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いまさら聞けない人材ポートフォリオとは?作り方やポイントを解説

目次

  1. 人材ポートフォリオとは?
    1. 人材ポートフォリオの概要
    2. 人材ポートフォリオの4象限
  2. 人材ポートフォリオが注目される背景
    1. 働き方の多様化
    2. 人材要件の設定
    3. 「人的資本経営」の注目
  3. 人材ポートフォリオを作成するメリット
    1. 適切な人材配置
    2. 従業員一人ひとりに合わせたキャリア支援
    3. 人材の過不足を把握
  4. 人材ポートフォリオを活用するデメリット
  5. 人材ポートフォリオの作り方(設計~分析まで)
    1. STEP1:目的の明確化
    2. STEP2:基準となる2軸を決める
    3. STEP3:人材タイプを定義する
    4. STEP4:社内の人材を分類・把握する
    5. STEP5:人材の過不足を分析する
    6. STEP6:余剰・不足に対する打ち手の考案
  6. 人材ポートフォリオ作成の注意点
    1. 目的を明確にする
    2. 作成・運用に労力がかかる
    3. 従業員の優劣をはかるものではない
  7. 人材ポートフォリオを活用する際のポイント
    1. すべての雇用形態を対象にする
    2. 従業員の希望も考慮する
    3. 従業員の特性を把握する
  8. 人材ポートフォリオの作成にも活用できるHRTechツール
    1. 人材タイプで従業員を簡単に分類
    2. マッチ結果で相性を考慮した人材配置
    3. 従業員の隠れた感情を可視化
  9. 人材ポートフォリオ活用事例
    1. 人材データを分析して採用要件を再定義
    2. 人材データを活用して人事の意思決定を最大化
  10. 人材ポートフォリオで適切な人員配置を

人材ポートフォリオとは?

まずは人材ポートフォリオの基礎知識を解説します。

人材ポートフォリオの概要

「人材ポートフォリオ」は、企業内の人的資本の構成内容をまとめた資料のことです。具体的には、人材配置に関する以下3点を可視化します。

  • 社内のどこに:部署、役職、ポジション など
  • どのような人材が:職種、能力やスキル、性格タイプ、志向 など
  • どのくらい:人数、在籍年数 など

人材ポートフォリオを適切に活用することで「社内のどこに」「どのような人材が」「どのくらい」所属しているのかを明確にできます。これにより、適材適所の人材配置や経営戦略の効率化、生産性の向上などに役立てることが可能です。

近年、売り手市場の影響で人材獲得の競争が激化し、慢性的な人材不足が課題となっています。また、多様な働き方を希望する人材も増加しているため、労働者のニーズや適切に人材配置を実現するためにも、人材ポートフォリオの活用は必須といえるでしょう。

人材ポートフォリオの4象限

人材ポートフォリオは人的資本をまとめた資料とお伝えしました。具体的には縦軸に「個人×組織」を横軸に「運用×創造」を用いて、以下のように4象限で人材タイプを分類し、人材ポートフォリオを設計します。

人材ポートフォリオ基本の4象限
  • アドミニストレーター(組織×運用):定型業務を通して組織を牽引する
  • イノベーター(組織×創造):組織全体を見て業績の向上を図る
  • エキスパート(個人×運用):特定分野の知識から組織を運営する
  • スペシャリスト(個人×創造):専門知識を応用して新たな戦略を立案

縦軸・横軸でわけられた4象限が人材ポートフォリオの設計基準です。また、経営戦略・人事戦略の視点で選定されることが多いため、軸については決まった定義はないことも覚えておくと良いでしょう。

人材ポートフォリオが注目される背景

人材ポートフォリオの作成に注目している企業は増えています。ここでは、注目されている背景を3つ紹介します。

働き方の多様化

人材ポートフォリオが注目される背景の一つ目は「働き方の多様化」です。

今までの日本は「年功序列」や「終身雇用」の考えが根強くありましたが、現在は働き方改革の推進などにより雇用形態や働き方が多様化しています。

労働者はフルタイムの正規雇用だけでなく、プロジェクトベースの仕事やフリーランスを求めるようになりました。また、正規雇用の方でも時短勤務やリモートワークなど様々な働き方も選択できるようになっています。

