求人票送付状の書き方｜そのまま使える例文・テンプレート集

求人票送付状とは：役割と基本の考え方

送付状（添え状）の定義

求人票送付状とは、企業が学校やハローワーク、人材紹介会社などに求人票を送る際、その封筒に同封する挨拶・案内の文書を指します。「添え状」「送り状」「送付案内」とも呼ばれ、封入された書類の内容と枚数、送付の目的、連絡先などを相手に伝える役割を担います。

もともと送付状は、重要な郵便物を送る際に「どのような書類が何枚入っているか」を明示するためのものです。求人票だけを無言で送りつけると、受け取る側に対して失礼にあたるだけでなく、書類の過不足に気づけないなどの実務的な支障も生じます。つまり求人票送付状は、単なる形式的な添付物ではなく、採用活動の第一印象を左右するビジネス文書なのです。

なぜ採用活動で重要なのか

求人票送付状は、送り先との関係構築という観点で特に重要な意味を持ちます。学校の就職課には毎年多数の企業から求人票が届くため、送付状の丁寧さや内容によって企業の印象は大きく変わります。

特にベテランの就職課担当者ほど送付状を重視する傾向があるとされ、「学生をきちんと採用したい」という熱意や、長期的な関係を築きたいという姿勢を伝える場になります。求人票送付状は、採用ブランディングの入り口だと捉えると位置づけが明確になります。

求人票送付状が必要な3つの理由

ビジネスマナーとしての礼儀

書類のみを送付する行為は、相手に対して礼を欠いた印象を与えます。送付状を添えることは、取引や依頼の場面における基本的なビジネスマナーであり、企業としての信頼性を示す最初のステップです。

封入漏れ・確認ミスの防止

送付状に「送付書類は3枚」と明記しておけば、実際に2枚しか入っていなかった場合、受け取った側が不足に気づけます。送付書類の内容と枚数を箇条書きで示すことは、双方にとっての確認手段となり、行き違いやトラブルを未然に防ぎます。

求人票は複数枚（表面・裏面・若者雇用情報シートなど）にわたることが多いため、この役割は実務上とても重要です。

学校・機関との信頼関係の構築

送付状は、求人票という無機質な書式に「人柄」や「熱意」を添える役割を果たします。自社がその学校の学生を採用したいという意欲や、継続的な関係を築きたいという意思を伝えることで、就職課の担当者に好印象を残せます。

この積み重ねが、翌年以降の学生推薦や情報提供につながっていきます。

求人票送付状の基本構成要素

レイアウトの基本

送付状の様式に厳密な決まりはありませんが、ビジネス文書の一つとして扱われるため、基本は横書きで作成します。ビジネスレターの形式に沿って、「拝啓」で始め、「時候の挨拶」「相手の繁栄を喜ぶ言葉」「感謝の言葉」を続けるのが一般的な流れです。

文章は簡潔にまとめ、感謝の気持ちは1〜2文で伝わるように書くと読みやすくなります。

記載すべき必須項目

求人票送付状に盛り込むべき主要項目は次の通りです。

項目	内容
発信日付	文書を送付する年月日（右上）
宛名	学校名・部署名・担当者名を正確に記載
差出人情報	会社名・部署・氏名・連絡先（右上または末尾）
頭語・時候の挨拶	「拝啓 〇〇の候〜」など
感謝・依頼の本文	送付の目的と、相手にしてほしい行動を具体的に
送付書類一覧	書類名と枚数を箇条書きで明記
結語	「敬具」など
問い合わせ先	担当者名・電話・メールアドレス

「してほしいこと」を具体的に書く

送付状で特に重要なのが、「相手に何をしてほしいのか」を具体的に伝える点です。「ご確認をよろしくお願い申し上げます」だけでは、確認されるだけで学生への提示に至らない可能性があります。

「ご高覧のうえ、学生の皆様にご提示いただければ幸いです」のように、次のアクションまで明示することで、求人票が本来の目的を果たしやすくなります。

【郵送版】求人票送付状の例文・テンプレート

学校（新卒採用）向けの例文

新卒採用で学校に求人票を送る際の基本テンプレートは以下の通りです。時候の挨拶と感謝、送付目的、書類一覧を過不足なく含めています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和〇年〇月〇日
〇〇大学 就職部長 様

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人事部 採用担当 〇〇 〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TEL：00-0000-0000
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Mail：saiyo@example.co.jp

　　　　　　　　　　　求人票送付のご案内

拝啓 〇〇の候、貴学におかれましてはますますご清栄のこととお慶び
申し上げます。平素より弊社の採用活動に格別のご高配を賜り、厚く御礼
申し上げます。

さて、弊社では本年度も新卒者の採用を予定しており、求人票をご送付
いたします。ご高覧のうえ、学生の皆様にご提示いただけますよう、
よろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　　　　記

・求人票　　　　　　　　　　　　　　　1部（3枚）
・会社案内パンフレット　　　　　　　　1部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

