書類選考を行う目的とは？

新卒採用は、会社の発展を考える上で非常に重要です。新卒者は経験やスキルこそありませんが、だからこそ「伸びしろ」があり、成長ポテンシャルを見極めるために行われるのが書類選考です。

日本では、専門学生や大学生が新卒として就職することが一般的なため、新卒採用の市場は大きい特徴をもっています。リクルートキャリアによると、書類選考の実施率は78.6%であり、書類選考の重要性も伺えます。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2023

しかし、書類選考を行う目的が明確でないと優秀な新卒者の採用を逃し、採用活動も長引いてしまいます。ここでは、書類選考実施の主な目的を2つ紹介していきます。

面接する候補者を絞る

新卒採用を行う人事担当者にとって、面接する候補者を適格に絞り込むことは非常に重要です。新卒者は経験が乏しく、書類選考がそのポテンシャルを評価する鍵となります。

• 応募条件を満たしているか
• 文章作成の能力があり、かつ自分の言葉で書かれているか
• 読み手に配慮されているか　など

書類選考の見極めは、上記のような人柄や価値観などの「定量化できない性質」の評価を行いながら面接する候補者を絞り、採用プロセスを効果的に進めることが重要となってきます。

採用活動の効率化

新卒採用の人事担当者にとって、優秀な人材を採用することはもちろん、効率的な採用活動も課題となることがあります。

以下、リクルートキャリアの調査では、2023年新卒採用における課題として「採用に係る人員数」「採用に係る労働時間」「採用に係るコスト」が上位に挙げられています。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2023

また、以下マイナビの調査によると、内定者1人あたりのエントリーシート提出数は16.4件であることがわかっています。人事担当者は内定者1人を決めるためには、16人以上ものエントリーシートを読み、選考判断を行わなければなりません。

出典元『マイナビ』2023年卒企業新卒内定状況調査

書類選考で確認すべき情報

新卒の書類選考で見るべき情報は、書類選考の目的や自社で定める評価ポイントをもとに判断していくことが重要です。

しかし、人材を見極めるうえでどこの情報を見るべきか、目安が知りたいという方もいると思います。ここでは、書類選考で必ず見ておきたい情報を3つ紹介していきます。

文書作成能力・最低限のマナー

新卒で採用され、めでたく入社した後は自社の社員として働くため、最低限のマナーや文章作成能力があるかを書類選考でチェックしましょう。

例えば、最低限のマナーであれば誤字脱字がないか、写真はきちんと貼られているか、学歴の年号はあっているかです。細かい部分を確認すれば、大事な書類を注意深く確認する性格かを判断することができます。

また、文章作成能力であれば簡潔で読み手にもわかりやすく書かれているかを確認しましょう。社会人になると社内や社外問わず、多くの方と接する機会が増えるため、相手に配慮できないと仕事が思うように進行しなかったり、トラブルが発生したりすることもあります。

新卒といえど、最低限のマナー・配慮ができる人材かを書類で判断しましょう。

自己PR・志望動機

応募者が自由に内容を記入できる自己PRと、志望動機も書類選考では必須のチェックポイントです。志望動機と自己PRが説得力もあり、しっかりと記入されていれば、自社への志望度・やる気・自社への理解などが高いと判断することができます。

最近ではWebで探せば「志望動機・自己PRの書き方」や「テンプレート」を簡単に見つけることができるため、どこにでもありそうな内容になっていないか、内容が薄くても自分の言葉で書かれている文章かをしっかりとチェックしましょう。

資格・免許

書類選考において資格・免許の有無も重要な評価ポイントです。

書類だけでは新卒者の細かな人柄や性格、コミュニケーション能力といった定性的な要素の見極めは難しいため、資格・免許で定量的な評価を行うことで「優秀な人材の確保」「採用プロセスの効率化」にもつながります。

採用要件を定義する際に、資格や免許に「MUST（必須条件）」や「WANT（希望条件）」といった具体的なラベリングを付けましょう。例えば、TOEICスコアを基準に英語能力を評価し、「450点以下は書類選考で弾く（MUST：必須条件）」「600点以上は優先的に採用する（WANT：希望条件）」といった基準で資格を明確に評価することができます。

また、エントリーシートで具体的な質問を通じて、応募者の論理的思考力や企業理念への理解を確認することで、資格・面鏡の評価と合わせて総合的なポイントで候補者を評価できます。

書類選考で「数字だけではわからない魅力」を見抜く方法

会社の従業員を増やしていくためには、まず新卒者の応募数を集める必要があります。

しかし、応募が増加すると書類選考の工数が多くなるため、社内で設けている確認項目や数字・スキルで判断されがちで、応募者の人柄といった定性的な要素を見落としてしまいます。

