書類選考で採用業務を効率化する！評価基準を明確にして活用しよう

書類選考を行う目的とは？

新卒採用は、長期的な視点で会社の発展を考える上で非常に重要です。大学を卒業したばかりの新卒人材は経験やスキルこそありませんが、だからこそ「伸びしろ」があります。新卒採用とは「伸びしろ」への投資であり、自社での経験を通した成長によって、5年後や10年後の貴重な戦力の補充であるといえます。

日本では大学卒業後に初職に就くことが一般的であるため、新卒採用のマーケットはかなり大きいという特徴もあります。マーケットの大きさゆえに、採用活動を成功させるためには、採用までのプロセスの整備が不可欠です。

リクルートキャリアによる新卒採用市場の調査「就職白書2019」では、書類選考（エントリーシート、履歴書、作文等）の実施率は86.7%、適性検査・筆記試験の実施率は91.8%であると報告されています。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

多くの企業で「面接前の見極め」が実施されているということがわかります。採用活動では人柄や価値観などの「定量化できない性質」の評価が重要だと言われているにもかかわらず、多くの企業で面接の前段階での見極めが行われている背景には、採用現場の実情との兼ね合いがあります。

マイナビの調査によると、内定者1人あたりのエントリーシート提出数は19.3件であることが報告されています。内定者１人を決めるためには、約20人ものエントリーシートを読み、選考判断を行わなければなりません。内定者10人であれば、200人ものエントリーシートを読み込む必要があります。

出典元『マイナビ』2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査

再びリクルートキャリアの「就職白書2019」を見てみると、内定者100人あたりでどれだけの辞退者がいるかという割合が報告されています。100人を採用するためには、167.2人の内定を出していても、実際に入社するのは90.6人と、採用予定人数に達していない現状があります。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

内定辞退を考慮した1人の入社に必要な内定者数は、約1.85人（1.672×100÷90.6）であることが分かります。つまり採用予定者数が10人の場合は約18.5人の内定者が必要であり、18.5人の内定者を出すためには約357件（18.5×19.3）ものエントリーシートを読みこんで選考する必要があるのです。

リクルートキャリアの調査では、2019年新卒採用における課題として「採用に係るマンパワー」が挙げられています。人事担当者のマンパワーのコストを少しでも低減するために、書類選考による採用活動の効率化が不可欠となっているのです。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2019

書類選考で見るべき情報とは？

書類選考を行う上では、前提として「書類選考では何ができて、何ができないのか」を把握しておく必要があります。書類では応募者の細かな人柄や性格、コミュニケーション能力といった定性的な要素の見極めは難しいため、資格や免許などの定量的な情報による選考が書類選考の主な目的となります。

採用フローを効率化するためには、採用要件を定義する際にリストアップした項目に「MUST（必須項目）」や「WANT（希望項目）」などのラベリングを施すことが大切です。たとえば英語能力を見極める場合には、TOEICのスコアを評価項目として「450点以下は書類選考で弾く（MUST）」「600点以上は優先的に採用する（WANT）」といった基準を決めておくと、採用にかかるマンパワーを削減できます。

「書類選考では見極めに向かない」要素である人柄や志望度、熱意という定性的な評価についても、採用要件の定義次第である程度の対応は可能です。たとえば新製品についてのマーケティング方法を問う質問をエントリーシートで回答してもらい、応募者の論理的思考力や自社の製品や理念に対する理解度を見極めるという手法をとることで、面接工数を削減する効果が期待できます。

書類選考で「数字でわからない情報」を見極める方法とは？

人柄や熱意、コミュニケーション能力などの定性的な要素は、書類選考の段階で無理に見極める必要はありませんが、会社規模が大きくなるほどエントリー数が増加する傾向にあるため、何らかの工夫は避けられないのが実情です。

定性的な要素を面接の前段階で評価する方法としては、学力や思考力などの数値化しやすい要素については筆記試験を利用する、性格や仕事に対する価値観などの数値化が難しい要素については適性検査を利用するといった方法が挙げられます。

適性検査による選考での注意点は「スコアの良い人材を採用する」のではなく「採用に至る可能性が低い応募者を探す」ために使うということです。適性検査は、採用要件の「MUST」を満たしているかのチェックに使用することで、獲得すべき人材の「採用漏れ」を防止できます。

採用において最も重視すべき要素は、企業と人材の「マッチング」です。特に新卒人材のスキルや経験については入社後の成長が期待できるため、採用時のミスマッチによって起こる早期離職が一番の損失です。新卒採用においては、自社での成長が前提のスキルや経験といった定量的な要素よりも、性格や価値観といった定性的な要素を見極められるシステムを作ることが大切です。

人材の性格や価値観を見極めるためには、面接前の段階で定性的な要素を測る性格適性検査を利用する方法がオススメです。性格適性検査の結果は面接前の選考に活用できるだけでなく、面接の段階で受検結果と関連付けた質問を行うことで、応募者の定性的な部分をより深く効率的に掘り下げることができます。

深い部分まで掘り下げた質問に対して、応募者がどれだけ具体的に応答できるかを評価基準に設定することで、採用マッチングを重視した選考が可能になり、入社後の成長や長期的な活躍が見込める人材の獲得につながります。