社内のコミュニケーション不足を解消させる10の施策！事例も紹介
- 上司と部下など社内コミュニケーションがとれていないと感じる
- 社内コミュニケーションを活性化させる施策が知りたい
上記の悩みを抱える管理職や人事担当者は多いのではないでしょうか？
上司や部下、他部署の方、同僚などと業務を円滑に進めることや、良好な人間関係を構築するためにコミュニケーションは必須です。
最近は時短勤務やフレックスタイム制、テレワークなど、働き方の多様化でコミュニケーションの頻度が減り、課題を抱える企業は少なくありません。
今回この記事では、社内コミュニケーションが不足する原因や実態などを含め、社内コミュニケーションを活性化させる施策を10個紹介します。
この記事を読むことで、自社のコミュニケーションを活性化させる施策やイメージができるため、ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
目次
社内コミュニケーションの課題とは
業務をスムーズに遂行するためにも、社内コミュニケーションは非常に重要です。しかし、従業員同士のコミュニケーションがうまく取れておらず、悩む経営者や人事担当者は多いです。ここでは、社内コミュニケーションの実態や不足する原因を解説します。
約7割の企業が社内コミュニケーションに課題を感じている
会社で働いていると「社内のコミュニケーションがうまく取れていない」と感じたことがある方は多いのではないでしょうか。実は、社内のコミュニケーション不足を感じている企業は少なくありません。
2023年に実施されたHR総研の『社内コミュニケーションに関するアンケート調査』によると「自社において社内コミュニケーションに課題があるか」について「大いにあると思う：23%」「ややあると思う：46%」と回答しており、合計すると約70%の企業が社内のコミュニケーションに課題を感じていることがわかります。
さらに同調査内で「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」については「大いにそう思う・ややそう思う」と回答した企業は約90%以上でした。
HR総研の調査から、ほぼすべての企業が社内コミュニケーションの重要性を理解しながらも、コミュニケーションがうまくいっていないことが読み取れます。
社内コミュニケーションが取れていないと、「情報が適切に共有されない」「チームワークの低下」「問題解決の困難」などさまざまな弊害が起きます。
社内コミュニケーションが不足する原因
そもそも社内のコミュニケーション不足は何が原因で起きるのでしょうか。ここでは社内コミュニケーションが不足する主な原因を3つ解説します。
縦割り意識が強い
会社内での縦割り意識が強いと、従業員は上司や経営者など権力をもつ方に忖度をして本音を話しにくくなります。特にトップダウンの会社だと、上司の同調圧力が高まり、独自のアイデアや考えを抑えて本質的でない対応を強いられる場合もあるでしょう。
このように縦割りの組織文化が根付くと、従業員は本音で話すことを躊躇い、結果的に業務に対する認識のずれやコミュニケーション不足の原因につながります。
コミュニケーションが取りづらい雰囲気がある
職場内にコミュニケーションを取りづらい雰囲気が漂っていると、従業員も自然なコミュニケーションを避ける傾向があります。主に上司と部下、同僚同士の関係が疎遠であったり、失敗やミスに対する風当たりが強かったりする場合にコミュニケーションが取りづらい雰囲気が常態化します。
最近では人材不足による業務負担や業務効率化により、限られた時間内で業務をこなし成果をださなければならない会社もあるため、雑談を良しとしない雰囲気も原因として考えられます。
コミュニケーションが取りづらいと業務がスムーズに進まず、ストレスの増加やモチベーションの低下につながります。上司・部下・同僚関係なく、声を掛け合いながらフォローし合うことを意識すると、コミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
他部署との関係が希薄
他部署の関係が希薄な場合も、コミュニケーションが不足する原因になります。特に企業規模が大きく、人数も多い会社だと他部署との交流がほとんどないというケースは多いでしょう。
他部署との連携や情報共有が不十分な状態では、各部署が孤立して業務を遂行し、他部署の活動やニーズに対する理解が欠如します。さらに、部署間の協力や連携が不足することで、会社全体の目標達成に向けた効率的な取り組みが阻害されることもあります。
他部署とも積極的な情報共有や協働を促進する仕組みをつくり、コミュニケーションが取りやすい環境を構築することが重要です。