書類選考を効果的に進めるためには、履歴書やエントリーシートのみの判断だけでなく、性格の適性検査を組み合わせて、入社後のミスマッチや早期離職を防ぐための工夫が必要です。

ここでは、書類選考と組み合わせることで自社にマッチする人材を効率良く見極める方法を目的別に紹介していきます。

数値化しやすい「能力検査」を活用する

書類選考の段階で「学力」「能力」「思考力」を確認したい場合は「能力検査」を活用すると、客観的な評価ができます。

ちなみに「能力検査」とは個人の能力やスキル面を測る検査のことです。主に「基礎学力」「一般常識」「思考能力」などの項目を定量的に測定します。

新卒の選考でも使用されている有名な「能力検査」は、以下です。

• SPI3：応募者の資質を総合的に把握する能力検査
• GAB：新卒採用に多い総合職で活用されることを想定した能力検査
• HCi-ab：新卒採用・中途採用の両方で活用されている検査で基礎能力を診断

応募者の人柄を可視化する「性格適性検査」を活用する

新卒者の採用を行う中でするうえで「主体的な人がほしい」「穏やかな人がほしい」「協調性がある人がほしい」といった人柄を重視している企業も多いと思います。

新卒応募者の「人柄や性格」「価値観」「自社とのマッチング度」を測る場合は、「性格適性検査」の活用がおすすめです。

書類と性格適性検査で測定したデータを併用することで、採用後の配属やキャリアパスに活かすことができ、入社後の満足度・定着率向上を図れます。

書類選考時に性格適性検査を導入することで、書類選考の効率化だけでなく、入社後の早期離職を含めた採用活動自体の効率化が行えます。

現在、選考で活用されている「性格適性検査」は以下です。

• Compass：個人の選定的な資質、欲求、思考のタイプなどを測定
• DIST：ストレスの要因・耐性と対処方法を診断
• DPI：パーソナリティ特性の「態度能力」と「適性職務」を診断

「性格適性検査」の活用が増えている

近年「自社の社風に合うか」「部署のカラーと合うか」といった入社後のマッチングを図るために、書類選考と性格適性検査を併用する企業も増えています。その理由は新卒採用者の「早期離職を防止」するためです。

以下、UZUZが第二新卒を対象とした調査を見てみましょう。

出典元『UZUZ』【調査リリース】転職希望者は年末年始に急増｜20代の「第二新卒」に聞いた転職活動事情

早期離職の理由で「人間関係が良くなかった」「社風が合わなかった」が、上位に挙げられていることがわかります。せっかく苦労して採用しても離職されたのでは、採用にかけたコストや時間も無駄になってしまいます。

AI技術を活用し、社風との相性を測る「性格適性検査」も増えている

「能力検査×適性検査」「資質×欲求×思考を計測」「パーソナリティ特性と適性職務」など、いまや性格適性検査の種類も豊富です。

最近は「最新のAI×心理学」を用いた性格適性検査も登場しています。弊社ミツカリも「AI×社会心理学」を用いた性格適性検査を提供している会社の一つです。

「ミツカリ」は従業員にも適性検査を受検してもらうことで、求職者と社風・部署との相性が数値化され「自社の社風に合うか」「部署のカラーと合うか」が分かります。

また、相性の良い社員を入社後のメンターとして選定することで「内定者との良好な人間関係構築」「相手の人柄に適した好ましい接し方」など、内定者の口説きや入社後のフォローにも利用でき、内定辞退率や早期離職率の改善にも活用できます。

実際の導入企業の中には「会社全体との相性や、配属予定先の部署との相性が一定数値以下であれば採用しない」ような使い方をしたことで、離職率が大幅に減少した事例もあります。

社風や部署との相性を書類選考の基準に活用することで、新卒者の早期離職の問題を防ぐことも可能です。

書類選考で絞り込みたい応募者を明確にしよう

書類選考は応募者の学歴やスキル、志望度といった基本的な情報から選考するには有効な手段といえます。しかし、書類に書かれている情報だけで判断しては、自社に合う優秀な人材を逃すことにもつながります。

まずは自社の中で、書類選考ではどんな項目で絞り込みを行いたい（面接数を削減したい）のかを明確にしてから、応募者を選定しましょう。

書類選考の採用活動を効率化させるだけでなく、入社後のマッチング度や定着率向上も重視する場合は、書類選考と一緒に性格適性検査も併用すると採用活動全体の効率化を図ることにつながります。ぜひ、弊社のミツカリサービスも含め、他の企業が展開している「性格適性検査」サービスも比較・検討してみてくださいね。