多様な働き方に対応するためにも、人事側でも柔軟な人材配置や人材マネジメントが必要となり、人材ポートフォリオの重要性を高めています。

ビジネス環境の変化

人材ポートフォリオが注目される背景には「ビジネス環境の変化」もあげられます。急速なテクノロジーの進化や市場の変化により、ビジネス環境は複雑かつ年々加速しています。

企業はビジネス環境の変化に対応するために、柔軟かつ多様なスキルを持つ人材の採用や、限られた人的資源から自社のビジネスを効率化する人材配置を考える必要があります。

人材ポートフォリオを作成することにより、個々の従業員が持つスキルセットや適材適所を明確に示すことができる人材ポートフォリオが注目されています。

「人的資本経営」の注目

「人的資本経営」は従業員のスキルや知識、経験などを企業の資本とみなし、経営戦略の一部として積極的に活用する経営手法のことです。

2022年5月に経済産業省が公表した「人材版伊藤レポート2.0」でも人的資本経営について取り上げられ、同時に動的な人材ポートフォリオの重要性も言及されています。

※参考元『経済産業省』人事版伊藤レポート2.0

これにより、自社の人的資本である従業員を経営資源として捉え、人材タイプや能力・志向などで分類し、最大限に活用することが求められています。

人材ポートフォリオを作成することで、どのような人材が、社内のどこに配置されるのか可視化できます。経営戦略に基づいて人材を最適化するための手段として、人材ポートフォリオは注目を集めています。

人材ポートフォリオを作成するメリット

企業が人材ポートフォリオを作成するメリットを3つ解説します。

適切な人材配置

人材ポートフォリオを作成することにより、自社の事業内容やプロジェクトに適した人材の配置が可能となります。

人材ポートフォリオを通じて、従業員の強み、弱み、志向、キャリアステップを可視化できるため、業務やプロジェクトの特性や方向性に合った人材を適切に配置できます。

また、従業員のキャリアステップが明確になると、将来を見越して足りないスキルの研修を実施したり、新たな業務をお願いしたりなど、人材育成にもつながります。

従業員も自身の強みを最大限発揮できるポジションや、希望のキャリアに沿った業務に携わることでモチベーションアップにもなり、生産性の向上が期待できます。

従業員一人ひとりに合わせたキャリア支援

人材ポートフォリオを作成して、従業員一人ひとりの強みや弱み、適性・志向を把握することで、従業員の希望を考慮したキャリアパスを提案できます。さらに従業員のキャリアステップが予測できると、数年先の事業戦略の立案にも良い影響を与えるでしょう。

近年、働き方やキャリアプランが多様化しています。「時短勤務」「ワークライフバランスを重視」「専門性を磨きたい」「新しい事業またはリーダー職を挑戦したい」など、キャリアの志向は個々によってさまざまです。

そのため、人材ポートフォリオを作成して従業員の特性や目標、キャリアを可視化することで、適材適所の配置ができ、目標達成に向けて効率的に企業運営ができるようになります。

また、従業員の希望に沿ったキャリアを会社が提供することにより、従業員のエンゲージメントが上がり、生産性の向上や定着率の改善にもつながるでしょう。

人材の過不足を把握

人材ポートフォリオの作成によって、自社に在籍している人材の過不足を把握できます。自社にはどのようなスキルをもった人材が多く、逆にどのような人材が足りていないのかを明確にできるため、過不足のあるプロジェクトや部署に対して、採用や配置、教育などの面で適切な対応を取れるようになります。

また、正規雇用の従業員と雇用期間が限られている従業員の役割を明確にすることで、必要な箇所に人材やコストを活用できるため人件費削減にもつながります。

人材ポートフォリオは、従来の履歴書や職務経歴書にはない情報や、個人の能力・スキルをより具体的に示すことが可能です。今後ますます競争が激化する人材市場において、人材ポートフォリオの活用は企業を成長させていくためにも不可欠なツールといえるでしょう。