社内コミュニケーションが重要な理由
なぜ社内コミュニケーションが重要視されているのか、その理由を3つ解説します。
新たなアイデアの発信
社内コミュニケーションが活発な職場では、従業員同士で考えを共有しながら、新たなアイデアを発信しやすくなります。また、従業員が自由に意見交換できる環境であれば、問題解決や業務改善の方法も生まれやすくなります。
異なる視点や経験を持つ従業員同士が交流することで、より多様なアイデアを生み出すことにつながるため、コミュニケーションが円滑に取れる環境は重要といえるでしょう。
価値観の多様化
近年、インターネットの発展やグローバル化などにより、価値観も多様化しています。そのため、従業員の価値観も多様化し、自分とは異なる考えや価値観を持つ方と業務の進行や、やりとりをする機会が増えています。
一人ひとりの価値観を理解するためには、お互いをより深く知らなくてはならないため、社内コミュニケーションの重要性が高まっています。
コミュニケーションが取りやすい環境であれば、異なるバックグラウンドや意見・価値観を持つ従業員同士でも、安心して意見を述べることができ、会社全体の包括性や多様性につながります。
リモートワークへの対応
近年、新型コロナウイルスの感染症が落ち着いたとはいえ、一定数リモートワークを継続している企業もあります。リモートワークでは、お互いが仕事をしている様子が見えにくくなり、メールやチャットでの会話が主流となるため、出社よりもコミュニケーションの頻度が減ります。
コミュニケーションが不十分だと、管理職は業務の進捗状況を把握しにくくなり、従業員同士でも業務に関する質問がしにくいなどの問題が生じます。そのため、同じ場所にいなくても、業務の連携や情報共有が円滑に行えるように、コミュニケーションの活発化が重要となっています。
社内コミュニケーションを活性化させるメリット
社内コミュニケーションを活性化させると得られるメリットを3つ解説します。
従業員のエンゲージメントが向上する
社内でコミュニケーションが活発に行われる環境では、従業員のエンゲージメントが向上します。定期的な情報共有やフィードバックを上司と行うことにより、従業員は自身の貢献や評価を感じることができます。また、部署やチームメンバー同士のコミュニケーションを通じて、協力や助け合いの文化が育まれ、業務や仕事に対するやる気や熱意が高まります。
生産性が向上する
社内のコミュニケーションが活性化すると、会社全体の生産性が向上します。コミュニケーションが円滑にとれる状態だと、従業員同士の情報共有や業務分担をスムーズに行えるため、効率的に業務をこなすことができます。また、社内コミュニケーションが活発化すると、休憩中や雑談などの会話で新しい企画のアイデアも生まれやすくなります。
ミスコミュニケーションが減少する
社内のコミュニケーションが活性化すると、従業員間のミスコミュニケーションが減少します。情報が明確に共有され、意思疎通が円滑に行われるため、誤解や勘違いによるミスが少なくなります。これにより、業務の効率性が向上し、作業の品質や正確性が高まります。
離職率が低下する
社内のコミュニケーションが活発に行われる職場では、従業員の満足度が高まり、離職率が低下する傾向があります。
リクルートの「新人・若手の早期離職に関する実態調査」によると、退職理由で影響の大きかったものの中に「職場の人間関係がよくない、合わない」「上司と合わない」が同率の14.5%で上位にランクインしていることがわかります。
出典元『リクルート』2023年新人・若手の早期離職に関する実態調査
普段から従業員同士で自由に意見が交換でき、自身の声を聞いてくれる職場であれば悩みがあっても気軽に相談できるため、人間関係の悩みも少なくなります。また、上司や同僚との良好な人間関係の構築にもつながり、離職率の低下も期待できるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化させる施策10選
社内コミュニケーションを活性化させる具体的な施策を10個紹介します。
社内イベント
社内コミュニケーションを活性化するためには、定期的に社内イベントを実施することも効果的です。
社内イベントは楽しみながら他部署の方と交流がもてるので、仕事中では見られない一面を知れたり、フラットな状態で会話ができたりします。社内コミュニケーションだけでなく、イベント内容によっては従業員同士の結束を強める効果も期待できるでしょう。
具体的な社内イベントは以下の通りです。
- 社内旅行（合宿）
- ボウリング大会
- 懇親会
- 従業員の誕生日パーティー など
