒業者と比較した際に離職率が低い大学卒であっても、長らく10%以上であることからも、これは小さくない問題なのです。
新人社員とはいえ、早期退職されることは企業にとって大きな損失です。求人広告費だけでなく、採用活動に関わった人事や現場社員、役員の人件費だけでなく、入社・退社手続きにかかった時間や教育研修費、早期退職した社員の人件費などがコストとして積み重なり、少なくても100万円、多い場合は1,000万円を超える損失となります。
今回は新人フォローの効果を最大限にするために、面談を行う頻度やタイミング、面談内容についてご紹介します。
新人フォローに有効な「面談」を考える
新人フォローを実施する目的として、大きく５つの目的が挙げられます。
- ビジネスマナーや基本行動などの社会人スキルの習得
- 早期離職の防止
- 企業や事業内容への理解を深める
- 横の人間関係づくり
- 新人の早期戦力化と社会人としての自覚の醸成
新人フォロー面談のタイミングと頻度について
新人をフォローする面談のタイミングは、企業によってさまざまですが、それぞれ、最初の研修からの経過時期で目的は異なります。
新人研修の三ヵ月後
最初は、研修から三ヵ月後が適当です。
比較的短期間で実施される面談は、それまでの目標の達成状況やそのプロセスなどをプレゼンテーションで発表するなど、具体的なプログラムが組まれるケースも多いと言われています。
新入社員が対象の場合、これ以外にも、配属後の現状の把握、不安の払拭や、社会人としての心構え・業務のやり方を再確認するなどの意図もあります。
研修の半年後
次のタイミングは、研修から半年後が適当です。
このタイミングでは、ある程度の時間が経過しているため、その期間で学んだ事を実践で活用している人も多くあります。まずは振り返りを実施します。場合によっては、同じ研修に参加した者同士で、課題の検討やディスカッションなどを実施するのも一つの手です。さまざまな解決策を検討することで、スキルの実践化を行うだけでなく、新しい仕事のやり方を身につけることもできる可能性があります。
新入社員の場合は、特に、社会人や配属先に慣れてきた気持ちを引き締めたり、モチベーションをアップさせるなどの目的もあります。
研修の1年後
このタイミングでは、1年間の総合的な振り返りや次のステップに向けてのプランの構築などを相談します。
「1年」という時間は、新人から先輩社員へのステップアップが求められるようになる時間でもあります。改めて、自身の組織の中での役割や後輩社員との関わり、これからのキャリアプランなどを考える機会としても活用できるのです。
フォローアップ面談の種類と内容について
新人の入社から数ヶ月後～1年後に行うフォローアップ面談には、さまざまな効果があります。
職場の上司や先輩ではない第三者である人事部門が、個人に個別に話を聞きフォローアップする面談です。同じ部署の人間ではないことで新人も話がしやすく、本人に不満がある場合にはガス抜きの時間にもなるという効果もあります。
面談を実施することで、彼らの本音が人事や教育部門に伝わり、職場の課題が組織内でも把握でき、今後の育成施策に反映できるようにもなります。
直属の上司が聞き役となるフォローアップ面談では、普段新人が感じている疑問や不安を率直に話してもらう貴重な場にしましょう。上司が面談を行うメリットとしては、業務の細部にわたるフォローが可能になったり、職場における期待がリアルに伝わる、上司との人間関係の構築に直結するなどが挙げられます。
プライベートなことも含めてお互いに率直に話しながら、彼らは今何を思っているのか、何が気になっているのか、何を目標にしたいのかを聞き出し、上司は業務や職場での役割で期待していることを伝えます。今の気持ちを伝え合うだけでも、信頼を深めることにつながります。
これまでの仕事を振り返る
重要なのが、「仕事の振り返り」です。何をするにしても、現状を把握し目標を確認することが必要だからです。
研修では、受講者が抱えている課題・問題点・不安などのアウトプットを行い、組織の中で広く共有します。新人は、自分以外にも同じ不安を抱えている人がいることを知り安心感を得られるほか、他者の意見を聞くことで考え方の幅が広がったりスキルアップにつながる期待が持てます。
プレゼンテーションを実施し、自分の経験をアウトプットする
場合によっては、入社後に自分で取り組んできたことを振り返り、そこから見えた課題を他の受講者の前でプレゼンテーションします。
自分以外の第三者からフィードバックを受けられるのはもちろん、相手の立場に合わせて分かりやすく説明するというプレゼンテーションスキルの向上も期待できます。
働く意義を再確認する
入社後すぐは高かったモチベーションが、日々の業務に慣れることで緊張感を失い、働くことの意義をともすると見失ってしまうことがあります。
面談を行うことで、今後の具体的な目標を設定し目標達成のための意欲を高めるきっかけにします。
キャリアプラン設計の機会にする
新卒社員も、半年、1年と現場の経験を積むことで少しずつ仕事に対する具体的なイメージを構築していきます。
面談で、将来にわたる長期間のキャリアプランを考えさせることで、新人自らが目的意識を持って行動できるように促します。
新人フォローを効果的に進めるための、意味のある「面談」に
新人フォローアップ面談は、時期によってもさまざまな新人の悩みを定期的にキャッチしながら、順調に解決できているか、新たな悩みはないかを確認する重要な時間です。
面談を実施することが目的ではありません。面談はあくまで手段であることを再認識して、新人の悩みをうまく解決できるための具体的な施策や行動例に落とし込んでいく機会とすることが、効果的なフォローにつながります。