人材ポートフォリオを活用するデメリット

人材ポートフォリオは適材適所の人材配置、自社で不足している人材が明確になるなどのメリットがありますが、一方で「正確な人材ポートフォリオを設計するための適性分析に手間と時間が必要である」デメリットがあります。

時間と手間をかければ良いというものではありませんが、適性分析を誤り、従業員に適さない部署に配属してしまうと、従業員の生産性低下や不満の増加につながりかねません。

人材ポートフォリオを導入する際は作り方や目的をしっかりと理解したうえで、手間と時間を惜しまずに適正な分析を行うことが大切です。

人材ポートフォリオの作り方(設計~分析まで)

人材ポートフォリオが重要と理解しても、何から手つけて作成したら良いかわからない方も多いと思います。ここでは、分析から設計手順も含め人材ポートフォリオの作り方を解説します。

STEP1:目的の明確化

まずは自社の実現したい事業計画やビジョン、方向性などを踏まえながら、人材ポートフォリオを活用したいシーンや何を達成したいのかを明確にしましょう。

経営陣と合意を取りながら進めていき、どのような情報を収集し、どのような形で人材ポートフォリオを活用するのかを具体的に定義します。目的を明確にすることで、活用後の振り返りで達成度合いも確認できます。

STEP2:基準となる2軸を決める

目的を明確にしたら、自社の人材を分類するうえで基準となる2軸を決めましょう。人材ポートフォリオの軸の一般的な例は以下が挙げられます。

【縦軸】

  • 組織:組織の牽引、チームでの仕事が得意な人材
  • 個人:業務全体を俯瞰して個人で成果を出すことが得意な人材

【横軸】

  • 創造:新しい企画や商品を作り出す人材
  • 運用:作り出した商品・サービスの販売や管理をする人材
人材ポートフォリオの基準となる2軸

STEP3:人材タイプを定義する

STEP2で2つの軸を「創造-運用」「組織-個人」と設定した場合、人材の種類は以下の4つに分類されます。

人材ポートフォリオの定義
  • 定型業務で組織を牽引するアドミニストレーター(組織×運用)
  • マネジメントの役割を担うイノベーター(組織×創造)
  • 特化した能力で組織を運用するエキスパート(個人×運用)
  • 専門知識を応用して新たな創造が得意なスペシャリスト(個人×創造)

他にも「正規雇用×有期雇用」で役割分担を明確化、「総合職×専門職」で全国転勤者とエリア限定の人材を可視化するなどさまざまです。

※参考元『リクルートワークス研究所』人材ポートフォリオ

また、自社の事業内容や経営目標など将来的な方向性も見据えて人材タイプを定義・分類すると、採用や人材育成の計画もより立てやすくなるでしょう。

STEP4:社内の人材を分類・把握する

人材タイプを定義したら、自社の人材を分析してそれぞれのタイプに分類します。このフローで重要なことは「客観的なデータを用いて分類」することです。科学的な根拠がある適性検査の結果や、従業員のスキルや知識・経験などをデータ化したスキルデータなどを基に分類すると良いでしょう。

人事やマネジメント層の主観のみで分類すると、正しく分類できない可能性があるため注意しましょう。

STEP5:人材の過不足を分析する

従業員を各タイプに分類したら「どのタイプの人材が少なくて、どのタイプが多いか」を分析しましょう。

分析することで「マネジメントの人材は多いが、運用する若手の人材が少ない」「ルーティンが得意なタイプは多いが、新しいことを創造できる人材は少ない」など、普段何気なく意識している課題が顕在化します。

例えば以下の分類になった場合は、マネジメントができる人材が足りていないため、マネジメント経験者や同等のスキルを持つ人材の採用、エキスパートやスペシャリストからマネジメントができる人材を育成・配置する必要があります。

人材ポートフォリオの分析例

組織としてのバランスを考えると、特化した知識や能力がメインとなるスペシャリスト人材やエキスパート人材の人数は絞るべきですし、組織を牽引することが得意なアドミニストレーター人材やイノベーター人材は人数が必要です。