「社員旅行（合宿）」は観光地を巡るなども効果的ですが、グループを作ってサバイバルキャンプや野外でのイニシアティブゲームなどを行うと、自然とコミュニケーションが生まれやすくなります。
「ボウリング大会」もボウリングのみに限定せず、カラオケや他のスポーツなどの大会を実施するのも良いでしょう。優勝、準優勝チームには景品や賞金などを用意すると、より結束力が高まります。
1on1
1on1は社内の人間同士が1対1で行う面談のことを指します。主に上司と部下の組み合わせで実施されるケースが多く、目標達成の度合いや業務の進捗確認などを行います。
1on1は1対1で密なコミュニケーションが取れるので「上司と部下の信頼関係も築ける」「部下の不調にいち早く気づける」「他の方がいないので話しやすい」などのメリットがあります。上司と部下のコミュニケーションが取れていない場合は、1on1は有効といえるでしょう。
ただし、部下が話しやすい雰囲気づくりも必須になってくるため、上司にはコーチングやフィードバックのスキルが必要です。
シャッフルランチ
社内コミュニケーションを活性化させるなら「シャッフルランチ」も有効です。シャッフルランチとは、普段コミュニケーションを取らない他部署や役職の方とグループを作り、ランチ会を実施することをいいます。
シャッフルランチにより、部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションを促進し、新しいアイデアや視点、他部署の方の人柄を知ることができます。ランチ代は会社負担にすると、従業員の負担をより減らせます。
出社であれば周辺の飲食店、リモートであれば好きな食品を予算内で買ってもらうなど、ルールも忘れずに設定すると良いでしょう。
休憩スペース・カフェラウンジの整備
休憩スペースやカフェラウンジなどを整備することで、従業員がリラックスした雰囲気の中でコミュニケーションを取ることができます。数少ないですが「社内バー」も設置して、業務終了後に気軽に飲酒・会話できるスペースを作っている企業もあります。
最新のコーヒーマシンやバーを設けることで、飲み物の好みや味の共有から従業員同士が気軽に交流できる環境が生まれ、自然とコミュニケーションも増えるでしょう。
朝礼
「朝礼」は始業の際に行い、業務の進捗状況や重要な情報を共有してメンバー間の連携を強化します。新しく入社したメンバーの紹介や業績の表彰など、社内コミュニケーションを活性化させる要素が盛り込まれることもあります。
弊社「ミツカリ」はフルリモートの勤務形態なので、コミュニケーションの活性化施策として「朝礼」を取り入れています。1日のスケジュールや業務連絡だけでなく、最近は「Good&NEW（直近にあった嬉しかったこと、新しい挑戦など）」を話し、一人ひとりの人柄を知ることもあわせて行っています。
自然と話しやすい雰囲気が生まれるので、少ない時間でコミュニケーションのきっかけを作りたい会社におすすめです。
社内報
社内報とは、社内での新たな取り組みや従業員のインタビュー記事、連絡事項などを従業員に発信するツールを指します。媒体は「社内冊子」「メルマガ形式」「社内ポータルサイト」などさまざまです。
特に規模が大きい会社や人数が多い会社は、従業員同士の面識がない場合や、他部署がどのようなプロジェクトを実施しているのかわからないケースが多いため、社内報で共有することでコミュニケーションを取るきっかけをつくれます。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスはリモートワークの環境下で、気軽にコミュニケーションを取るのに有効な施策です。バーチャル会議やチームチャットなどの機能を活用し、従業員同士がリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
導入するツールによっては、デスク周辺やオフィス、アバターをカスタマイズできるので、ゲーム感覚で楽しめるだけでなく、会話のきっかけをつくることも可能です。
社内SNSの活用
社内用SNSツールを活用して、リアルタイムでのコミュニケーションを活性化する施策です。情報共有やプロジェクトの進捗確認はもちろん、プライベートでのグッドニュースの共有など企業により発信の内容はさまざまです。気軽にコメントやいいねなどのリアクションが送れるので、交流やコミュニケーションのきっかけをつくることができます。
Facebook、X（旧Twitter）などのSNSもありますが、プライベート用のSNSを会社の方と共有することを嫌がる従業員は多いため、社内SNSツールを導入した方が良いでしょう。従業員が使いにくいと感じるSNSは逆に従業員の不満になるため、使いやすいさを重視して選びましょう。
