1on1ミーティングで使えるシートに書かれている3つの内容とは?

「上司からの理解」は何を部下にもたらすか?

働き方改革をはじめとする労働に関する価値観・制度の変化を受け、限られた時間内に高いパフォーマンスを発揮できるかがマネジメントの鍵となります。

生産性向上のためには職場の連携が不可欠です。特に軋轢が生じやすい上司と部下のコミュニケーションについて、当事者たちはどのような認識を持っているのでしょうか?

カオナビは「上司と部下の関係性」に関する調査を実施しました。部下は上司から理解されていると仕事のパフォーマンスにいい影響があるとの回答が全体で約61%、なかでも20代は80%にのぼる結果となっており、特に若手のモチベーションや成長は上司の理解が大切であることが伺えます。

上司からの理解が仕事のパフォーマンスに良い影響があるか
出典元『カオナビ』カオナビHRテクノロジー総研が、「上司と部下の関係性」に関する調査結果を公開。約6割の社員が「上司からの理解が不十分」と回答

上司からの理解が不十分と感じている社員は約57%と過半数を超える結果となっています。つまり、上司による部下の理解や承認がマネジメントでプラスに働くのですが、実際にはそれがうまく行えていないというのが実態なのです。

上司があなたの個性等を理解しているか
出典元『カオナビ』カオナビHRテクノロジー総研が、「上司と部下の関係性」に関する調査結果を公開。約6割の社員が「上司からの理解が不十分」と回答

first callを運営するMediplatが2019年に実施した「従業員のメンタル不調」に関する調査によると、職場の人間関係をメンタル不調の原因として挙げている人の74%が「上司との人間関係」と回答していています。この結果が示す通り、上司と部下のコミュニケーションは組織の生産性から個人の生活に至るまで、広く影響が生じる大きな問題だと言うことができます。

メンタル不調の原因
出典元『PR Times』産業医500人に聞いた「従業員のメンタル不調の原因」、1位は長時間労働ではなく「上司との人間関係」

この記事では、1on1ミーティングを制度化するにあたり、管理シートに書いておくべき3つの項目を紹介します。

1on1ミーティングで具体的に話すべき内容とは?

1on1ミーティングとは上司と部下が一対一で行うミーティングのことです。一対一で行うミーティングですので、業務報告や進捗管理など、他のメンバーがいてもできるような話だけを行うわけではありません。

1on1ミーティングは部下の経験や悩み、目の前の目標だけでなく中長期的な目標を共有し、部下がミッションをやり遂げて成長ために上司が伴走する仕組みを作るために行われています。

1on1ミーティングを実施する目的について

1on1ミーティングの大きな特徴は、一対一だからこそ話せることを上司と部下で共有することにあります。業務の管理や人材育成などの目的もありますが、1on1だからこそできることといえば「密なコミュニケーション」です。上司と部下のコミュニケーションは仕事のモチベーションや生産性に影響するにもかかわらず、うまくいっていないケースが多く見られます。

1on1ミーティングは「面と向かって話す」という行為を通じて、コミュニケーション不足の解消と信頼関係の構築に効果が期待できます。

1on1ミーティングで話すべき3つのこととは?

部下のモチベーションアップ、上司・部下間の信頼関係の構築を目的としている1on1ミーティングですが、実施には計画性が重要になります。メンバーそれぞれと一対一で話すのはそれなりに時間を要することであるため、テーマや時間を決め、定期的に行うよう慣習化するのが運用のポイントです。

慣習化を念頭におくと、事前に「1on1ミーティング実施シート」などフォーマットを作っておくと便利です。せっかく上司と部下が膝を突き合わせて話をする機会ですので無駄な時間にならないよう、押さえておきたい3つの話題を紹介します。

1.部下の仕事に関する近況

まず確認しておくべきことは、部下の現状です。特に目の前にある直近でこなさねばならない業務の進捗状況は具体的に確認するようにしましょう。小さなことでも問題があれば共有し、すぐに対応できるようにすると、プロジェクト進行の不安点を潰していくことができます。

実務を通した具体的な話に傾聴することで、上司は部下の得意・不得意を把握できるようになります。適材適所の人材マネジメントを行う上でも、1on1ミーティングで定期的な業務振り返りを行う価値は高いと言えます。

2.現在、組織内で起こっていることの共有

1on1ミーティングでは、業務確認の他にも組織の人間関係のチューニングも重要なミッションに該当します。人間関係といえども、プライベートな内容に踏み込むことでなく、連携の不具合やメンバーのホスピタリティの確認という意味です。

チームの生産性を大きく左右することで、トラブルの防止・原因特定・早期解決には欠かせない情報です。

3.部下の中長期的なビジョン

部下の育成において一番重要なのがビジョンの共有です。

限られた時間内にこなさねばならない業務が多いと、「緊急性が高い(締め切りが近い)仕事」に追われて近眼的な視野になってしまい、その場を切り抜けることだけに神経を削らざるを得ない……という状況に立たされているビジネスパーソンは少なくありません。

1on1ミーティングは「直近の問題」以外のものに目を向けさせ、今後のキャリアの軸を作る機会を与える場にもなります。目の前の問題と遠くの目標の両方を意識し、今すべきこと・準備すべきことを・それぞれの進捗を共有し、上司が部下の成長に伴走する形を作りましょう。

1on1ミーティングで上司が部下の成長に伴走する体制を整える

1on1とは上司と部下が一対一で面談を行うことです。主に部下の理解促進やコミュニケーションの活性化などを目的として、多くの企業で導入されているミーティングです。

普段なかなか相談しにくいことを打ち明けたり、目の前の目標から中長期的なビジョンまで仕事やキャリアについて幅広く情報を共有できるため、若手のモチベーションマネジメントや成長促進に効果的です。しかし、それなりの時間がかかる制度でもあるので、計画性を持った実施が不可欠です。

1on1ミーティングでは、「部下の仕事に関する近況」「現在、組織内で起こっていることの共有」「部下の中長期的なビジョン」の3つを共有できる面談シートを作成するとスムーズに進行できます。この3点を確認することで、部下の能力・性格の把握、チームワークのメンテナンス、成長の伴走が行えます。

1on1ミーティングの質をあげるには、上司の傾聴力やコーチングスキルが鍵となりますので、リーダーや管理職を対象とした研修を導入するというのも効果的です。自社の戦略と照らし合わせて検討してみてはいかがでしょうか?

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