組織によって、各領域に属する人員には適した人数がありますし、今後の事業展開によって人員の構成比は異なります。

自社が現在どのような人材をどれだけ抱えているのかを可視化することで、人材の余剰や不足の管理が容易になり、適切なマネジメントや人材の採用が可能となるでしょう。

人材ポートフォリオの分析方法は、以下の記事で詳しく解説しています。人材ポートフォリオを人事業務に適切に活用したい方は、ぜひご覧ください。

>>人材ポートフォリオの分析方法とは?分析結果を人事業務に活用しよう

STEP6:余剰・不足に対する打ち手の考案

最後に、分析結果を元にして余剰な人材や不足している人材に対する打ち手を考えて実行します。具体的な打ち手は以下の4つです。

  • 採用:不足している人材を採用する(新卒、中途、派遣など)
  • 研修・育成:自社の従業員を育成して、不足する人材やスキルを補う(研修、OJT、評価制度など)
  • 配置転換:余剰箇所から不足箇所に配置転換(異動、転勤など)
  • 解雇:適切な人材を役職に抜擢(早期退職制度など)

余剰な人材については、異動や再配置、新たなプロジェクトへの参加などを検討し、適切なポジションに人材を配置します。不足している人材については、外部採用や内部研修プログラムの導入などを考えて実行します。

このフローで大切なことは、安易に人材削減に踏み込むのではなく「適材適所がなされていない人材を減らす」ことを重視し、従業員の適性やポテンシャルを活かす方法を探ることです。

打ち手の考案・実行により、効果的かつ戦略的な人材マネジメントが可能となり、企業の生産性向上につながります。

人材ポートフォリオ作成の注意点

人材ポートフォリオを作成するにあたり、注意点が3つあるので解説します。

目的を明確にする

人材ポートフォリオを活用する際の注意点のひとつは、目的を明確にすることです。人材ポートフォリオにおける分類の軸は、以下の活用目的に応じて設定します。

  • 効果的な人員配置
  • 不足人材の採用
  • 余剰ポジション人材の整理
  • 事業計画の達成 など

目的が明確でないと軸がブレて、人材ポートフォリオを効果的に活用できません。また、設計に満足してしまい活用されずに終わる可能性もあります。作成する前に必ず明確な目的を設定しましょう。

作成・運用に労力がかかる

人材ポートフォリオの作成・運用には労力がかかることも理解しておきましょう。人材ポートフォリオを設計する際は、経営戦略や事業戦略を踏まえて人材タイプを分類したり、従業員のデータ収集をしたりと時間と手間がかかります。

また、人材ポートフォリオを作成してもすぐに効果が出るものでもなく、従業員から理解を得たり、経営戦略が変わったら必要に応じて見直したりなど運用も長期的に行わなければなりません。

従業員の負荷や人事部のリソースなどもしっかりと考慮したうえで、人材ポートフォリオの作成に取り組むと良いでしょう。

従業員の優劣をはかるものではない

人材ポートフォリオは、各人材タイプや従業員に優劣をつけるものではありません。あくまでも、必要なポジションや人員の状態を把握するためのツールです。

人材タイプや従業員に優劣をつけて、ほしい人材タイプのみを集めた結果、人材タイプが偏り業務が効率良くまわらない可能性も高まります。人材タイプは特性と捉え、客観的な視点からタイプの振り分けや分析を行いましょう。

人材ポートフォリオを活用する際のポイント

人材ポートフォリオを効率良く作成・活用するポイントを3つ紹介します。

すべての雇用形態を対象にする

人材ポートフォリオを活用する際は、正社員だけではなく契約社員や派遣、パートなどすべての雇用形態も含めて分析することがポイントです。

正社員だけを対象にするとデータが足りず、人的資源の現状分析が難しくなります。また、企業によって定型業務は派遣、パートに任せているケースも多いでしょう。

そのため、正社員のみと限定せずにすべての雇用形態を対象にして活用した方が十分なデータが集まり、自社の人的資源の全体像を把握・改善することに役立ちます。

従業員の希望も考慮する

人材ポートフォリオを活用する際は、人事や経営層の都合や希望だけでなく、従業員の希望も考慮しましょう。

例えば、あるポジションに人材が余剰しているため、人事や経営層の所感と独断で、従業員をこれまでとまったく関連のない部署に配置転換をすると、離職のきっかけやモチベーション低下につながる場合があります。