フリーアドレス制度
フリーアドレス制度は従業員の固定スペースを設けずに、自分の好きな席で働くスタイルのことをいいます。フリーアドレスにすることで、毎日違う方と関わる機会が増えるので、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。お互いが知らない者同士でも、共通で知っている従業員経由で話すきっかけをつくることができます。
役職や部署の垣根を越えて、コミュニケーションを活性化させたい企業にはぴったりの施策といえるでしょう。
コミュニケーション研修
コミュニケーション研修は、コミュニケーションに関する基礎や知識を深め、個々のコミュニケーション力を向上させるために行います。外部講師を招く場合もあれば、性格適性検査ツールの結果を活用して行われることも多いです。
外部講師や性格適性検査ツールで抽出される結果にもよりますが、具体的には以下のような内容が実施されます。
- コミュニケーションの必要性
- コミュニケーションのタイプや種類の学習
- 話し方や聞き方を学ぶ
- 性格検査の結果をもとに自己分析
- ペアで話し方・聞き方を実践 など
コミュニケーション研修を実施することで、相手に良い印象を与えながら自分の意見を伝える力を学べます。また、コミュニケーションの取り方も人によってタイプが異なるため、相手のスタイルに合わせた接し方や聞く力も具体的に学べるので、コミュニケーション活性化のためのコツをつかむこともできるでしょう。
弊社「ミツカリ」では、約10分で従業員の性格・価値観を可視化できる性格適性検査を提供しています。
性格・価値観をベースに、従業員一人ひとりのコミュニケーションのタイプも可視化できるため、コミュニケーション活性化のヒントを得るだけでなく、結果を活用してコミュニケーション研修を実施することも可能です。
14日間の無料トライアルも実施中ですので、この機会にぜひご活用ください。
社内コミュニケーション施策を行う際の注意点
社内コミュニケーション施策を行う際に、確認しておくべき注意点が2つあるので解説します。
企画者の独りよがりにならないこと
社内コミュニケーション活性化させるための施策やイベントが、企画者（経営者や人事部など）の独りよがりにならないように注意が必要です。
例えば社内イベントや研修を実施しても、従業員が退屈や面倒と感じてしまった場合です。従業員が意味がないと感じてしまった場合、企画者または会社への不信感につながり、逆にコミュニケーションを取らなくなる可能性があります。
企画者の一方的な施策では意味をなさないため、簡単なアンケートを実施して、従業員の意見を取り入れて施策を実行することが重要です。
コミュニケーションが得意でない人材がいることも理解する
社内コミュニケーションの活性化施策を実施する際には、会話が苦手もしくは会話に積極的ではない従業員がいることを理解し配慮することも必要です。
コミュニケーションが主に口頭で行われる場合、内向的な人やコミュニケーションが苦手な方は、積極的に意見を言ったり、スムーズに会話したりすることが難しい可能性があります。そのため、施策を計画する際には、事前に性格適性検査ツールなどを活用して、従業員の性格やコミュニケーションの傾向を分析して、コミュニケーションの取り方を把握しておくと良いでしょう。
従業員一人ひとりのコミュニケーションの取り方を把握し、適切にサポートやフォローアップを行うことで、すべての従業員が施策に参加しやすくなるでしょう。
コミュニケーションのタイプを可視化「ミツカリ」
ここまで、社内コミュニケーションを活性化すると「従業員のエンゲージメントが高まる」「生産性が向上する」「離職率が減少」するなど、さまざまなメリットがあるとお伝えしました。社内コミュニケーションを活性化するためには「社内イベント」「シャッフルランチ」「コミュニケーション研修」などを実行して、きっかけを作る取り組みは必須です。
とはいえ、一方的にコミュニケーションを取っても相手には響かないため、研修などを設けて従業員一人ひとりのコミュニケーションのスタイルやタイプを把握することも重要です。
弊社「ミツカリ」では、既存の従業員や採用候補者に約10分の性格適性検査を受検いただくことで、性格・価値観・コミュニケーションのタイプを可視化するHRTechサービスを提供しています。
従業員に性格適性検査を受検いただくことで、従業員一人ひとりのコミュニケーションのタイプを一目で可視化できます。
※画像はサンプルです