ハローワーク・一般向けの例文

ハローワークや人材紹介会社などへ送付する場合も、基本構成は同じです。宛名・目的・書類一覧を明確にし、送付先に応じて文面を調整します。

過度に長い挨拶は避け、要件が一目で伝わる簡潔さを意識しましょう。

【メール版】求人票送付の例文

件名の付け方

メールで求人票を送る場合は、件名で「何の連絡か」「どの企業からか」が一目で分かるようにします。

• 件名例：【求人票送付のご案内】株式会社〇〇 採用担当

本文テンプレート

〇〇大学 就職ご担当者 様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 人事部の〇〇と申します。

このたび、本年度の新卒採用にあたり、求人票を添付にてお送りいたします。
ご高覧のうえ、学生の皆様にご提示いただけますと幸いです。

【添付書類】
・求人票（PDF：3ページ）
・会社案内

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

────────────
株式会社〇〇 人事部 〇〇 〇〇
TEL：00-0000-0000 / Mail：saiyo@example.co.jp
────────────

メールの場合も、添付ファイルの内容とページ数を本文に明記しておくと、開封漏れや確認ミスを防げます。

求人票送付状を書くときの5つのポイント

テンプレートの丸写しは避ける

インターネット上のテンプレートや、自社で長年使い回している文面をそのまま送ると、送付状の効果は半減します。多くの求人票を受け取る就職課の担当者は、例文の丸写しだと見抜くと読み飛ばしてしまう可能性があります。

送付先ごとに内容をアレンジすることが、他社と差をつける最大のポイントです。

学校ごとの具体エピソードを盛り込む

「昨年度は貴学の卒業生に入社いただき、現場で活躍しております」など、その学校ならではの具体的なエピソードがあれば積極的に盛り込みましょう。

パーソナライズされた送付状は、一律のテンプレートよりもはるかに強い印象を残します。

送付書類の枚数を必ず明記する

求人票は表面・裏面・付随シートなど複数枚になることが多いため、書類名と枚数を箇条書きで示します。これにより受け手が封入漏れを確認でき、丁寧な印象も与えられます。

時候の挨拶と感謝は簡潔に

挨拶文を長く書きすぎると、肝心の要件が埋もれてしまいます。感謝の気持ちは1〜2文にまとめ、送付状はあくまで求人票への補足という位置づけで、分かりやすさを最優先にします。

連絡先を明確にする

問い合わせ先の担当者名・電話番号・メールアドレスを明記します。質問がすぐにできる状態にしておくことで、面接設定や追加依頼への対応がスムーズになります。

送付時によくある失敗と対策

よくある失敗	起こる問題	対策
求人票だけを無言で送る	失礼な印象・封入漏れに気づけない	送付状を必ず同封する
テンプレートの丸写し	読み飛ばされ、印象に残らない	送付先ごとに文面をアレンジ
依頼内容が曖昧	確認のみで学生に提示されない	「提示いただきたい」まで明記
書類の枚数を書かない	過不足の確認ができない	書類名と枚数を箇条書きに
宛名・担当者名の誤り	信頼を損なう	送付前に正式名称を再確認

よくある質問（FAQ）

求人票送付状は必ず必要ですか？

書類のみを送付することはビジネスマナー上望ましくなく、送付状は同封するのが基本です。送付状は封入書類の確認手段としても機能し、学校や機関との信頼関係づくりにも寄与します。

特に新卒採用で学校に求人票を送る場合、送付状の有無や内容が企業の印象を左右するため、用意することを強くおすすめします。

郵送とメール、どちらで送るのが正しいですか？

送付先の慣習や指定に合わせるのが基本です。従来は郵送が一般的でしたが、近年はメールでの受付を認める学校・機関も増えています。

いずれの場合も、送付状（メールの場合は本文）で目的・書類内容・枚数（ページ数）・連絡先を明記する点は共通です。相手が指定している方法があれば、それに従いましょう。

テンプレートを使ってはいけないのですか？

骨組みとしてテンプレートを使うこと自体は問題ありません。ただし、そのまま丸写しで複数の送付先に一律送信すると、担当者に見抜かれて読み飛ばされる恐れがあります。

宛名や書き出し、学校ごとの具体的なエピソードを加えるなど、送付先に合わせてアレンジすることが効果を高めるコツです。

まとめ

求人票送付状は、封入書類を案内するだけの事務的な文書ではなく、採用活動の第一印象を決め、学校や機関との信頼関係を築くためのビジネス文書です。基本構成（宛名・時候の挨拶・感謝・送付目的・書類一覧・連絡先）を押さえたうえで、「相手にしてほしいこと」を具体的に伝え、送付書類の枚数を明記することが欠かせません。

そして最大のポイントは、テンプレートの丸写しを避け、送付先ごとに文面をパーソナライズすることです。郵送でもメールでも、丁寧で具体的な求人票送付状を添えることが、優秀な人材との出会いを引き寄せる確かな一歩になります。本記事の例文とチェックポイントを、自社の採用活動にぜひご活用ください。

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