作成の際に従業員の希望やキャリアパスを把握して、活用時は従業員の希望や適性も見ながら適切な人員配置を考えましょう。

従業員の特性を把握する

人材ポートフォリオを活用するにあたり、客観的かつ信頼できるデータを元にタイプの分類、人員配置を行いましょう。

人事部が把握している従業員のスキルや希望、キャリアパスだけでなく、個々の適性や特性を把握することも大切です。評価制度の定性的な結果やコメントを参考にするのも一つの方法ですが、あくまでも主観であり客観性があるとはいえません。

性格適性検査などの外部ツールを利用して、客観的な視点から従業員の特性や適性を把握して、適切な人員配置ができるようにすると良いでしょう。

人材ポートフォリオの作成にも活用できるHRTechツール

- ミツカリ(mitsucari) - 適性検査とエンゲージメントサーベイで個と組織の力を最大化する

ここまで、人材ポートフォリオを活用することで、自社人材の過不足が把握ができ、適材適所の人材配置が可能になるとお伝えしました。

しかし、人材の配置変更は人材ポートフォリオのデータと、人事部や経営層の主観だけでは従業員の不安を招く場合があります。そのため、従業員の希望を把握することはもちろん、個々の性格や特性も理解しておかなければ、適切な人員配置は難しいといえます。

弊社サービス「ミツカリ」では、適性検査とエンゲージメントサーベイを用いたHRTechサービスを提供しています。

採用候補者や従業員に約10分の性格適性検査を受検いただくことで、受検者一人ひとりの性格・価値観・特性などを可視化できます。

ここでは、人材ポートフォリオに活用できる機能を3つ紹介します。

人材タイプで従業員を簡単に分類

受検者一人ひとりの性格・価値観をもとに、従業員や採用候補者を「既存手法を実行/新規価値を創造」「個人/組織」の2軸に分類する機能があります。

※画像はサンプルです

ミツカリ人材タイプの結果画面

グルーピング機能も活用することで「正社員」「部署やチーム」「新入社員/中途採用」など、さまざまな角度から人材タイプを分析することができます。

人材ポートフォリオの作成時間を少しでも削減しながら、従業員や採用候補者の性格・特性を把握して、精度高く分析したい方にぴったりの機能です。

マッチ結果で相性を考慮した人材配置

受検者の性格・価値観をベースに「部署・チーム」「上司・メンバー」との相性も数値化できます。能力だけでなく、相性の良い組み合わせを考慮した人材配置が可能です。

マッチ結果のスコア

「採用候補者×会社」「採用候補者×部署」などで相性を測ることもできるため、より自社にマッチした人材の採用にも活用できます。実際にこの機能を活用して「離職率の下げる」「適材適所の人材配置」に成功した企業様もいます。

従業員の隠れた感情を可視化

人材ポートフォリオを活用して適切な人材配置を行っても、人間関係や業務適性などで課題が出る可能性もあります。せっかく、人材ポートフォリオを活用しても、従業員の変化に気づかず退職してしまったとなれば意味がありません。

ミツカリ」では性格適性検査と併用してエンゲージメントサーベイも活用できます。7問約1分程度の検査で「従業員エンゲージメント」「報酬」「人間関係」「職務適性」「コミュニケーション」の5つの要素を可視化できます。

ミツカリエンゲージメント

サーベイを定期的に活用することで、従業員の隠れた感情を把握できるため、変化があった際に1on1などで早めに対策を打つことができます。

他にも「採用」「配属」「人材配置・配属」「マネジメント」などをカバーする機能を多数用意しています。無料トライアルも実施中ですので、気になる方はサービスサイトをぜひご覧ください。