また、受検者の性格・価値観をベースに、どのようにコミュニケーションを取れば良いかの結果シートも抽出できるので、1on1やコミュニケーション研修などにも活用できます。
さらに従業員のエンゲージメント（会社への愛着・信頼度）を定量的に可視化するエンゲージメントサーベイも活用できます。7問約1分のサーベイで「エンゲージメント」「コミュニケーション」「人間関係」「報酬」「職務適性」の5つの要素を計測できます。
社内コミュニケーション活性化の施策を実行する前や後で、従業員の状態やコミュニケーションの満足度がどの程度上昇したのかなどの効果検証にも活用できます。
社内コミュニケーション活性化の成功事例
弊社「ミツカリ」のサービスを活用して、社内コミュニケーションの活性化に成功した事例を2社紹介します。
従業員一人ひとりに合わせたコミュニケーションを実施
ブライダルプロデュース・プランニングのサポート業務や、ブライダルコンテンツを利用した情報サービスの提供などを行うPIEM株式会社様の成功事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」の3つにわけて紹介します。
課題
営業・総務・技術部門があり、部署によってコミュニケーションの頻度に差があると感じていました。そのため、もっと効果的にコミュニケーションを取る方法を知りたいと考えていました。
ミツカリ導入の理由
- 従業員一人ひとりのコミュニケーションのタイプがわかること
- 付帯的なコミュニケーションの取り方がわかること
- 従業員のモチベーション要素もわかること
- コミュニケーションタイプが合う部署やチームの配置や配属にも活用できること
結果
従業員の性格・価値観から不安に感じる点やモチベーションの源泉が明確になったため、結果を前提にコミュニケーションを取るようになりました。人間関係の問題や指示がうまく伝わらないことが発生した場合は、もう一度結果シートを確認して、対応を変えることができるようになった。
また、採用候補者にも適性検査を受検してもらうことで、性格やコミュニケーションのタイプから面接前に受検者のイメージをもつことができ、確認したい内容も事前に準備できるようになった。
コミュニケーションの土台作りに成功
アメリカンフットボールチームの運営および競技を行う、一般社団法人京都大学アメリカンフットボール部GANGSTERS様の成功事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」の3つにわけて紹介します。
課題
コミュニケーションの齟齬により無意味に追い込まれないようにするために、一人ひとりの考え方や価値観を可視化しておきたいと感じていました。
ミツカリ導入の理由
- 結果シートがわかりやすい
- 価値観やコミュニケーションの違いを明確にできた
- 1on1（面談）の場で互いの理解を深めるコミュニケーションが取れそうと思った
結果
結果シートをもとに、部下に対してどのようにコミュニケーションを取るべきかを事前にイメージできるようになった。自分と近い考え方か、それとも考え方が遠いのか、遠いならばどのようにコミュニケーションを取れば響くのかなど、相互理解を深めながら本音で語り合う下地ができてきています。
＞＞「一般社団法人京都大学アメリカンフットボール部GANGSTERS様」の導入事例はこちら
まとめ
今回は社内コミュニケーションに焦点をあてて、社内コミュニケーションの課題や重要な理由、活性化させるための施策などを紹介しました。
社内コミュニケーションは約7割の企業が課題を抱えており、コミュニケーションが不足していると「情報が適切に共有されない」「チームワークの低下」「離職率が上がる」などの弊害につながります。
社内コミュニケーションが活性化すると、従業員のエンゲージメントや生産性が向上するため、従業員の意見を参考に社内イベントやコミュニケーション研修、1on1などの施策を実行しましょう。施策を実行する前に、従業員の性格やコミュニケーションのタイプを把握することで、より従業員が参加しやすくなる施策が実行できるでしょう。
弊社「ミツカリ」では、性格適性検査とエンゲージメントサーベイを用いたHRTechサービスを提供しています。
既存の従業員に性格適性検査を受検いただくことで、一人ひとりの性格・価値観を可視化できるだけでなく、コミュニケーションのタイプも可視化できるので、社内のコミュニケーション施策を計画する際や、コミュニケーション研修などでも活用できます。
採用候補者にも受検可能なため、入社前に性格やコミュニケーションタイプを把握することができます。
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