離職やエンゲージメントの課題を解決するHR Techツール「ミツカリ」

人材ポートフォリオ活用事例

弊社「ミツカリ」のサービスを活用して、人材分析をしている企業様の事例を紹介します。

人材データを分析して採用要件を再定義

情報キュレーションのアプリなどを開発・運営する株式会社Gunosy様の活用事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」にわけて具体的に紹介します。

課題

コロナが明けて社内の体制が整い、採用を活発化させるにあたり、会社のフェーズ変更に合わせて多様な人材を採用する方針になりました。そのためには、どんな人材を採用していくべきか、再度分析や議論を進めていく必要性を感じていました。

ミツカリ導入の理由

性格適性検査をもとに人材のデータを詳細に確認できること。

人材の能力を可視化するために能力検査を利用する案があがっていましたが、将来性を視野に入れて採用を考えたときに性格適性検査を活用する方向となりました。

「今いる人材はどんな特徴を持っているのか」「これからのフェーズではどんな人材が不足していて、どんな人材を採用するべきなのか」などの採用要件をミツカリは詳細に分析できるので、採用要件の再定義に活用できそうと思い導入しました。

結果

定量的なデータをもとに社内で議論することにより、明確な要件定義を行うことができています。

社内状況の変化により従業員の結果も変わるので、環境の変化による価値観を把握するために要所要所で従業員に再受検いただき、変化を分析しています。

また、採用活動でも性格適性検査の結果をもとに、面接での質問の組み立て方や面接官のディスカッションの材料として活用しています。今後はどのような社員が多く、ハイパフォーマーな人材の特徴も詳細に分析したいと思います。

>>「株式会社Gunosy」の活用事例はこちら

>>"3分"で理解できるミツカリ資料をダウンロードする

人材データを活用して人事の意思決定を最大化

口コミグルメサイトの開発・運用を行う株式会社Retty様の活用事例です。「課題」「ミツカリ導入の理由」「結果」にわけて、具体的に紹介します。

課題

限られた採用担当者でないと採用・配属の意思決定ができないため、事業をスケールする際に課題を感じていました。

採用の意思決定を最大化するにあたり、「自社で活躍する人」をデータに基づいて定義し、精度を高めることが重要と思い関連するツールを調査していました。

ミツカリ導入の理由

データベース化や分析画面もわかりやすく導入を決めました。

もともと別の適性検査を使用していましたが、PDFや紙のみの結果だとデータベース化に工数がかかることが課題でした。しかし「ミツカリ」はCSV出力機能があるため、データベース化や蓄積も容易に行えるので便利と感じました。

また、活用に向けた解説資料も充実しており、サービス画面もわかりやすく、自社での運用でも問題なく活用できるイメージができたので導入しました。

結果

マネージャーになる方への研修と、メンバー移動や引継ぎの際の相互理解でも活用できています。

結果のシートを元に部下への声掛けや接し方を解説することに活用しています。ちょうど採用も拡大期に入っているので、蓄積したデータと経験の双方を融合した採用を進めていくためにも活用しようと思っています。

>>「株式会社Retty」の活用事例はこちら

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人材ポートフォリオで適切な人員配置を

今回は、難しく考えられがちな人材ポートフォリオに焦点をあてて、注目されている背景や活用のメリット、分類方法や作り方などを解説しました。

人材ポートフォリオを作成・活用することで「適材適所の人材配置」「経営戦略達成」などの効果が期待できます。

ビジネス環境が急速に変化していく中で、新入社員や既存従業員のポテンシャルを最大限発揮するためにも、人材ポートフォリオの作成・活用は必須といえるでしょう。

弊社「ミツカリ」では性格適性検査とエンゲージメントサーベイを用いたHRTechサービスを提供しています。

採用候補者や既存の従業員に受検いただくことで、人材ポートフォリオの作成に必須の「人材タイプ」を簡単にデータ化できます。

併せて、従業員の性格や特性も可視化できるので、人材ポートフォリオと併用することで、適切な人員配置や従業員の希望を考慮したキャリアパスを提案できます。

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